Doctolib Telefonassistent (Aaron.ai) Test 2026: Preise & Datenschutz

Kurzfazit

Der KI-Telefonassistent von Doctolib geht auf Aaron.ai zurück, ein Berliner Start-up, das Doctolib 2024 übernommen hat. Heute ist er Teil der „digitalen Rezeption“ der Doctolib-Praxissoftware. Er nimmt Anrufe an, erkennt Patient:innen anhand der Patientenakte und bucht freie Termine direkt im Doctolib-Kalender. Anliegen, die er nicht selbst abschließt, legt er als Patientennachricht mit Zusammenfassung und Transkript ab.

Die enge Verzahnung ist zugleich Stärke und Grenze. Wer Doctolib bereits nutzt, braucht keine Schnittstelle und keinen zweiten Anbieter. Wer Doctolib nicht nutzt, kann den Assistenten nicht einzeln buchen. Nach unserer Methodik landet Doctolib deshalb im Mittelfeld: solide beim Datenschutz, schwächer bei Preis und Flexibilität. Alle Angaben stammen aus der Website, der Preisseite und Infomaterial von Doctolib. Einen eigenen Praxistest haben wir nicht durchgeführt.

Für wen ist der Doctolib-Telefonassistent geeignet?

Doctolib richtet sich an Arzt- und Therapiepraxen, Zahnarztpraxen sowie Krankenhäuser und MVZ. Auf der Preisseite lässt sich der Telefonassistent für eine lange Liste von Fachgebieten anfragen, von Allgemeinmedizin über Orthopädie bis Physiotherapie und Zahnmedizin.

Gut passt er, wenn Ihre Praxis

• Termine bereits über Doctolib vergibt oder ohnehin auf Doctolib umsteigen will,
• viele Routineanrufe für Terminbuchungen bekommt und das Team am Empfang entlasten möchte,
• auch außerhalb der Sprechzeiten erreichbar sein soll,
• Anrufer mit wenig Deutschkenntnissen hat.

Weniger geeignet ist er für fachübergreifende Gemeinschaftspraxen und MVZ mit mehreren Fachbereichen. Laut Doctolib-FAQ vom Februar 2026 funktioniert das „noch nicht vollständig“, bisher laufen nur zwei bestimmte Fachkombinationen, etwa Zahnarzt plus PZR. Für Unternehmen außerhalb des Gesundheitswesens ist das Produkt nicht gedacht. Einen Überblick über Anbieter speziell für Praxen finden Sie auf unserer Seite zum KI-Telefonassistenten für die Arztpraxis.

Funktionen im Detail

Anrufannahme und Patientenerkennung. Der Assistent nimmt Anrufe automatisch an und führt laut Doctolib ein „natürliches, flexibles“ Gespräch statt eines starren Skripts. Patient:innen werden durch Abgleich mit der Patientenakte erkannt. Bei gleichem Namen und Geburtsdatum nutzt das System zusätzlich die Telefonnummer, sonst legt es einen neuen Eintrag an und markiert ihn als mögliches Duplikat.

Terminbuchung. Termine bucht der Assistent direkt in freie Slots des Doctolib-Kalenders. Doppelbelegungen schließt Doctolib aus. Pro Anruf bucht er nur einen Termin, Kettentermine über mehrere Fachbereiche gehen nicht. Absagen und Terminverschiebungen per Telefon sind laut FAQ „bald verfügbar“, also im Februar 2026 noch nicht freigeschaltet.

Weiterleitung und Notfälle. Mögliche Notfälle erkennt der Assistent an Schlüsselwörtern und stellt sie je nach Einstellung an das Praxisteam durch oder nennt Notfallnummern. Anrufe von Laboren, Zuweisern, Apotheken oder Krankenkassen lassen sich getrennt konfigurieren und direkt durchstellen, sofern sich die Anrufer als Fachpersonal zu erkennen geben. Für bestimmte Anliegen kann eine eigene Rufnummer hinterlegt werden. Die medizinische Einschätzung, ob tatsächlich ein Notfall vorliegt, bleibt laut Doctolib beim Praxisteam. Findet der Assistent keinen freien Slot, legt er eine Patientennachricht an, die das Team von Hand bearbeitet.

Anfragen und Zusammenfassungen. Anfragen etwa zu Folgerezepten landen als KI-Zusammenfassung in den Patientennachrichten. Automatisch abgearbeitet werden Rezeptbestellungen nicht. Für allgemeine Fragen liest der Assistent hinterlegte Informationen vor.

Sprachen. Doctolib gibt an, dass der Assistent 98 Sprachen versteht und auch gebrochenes Deutsch verarbeitet. Er antwortet allerdings immer auf Deutsch.

Parallele Anrufe. Der Assistent selbst hat laut Doctolib keine Begrenzung bei gleichzeitigen Anrufen. Wie viele Gespräche parallel laufen, hängt von Telefonanlage, Anbindungsart und Telefonieanbieter ab.

Konfiguration. Ein individuelles Training ist nicht möglich, den Dialog verbessert Doctolib zentral. Einstellen lassen sich das Verhalten je Anliegen (dokumentieren, weiterleiten, abweisen), die Begrüßung, die Öffnungszeiten und eine Wartezeit, bevor der Assistent abhebt.

Was fehlt. Ausgehende Anrufe, eine offene API und Anbindungen an andere Kalender oder Praxisverwaltungssysteme sind nicht dokumentiert. Wer automatische Erinnerungsanrufe braucht, muss sich anderswo umsehen.

Preise & Tarife

Doctolib veröffentlicht Paketpreise pro Ärzt:in und Monat. Die Preise verstehen sich inklusive Mehrwertsteuer und gelten bei einem Jahresabonnement. Die Netto-Werte haben wir mit 19 Prozent selbst umgerechnet.

Die Preisseite zeigt je nach gewähltem Fachgebiet unterschiedliche Pakete; die Tabelle gibt die Werte für ärztliche Fachgebiete wieder (Stand 25.10.2026). Laut Hinweis auf der Preisseite ist das Paket Patientenmanagement ohne Telefonassistent für 139 Euro erhältlich. Rechnerisch kostet der Assistent damit 90 Euro inkl. MwSt. pro Monat und Ärzt:in Aufpreis. Für Weiterbildungsassistent:innen und PZR rechnet Doctolib wie für Ärzt:innen ab. Für Installation und Training berechnet Doctolib im Paket Patientenmanagement ab 399 Euro einmalig, im All-in-One-Paket entfällt die Gebühr derzeit als Aktion. Für eine Aktion nennt die Preisseite eine Frist bis 31.10.2026 und eine Begrenzung auf die ersten 100 Kund:innen; die durchgestrichenen Preise können sich danach also ändern. Für Datenmigration und Umstellung durch den eigenen IT-Dienstleister können laut Doctolib zusätzliche Kosten anfallen.

Minutenpreise, Anrufkontingente oder eine Testphase für den Telefonassistenten nennt Doctolib nicht. Monatsabonnements, Mengenrabatte und individuelle Pakete gibt es nur nach einer Beratung. Bei einer Praxis mit drei Ärzt:innen kommen im Paket Patientenmanagement rund 687 Euro inkl. MwSt. im Monat zusammen. Ob es auch günstiger oder kostenlos geht, klärt unser Ratgeber KI-Telefonassistent kostenlos.

Datenschutz-Check

Hosting. Doctolib speichert nach eigenen Angaben auf Servern in Deutschland und Frankreich. Als Hosting-Dienstleister nennt das Datenschutz-FAQ AWS (Amazon Web Services). Doctolib verweist auf Zertifizierungen nach ISO 27001, ISO 27701, HDS und ein C5-Testat Typ 2 des BSI. Daten werden laut Anbieter im Ruhezustand und bei der Übertragung verschlüsselt.

Subprozessoren. Eine öffentliche Liste der Unterauftragsverarbeiter haben wir nicht gefunden. AWS ist eine Tochter eines US-Konzerns. Doctolib schreibt, der Einsatz entspreche den Empfehlungen des Europäischen Datenschutzausschusses nach dem Schrems-II-Urteil. Welche Dienste Spracherkennung und Sprachmodell des Telefonassistenten liefern, nennt Doctolib nicht.

AVV. Praxen beauftragen Doctolib als Auftragsverarbeiter, das Datenschutz-FAQ spricht ausdrücklich vom Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Praxis bleibt verantwortlich und muss ihre Patient:innen über den Einsatz informieren, etwa per Aushang, E-Mail oder Telefonansage.

Aufzeichnung. Gespräche werden transkribiert. Patientennachrichten enthalten eine Zusammenfassung und das vollständige Transkript. Ob Audio gespeichert wird und wie lange Transkripte aufbewahrt werden, steht für den Telefonassistenten nicht in den Unterlagen. Mehr zu den Pflichten lesen Sie im Ratgeber Datenschutz bei KI-Telefonie.

KI-Hinweis. Ob sich der Assistent als KI vorstellt, ist nicht dokumentiert. Die Begrüßung ist konfigurierbar, Sie können den Hinweis also selbst einbauen. Das empfehlen wir mit Blick auf die Transparenzpflicht in Art. 50 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689; Details im Ratgeber AI Act und KI-Telefonie. Das ist keine Rechtsberatung.

Einrichtung

Den Telefonassistenten richten Sie nicht allein ein. Der Weg führt über eine Beratung, danach richten laut Preisseite Expert:innen von Doctolib die Software für die Praxis ein. Dafür fällt im Paket Patientenmanagement eine einmalige Installations- und Trainingsgebühr ab 399 Euro an. Technisch braucht die Praxis eine Telefonanlage mit Anrufweiterleitung, empfohlen werden vier bis sechs Leitungen oder eine VoIP-Anbindung. Wie die Umleitung grundsätzlich funktioniert, erklärt unser Ratgeber Rufumleitung einrichten.

Für die Doctolib-Software insgesamt nennt der Anbieter zwei Stunden für Einrichtung und Schulung. Der Assistent lässt sich laut Webinar-FAQ für Zeiträume deaktivieren, in denen das Team selbst ans Telefon geht. Für ältere Patient:innen stellt Doctolib Infomaterial bereit. Wer nur Festnetz hat, wird optional nach einer Mobilnummer für Bestätigungen gefragt.

Vertrag & Support

Vertragspartner ist die Doctolib GmbH, Friedrichstraße 111, Berlin (Amtsgericht Charlottenburg, HRB 175963 B). Die Listenpreise gelten bei Jahresabonnement, laut FAQ der Preisseite kündigen Sie je nach Modell monatlich oder jährlich. Konkrete Kündigungsfristen nennt die Seite nicht. Der Kundenservice ist Montag bis Freitag von 8 bis 18 Uhr telefonisch und schriftlich erreichbar, dazu kommt ein KI-Service-Assistent rund um die Uhr.

Alternativen zum Doctolib-Telefonassistenten

• fonio: eigenständiger KI-Telefonassistent mit öffentlichen Preisen ab 99 Euro netto im Monat, Anbindung an Google Kalender, Outlook, Calendly und weitere Systeme. Passt, wenn Sie nicht an Doctolib gebunden sein wollen.
• meiti: Telefonassistent mit Hosting in Deutschland/EU, Preisen ab 99 Euro netto im Monat (jährlich) und Kalender-Anbindung an Google, Outlook und Apple, auch für Praxen geeignet.
• VOICO.AI: Anbieter mit Hosting bei der Deutschen Telekom und Anbindung an verbreitete Telefonanlagen wie 3CX und Placetel, Preise auf Anfrage.

Häufige Fragen

Quellen

• KI-Telefonassistent – Doctolib
• KI-Telefonassistent (ehemals Aaron.ai) – Doctolib
• Preise – Doctolib
• Fragen und Antworten zum Webinar „Mehr KI. Weniger K.O.“ (Stand Februar 2026)
• Datenschutz und Datensicherheit – Doctolib
• Häufige Fragen zur Datensicherheit (PDF) – Doctolib
• Impressum Doctolib GmbH (PDF)
• Partnerprogramm – Doctolib
• Doctolib übernimmt Telefonassistenten – Deutsches Ärzteblatt

Angaben geprüft am 2026-10-26. Preise und Funktionen können sich ändern; maßgeblich ist die Website des Anbieters.

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