ebuero Test & Erfahrungen 2026: Preise, Funktionen, Datenschutz

Kurzfazit

ebuero gehört zu den bekannten Namen, wenn Unternehmen ihre Erreichbarkeit auslagern wollen. Die ebuero AG aus Berlin wirbt mit mehr als 25 Jahren am Markt und betreibt ein virtuelles Telefonsekretariat: Leitet Ihre Telefonanlage einen Anruf weiter, meldet sich ein Mensch in Ihrem Firmennamen, nimmt das Anliegen auf und schickt Ihnen eine Notiz per E-Mail, SMS oder App.

Wir haben ebuero in den Vergleich aufgenommen, weil viele Entscheider vor genau dieser Wahl stehen: Mensch oder KI am Telefon. Einen KI-Telefonbot, der Anrufe selbstständig annimmt, haben wir auf den Anbieterseiten nicht gefunden. KI arbeitet bei ebuero im Hintergrund, bei Transkription und Zusammenfassung der Gespräche.

Unsere Bewertung stützt sich auf Preisseite, Buchungsseite, AGB, Datenschutzerklärung und Unterauftragnehmerliste (Stand Oktober 2026). Einen eigenen Praxistest haben wir nicht durchgeführt. Stark ist ebuero bei Sprachen, Einrichtung und Vertragsflexibilität am Anfang. Deutliche Abzüge gibt es beim Preis, weil jeder Anruf und jede Minute einzeln kostet.

Für wen ist ebuero geeignet?

ebuero nennt Selbstständige, Freiberufler, Kleinunternehmen und Firmen mit oder ohne festen Sitz als Zielgruppe. Anwendungsbeispiele gibt es für Immobilienmakler, Anwälte, Ärzte und Therapeuten, Handwerker, Hotellerie und IT.

Sinnvoll ist das Angebot vor allem in drei Fällen:

• Gespräche, die Fingerspitzengefühl brauchen: etwa Mandantenanfragen in einer Kanzlei oder Beschwerden, bei denen ein Mensch besser deeskaliert als ein Bot.
• Geringes Anrufvolumen: Der Einsteigertarif ist laut ebuero für bis zu 50 Anrufe im Monat gedacht.
• Internationale Anrufer: ebuero nennt im Fließtext sieben Sprachen (die Überschrift derselben Seite spricht von sechs), die Anrufe nehmen laut Anbieter Muttersprachler an.

Wer dagegen viele gleichförmige Anrufe hat, etwa Terminanfragen in einer Praxis oder Öffnungszeiten-Fragen im Handel, zahlt bei ebuero für jedes dieser Gespräche einzeln. Hier rechnet sich ein KI-Telefonassistent mit Minutenpaket meist schneller.

Funktionen im Detail

Der Kern ist die Anrufannahme durch das Sekretariatsteam. Laut Produktseiten sind diese Funktionen belegt:

• Rufumleitung in drei Varianten: nach einer bestimmten Zeit, bei besetzt oder bei Nichterreichbarkeit. Alle Anrufe, nur VIP-Kontakte oder gar keine werden zu Ihnen durchgestellt.
• Telefonzentrale: Das Team verbindet Anrufer mit einzelnen Mitarbeitenden oder Abteilungen.
• Terminvereinbarung: Sie geben Ihren Kalender für das Sekretariat frei. Laut Datenschutzerklärung ist eine Synchronisierung von Google-Kalender und Kontakten möglich.
• Benachrichtigung nach jedem Anruf per E-Mail, SMS oder in der kostenlosen ebuero App.
• Outbound & Backoffice: Das Team ruft in Ihrem Auftrag zurück, erinnert an Termine oder fasst bei Angeboten nach. Die Kontakte liefern Sie etwa als Excel-Liste.
• CallPilot: eine eigene Festnetznummer, die bis zu drei Geräte gleichzeitig klingeln lässt. Geht niemand ran, übernimmt das Sekretariat.
• CallBackButton: Website-Besucher fordern per Button einen Rückruf an.
• Aida: ein KI-gestützter Chatbot für Website-Chat und WhatsApp mit Übergabe an das Sekretariat. Telefonate bearbeitet Aida laut Anbieterseiten nicht. Laut Zusatz-AGB ist der Chat nur als Ergänzung zu einem Sekretariatsvertrag buchbar.

Für Integrationen nennt ebuero vor allem Zapier mit mehr als 8.000 Apps, darunter CRM-Systeme, Kalender und Helpdesk-Tools. Eine eigene offene API haben wir auf den Produktseiten nicht gefunden, deshalb werten wir die Schnittstelle mit „teilweise“.

Die Standard-Servicezeit ist Montag bis Freitag von 7 bis 19 Uhr. Mit dem 24h-Service erreichen Anrufer das Team an 365 Tagen rund um die Uhr.

Preise & Tarife

Die Buchungsseite weist neben der Grundgebühr zwei Einzelentgelte aus. Laut AGB gelten alle Preise zuzüglich Mehrwertsteuer:

Der Profi-Tarif enthält laut Preisseite fünf Mitarbeiter-Sekretariate und den 24h-Service. In den anderen Tarifen kostet der 24h-Service 19,90 € im Monat, ein Online-Fax 2,90 €. Eine Anmelde- oder Einrichtungsgebühr fällt laut Anbieter nicht an. Zusätzlich bietet die Buchungsseite einen Tarif „Smart“, bei dem ebuero laut eigener Aussage automatisch den für Sie günstigsten Tarif wählt; nach welchem Zeitraum und welchen Kriterien, nennt die Seite nicht.

Ob Anrufentgelt und Minutenentgelt bei jedem Gespräch zusammen anfallen, erklärt die Preisseite nicht. Die getrennte Ausweisung legt das nahe, belegt ist es nicht. Unter dieser Annahme kosten 40 Anrufe à drei Minuten im Einsteigertarif 59,90 € plus 55,60 € plus 166,80 €, also 282,30 € netto. Lassen Sie sich die Abrechnung vor dem Vertrag bestätigen. Die AGB regeln, dass angefangene Minuten aufgerundet werden und auch Anrufe ohne verwertbares Ergebnis kosten.

Zum Vergleich: Die bezahlten Einstiegspakete der unten genannten KI-Assistenten kosten laut deren Preisseiten 69,95 € (sipgate sona, 1.000 Minuten), 79 € monatlich kündbar (Placetel AI, 750 Minuten) und 99 € bei Jahreszahlung (fonio, 1.000 Minuten) netto im Monat. Eigene Szenarien können Sie im Kostenrechner durchspielen, einen Marktüberblick gibt Was kostet ein KI-Telefonassistent?.

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Datenschutz-Check

Hosting: Ein eigener Standort für alle Kundendaten ist in der Datenschutzerklärung (Stand Juni 2026) nicht genannt. Auf der Seite zum Telefonsekretariat heißt es, alle Daten würden ausschließlich auf Servern in der EU gespeichert. Die Transkription läuft laut Datenschutzerklärung mit einer von Deepgram Inc. (San Francisco, USA) lizenzierten Software in einem von ebuero selbst verwalteten Rechenzentrum in der EU, die Zusammenfassung mit Azure OpenAI in der Region Sweden Central.

Subprozessoren: ebuero veröffentlicht eine Liste mit Stand 21.10.2026. Darauf stehen unter anderem Amazon Web Services EMEA (Luxemburg) für virtuelle Server, Microsoft Ireland für Microsoft 365 und Azure OpenAI, dazu SMS-Dienstleister in Deutschland und Dänemark. Die Vertragspartner sitzen in der EU, die Konzernmütter von AWS und Microsoft in den USA. Die Google-Kalender-Synchronisierung speichert laut Datenschutzerklärung Daten auf Servern in den USA. Wir werten US-Dienstleister daher mit „ja“.

AVV: Einen Auftragsverarbeitungsvertrag zum Download oder einen Hinweis darauf haben wir weder in den AGB noch auf der Datenschutzseite gefunden. Die Datenschutzerklärung erwähnt nur eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung zwischen ebuero und Microsoft, die AGB verweisen allgemein auf die gesetzlichen Bestimmungen. Fragen Sie ihn vor Vertragsschluss bei datenschutz@ebuero.de an.

Aufzeichnung: Audio liegt laut Datenschutzerklärung nur im Arbeitsspeicher und wird nach der Transkription gelöscht. Transkripte löscht ebuero spätestens nach 30 Tagen, die Gesprächsnotiz bleibt nach Ihren Vorgaben gespeichert. Microsoft nutzt die Inhalte laut ebuero nicht zum Training.

KI-Hinweis: Ihre Anrufer sprechen mit Menschen, nicht mit einer KI. ebuero stuft Transkription und Zusammenfassung als KI mit begrenztem Risiko ein und informiert darüber in der Datenschutzerklärung. Einen Hinweis im Gespräch nennt der Text nicht. Welche Pflichten Art. 50 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 im Einzelfall auslöst, erklärt unser Ratgeber zum AI Act. Das ist keine Rechtsberatung. Mehr zum Thema im Datenschutz-Check.

Einrichtung

Laut Anbieter ist der Dienst in etwa zehn Minuten einsatzbereit. Sie richten im Kundenportal ein, wie sich das Sekretariat meldet, wer durchgestellt wird und wohin die Notizen gehen. Danach legen Sie an Ihrer Telefonanlage oder beim Netzbetreiber eine Rufumleitung auf die ebuero-Nummer. Wie das bei gängigen Anlagen geht, zeigt unser Ratgeber Rufumleitung einrichten. Prompts schreiben oder einen Bot trainieren müssen Sie anders als bei einer KI nicht, das Team arbeitet nach Ihren Hinterlegungen.

Vertrag & Support

Laut AGB können Sie in den ersten zwei Monaten täglich mit sofortiger Wirkung kündigen. Danach gilt ein Monat zum Ende des Abrechnungszeitraums. Die Frist verlängert sich nach einem Jahr auf zwei und nach drei Jahren auf drei Monate. Gekündigt wird telefonisch, schriftlich, per Fax oder per E-Mail. Die AGB tragen den Stand Dezember 2014.

Vertragspartner ist die ebuero AG, Hauptstraße 8, 10827 Berlin (Amtsgericht Charlottenburg, HRB 76222 B). Den Service erreichen Sie über die kostenlose Rufnummer 0800 328 37 62 und per E-Mail. Es gilt deutsches Recht.

Alternativen zu ebuero

Wenn Sie Routineanrufe automatisieren wollen, kommen diese KI-Telefonassistenten infrage:

• sipgate sona: aus Düsseldorf, mit kostenlosem Einstiegstarif und bezahlten Paketen ab 69,95 € netto im Monat, Sprachmodelle laut Anbieter in deutschen Rechenzentren.
• fonio: ab 99 € netto im Monat bei jährlicher Zahlung mit 1.000 Inklusivminuten, Subprozessoren im AVV offengelegt.
• Placetel AI: Kölner Anbieter mit öffentlicher Preisliste ab 79 € netto monatlich kündbar und 750 Minuten, Zusatzminute 0,19 €.

Häufige Fragen

Quellen

• Preise Telefonservice
• Tarife buchen (Einzelentgelte)
• Telefonsekretariat
• Produktübersicht
• Chatbot Aida
• Outbound & Backoffice
• CallPilot
• App-Integration (Zapier)
• Mehrsprachiges Sekretariat
• AGB
• Zusätzliche AGB Chat-Bearbeitung
• Datenschutzerklärung
• Unterauftragnehmer
• Impressum
• Empfehlungsprogramm

Angaben geprüft am 2026-10-26. Preise und Funktionen können sich ändern; maßgeblich ist die Website des Anbieters.

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