HalloPetra Test & Erfahrungen 2026: Preise, Funktionen, Datenschutz

Kurzfazit

HalloPetra ist ein KI-Telefonassistent der HalloPetra GmbH aus Berlin. Das Produkt heißt schlicht „Petra“ und tritt als KI-Bürokraft für Handwerksbetriebe auf: Sie nimmt Anrufe an, fragt das Anliegen ab, ordnet die Dringlichkeit ein, bucht Termine und stellt echte Notfälle direkt zum Chef oder zur Bereitschaft durch. Dazu kommen E-Mail, WhatsApp, Belege und sogar die Pflege der Firmenwebsite. Laut Anbieter nutzen über 2.500 Betriebe Petra.

Nach unserer Methodik überzeugt HalloPetra bei den Funktionen und bei der Einrichtung. Die 23 Anbindungen an Handwerkersoftware wie TAIFUN, SYKASOFT oder HERO findet man bei allgemeinen Telefonassistenten so nicht. Punkte kostet der Preis: 149 € netto im Monat als Einstieg liegen deutlich über reinen Telefonlösungen. Beim Datenschutz fehlt eine öffentliche Liste der Subprozessoren. Alle Angaben stammen von der Website, den AGB und der Datenschutzerklärung des Anbieters, einen eigenen Praxistest haben wir nicht durchgeführt.

Für wen ist HalloPetra geeignet?

HalloPetra richtet sich ausschließlich an Handwerk und handwerksnahe Dienstleister. Die Website nennt 14 Gewerke: SHK, Elektro, Kälte und Klima, Sicherheitstechnik, Bau, Dachdecker, Tischler, Fenster und Türen, Maler, Reinigung, Galabau, Schornsteinfeger, Facility Management und Schädlingsbekämpfung. Die AGB schließen Verbraucher als Kunden ausdrücklich aus, der Dienst ist also nur für Unternehmen gedacht.

Typischer Fall: Ein Heizungsbauer ist mit seinem Team auf der Baustelle, das Telefon klingelt ins Leere, Anfragen gehen verloren. Petra nimmt den Anruf an, notiert Name, Adresse und Anliegen und schickt den Auftrag aufs Handy. Abends kommt eine Zusammenfassung per WhatsApp. Fällt um 22:47 Uhr bei einer Familie die Heizung aus, soll Petra das als Notfall erkennen und die Bereitschaft alarmieren. So beschreibt es zumindest der Anbieter.

Weniger passend ist HalloPetra für Arztpraxen, Kanzleien oder den Handel. Dafür gibt es weder Branchenvorlagen noch passende Integrationen.

Funktionen im Detail

Telefonassistent: Petra ist rund um die Uhr erreichbar, nimmt Anliegen auf, bucht Termine und leitet weiter. Weiß sie nicht weiter, nimmt sie Name, Nummer und Anliegen auf und gibt alles mit einer Zusammenfassung weiter. Bei Notfällen stellt sie laut Anbieter sofort durch. Nach dem Anruf kann Petra passende Formulare verschicken, eine Rückruffunktion gibt es ebenfalls.

Ausgehende Anrufe: Mit der Outbound-Funktion laden Sie eine Kontaktliste hoch und Petra ruft der Reihe nach an, von Ihrer Nummer. Beispiele des Anbieters sind Wartungstermine, Rückruflisten, Leads aus dem CRM und jährliche Nachfragen bei Stammkunden. Standardmäßig versucht Petra jeden Kontakt dreimal im Abstand von 24 Stunden. Eine Liste mit 120 Kontakten ist laut Anbieter in vier bis acht Stunden abtelefoniert.

Weitere Kanäle: In jeder Stufe enthalten sind E-Mail (Sortieren und Antwortentwürfe), WhatsApp, ein Bautagebuch aus Fotos und Sprachnachrichten, das Auslesen von Belegen, eine Website mit Chat und „Chat Petra“ für Fragen des Teams. Die Mitarbeiterzahl ist nicht begrenzt.

Eigene Stimme: Gegen 29 € im Monat meldet sich Petra mit eigenem Namen, eigener Begrüßung und auf Wunsch mit Ihrer Stimme. Die geklonte Stimme ist als Beta gekennzeichnet.

Integrationen: HalloPetra nennt 39 Apps. Den Kern bilden 23 Handwerkerprogramme, darunter OneQrew, TAIFUN, SYKASOFT, M-SOFT, HERO Software, kwp und Mexxsoft. Hinzu kommen Google und Outlook Kalender, HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Odoo und Notion über die API, Zapier, Make und n8n sowie Webhooks.

Sprachen: Welche Sprachen Petra versteht und spricht, gibt der Anbieter nicht an. Die Outbound-Seite erwähnt eine deutsche Standardstimme. Bedienen Sie viele fremdsprachige Kunden, sollten Sie das vor dem Kauf klären.

Preise & Tarife

HalloPetra rechnet in Arbeitsminuten über alle Kanäle. Ein Anruf zählt laut Preisseite rund eine Minute, eine E-Mail 12 Sekunden, eine Belegseite 6 Sekunden. Alle Stufen enthalten alle Funktionen, sie unterscheiden sich nur in den Minuten und darin, wie viel der Anbieter bei der Einrichtung übernimmt. Die AGB nennen die Preise zuzüglich Mehrwertsteuer.

Reichen die Minuten nicht, kommt einmal ein Zusatzpaket dazu. Passiert das zweimal im selben Monat, wechseln Sie automatisch in die nächste Stufe. Bei 80, 90 und 100 Prozent Verbrauch schickt HalloPetra eine E-Mail. Wer nur einen Kanal will, kann ihn einzeln anfragen: „Nur Telefon“ kostet 99 € für 100, 199 € für 250 oder 499 € für 700 Minuten.

Zum Vergleich: Reine Telefonassistenten wie speakki starten ab 39 € netto im Monat. Der Mehrpreis von HalloPetra lohnt sich vor allem, wenn Sie die zusätzlichen Kanäle und die Handwerkersoftware tatsächlich nutzen. Ob eine Stufe passt, rechnen Sie am besten mit Ihren eigenen Anrufzahlen durch.

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Datenschutz-Check

Hosting: Laut Sicherheitsseite laufen die Server in Frankfurt, Spracherkennung und Sprachmodell in einem EU-Rechenzentrum. Der Anbieter wirbt mit „Keine US-Cloud“. Die in die AGB eingebettete Auftragsverarbeitung formuliert vorsichtiger: Die Verarbeitung erfolge „vornehmlich“ in Mitgliedsstaaten der EU beziehungsweise des EWR, Übermittlungen in Drittländer nach Kapitel V DSGVO sind dort ausdrücklich vorgesehen.

Subprozessoren: Eine Liste der Unterauftragnehmer für Telefonie, Spracherkennung und Sprachmodell haben wir nicht gefunden. Die Datenschutzerklärung nennt nur Dienstleister der Website: Vercel (USA) als Hoster, PostHog (US-Firma, Hosting in Frankfurt) und Meta Pixel nur nach Einwilligung sowie Ahrefs für eine cookiefreie Reichweitenmessung. Laut AGB können Kunden neuen Subprozessoren innerhalb von 30 Geschäftstagen schriftlich widersprechen.

AVV: Die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ist Teil der AGB, unterschrieben wird sie laut Anbieter im Onboarding. Sie bleiben Verantwortlicher, HalloPetra ist Auftragsverarbeiter.

Aufzeichnung: Anrufe werden transkribiert, Audio und Transkripte sehen Sie im Dashboard. Ob sich die Aufzeichnung abschalten lässt, steht nicht auf der Website. Wichtig: Laut AGB müssen Sie selbst sicherstellen, dass nötige Einwilligungen für Aufzeichnung oder Auswertung vorliegen. Nach Kündigung gibt es laut Sicherheitsseite einen ZIP-Export mit Audio, Transkripten und Metadaten, das Konto wird binnen 30 Tagen gelöscht. Bei den Backups widersprechen sich die Angaben: Die Sicherheitsseite nennt eine Löschung nach 90 Tagen, die technischen Maßnahmen im Anhang der AGB eine Aufbewahrung von 120 Tagen. Klären Sie das im AVV. Kundendaten werden laut Anbieter nicht zum Training von KI-Modellen genutzt.

KI-Hinweis: HalloPetra spielt nach eigener Angabe automatisch einen Hinweis ab, dass Anrufer mit einer KI sprechen. Das entspricht der Transparenzpflicht aus Art. 50 der EU-KI-Verordnung. Diese Angaben ersetzen keine Rechtsberatung.

Einrichtung

Petra hängt sich per Rufumleitung an Ihre bestehende Nummer. Sie wählen, ob alle Anrufe umgeleitet werden oder nur bei besetzt oder nach 15 Sekunden. Laut Anbieter dauert das fünf Minuten, kompatibel sind unter anderem Telekom, sipgate und FRITZ!Box. Hardware oder ein Providerwechsel sind nicht nötig.

In der Stufe „Stundenbasis“ richten Sie selbst ein. Ab „Minijob“ (249 €) richtet HalloPetra gemeinsam mit Ihnen ein, ab „Teilzeit“ (599 €) übernimmt der Anbieter die Einrichtung mit fester Ansprechperson. Einstellungen ändern Sie über „Copilot Petra“ per Text oder Sprache. Die Oberfläche und die Website sind komplett auf Deutsch.

Vertrag & Support

Die Stufen laufen monatlich ohne Mindestlaufzeit, die Kündigungsfrist beträgt 14 Tage zum Monatsende. Laut AGB verlängert sich ein Vertrag um die vereinbarte Laufzeit, wenn nicht spätestens 14 Kalendertage vor ihrem Ende in Textform gekündigt wird. Sitz ist Berlin, eingetragen beim Amtsgericht Charlottenburg.

Erreichbar ist der Support per Telefon unter (030) 83791694 und per E-Mail. Die AGB stellen klar, dass die Behebung von Störungen enthalten ist, Support und Schulungen aber gesondert vergütet werden können. Eine Verfügbarkeit garantiert HalloPetra nicht, angestrebt sind rund 98 Prozent im Jahr. Für fehlerhafte Gesprächsinhalte haftet der Anbieter laut AGB nicht, Sie sollen die Gesprächsprotokolle prüfen.

Alternativen zu HalloPetra

fonio: Einer der bestbewerteten Anbieter nach unserer Methodik (4,4) startet ab 99 € netto im Monat bei jährlicher Zahlung, nennt alle Subprozessoren im AVV und bedient neben Handwerk viele weitere Branchen. Weniger Handwerkersoftware, dafür breiter aufgestellt.

speakki: Reiner Telefonassistent ab 39 € netto mit Hosting in Nürnberg. Passt, wenn Sie nur verpasste Anrufe abfangen und Termine buchen wollen, ohne E-Mail- und Website-Funktionen.

meiti: KI-Sekretariat aus München, das wie HalloPetra Telefon, WhatsApp, E-Mail und Website-Chat bündelt, aber nach Ergebnissen statt nach Minuten abrechnet.

Häufige Fragen

Quellen

• Startseite – HalloPetra
• Preise – HalloPetra
• Sicherheit & Datenschutz – HalloPetra
• Outbound – HalloPetra
• Integrationen – HalloPetra
• AGB mit Auftragsverarbeitung – HalloPetra
• Datenschutzerklärung – HalloPetra
• Impressum – HalloPetra
• Partner – HalloPetra

Angaben geprüft am 2026-10-26. Preise und Funktionen können sich ändern; maßgeblich ist die Website des Anbieters.

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