Heyloha Test & Erfahrungen 2026: Preise, Funktionen, Datenschutz

Kurzfazit

Heyloha ist kein reiner Telefonassistent. Die Plattform der Covalore B.V. aus Utrecht beantwortet Anrufe, Website-Chats, WhatsApp-Nachrichten, E-Mails sowie Anfragen über Instagram und LinkedIn mit derselben KI und derselben Wissensbasis. Abgerechnet wird über ein monatliches Credit-Paket, das alle Kanäle teilen. Ein Credit steht für eine Gesprächsminute am Telefon oder für einen vollständigen Chat.

Das ist praktisch, wenn Ihre Kunden über viele Wege Kontakt aufnehmen. Wer aber vor allem verpasste Anrufe auffangen will, rechnet anders: Im kleinsten Paket kosten 250 Credits 149 € netto, also rund 0,60 € je Telefonminute. Spezialisierte Telefonassistenten liegen in unserem Vergleich meist deutlich darunter. Hinzu kommt, dass die Terminbuchung nur mit Outlook bzw. Microsoft 365 beschrieben ist und es keine öffentliche API gibt.

Unsere Bewertung stützt sich auf die öffentlich zugänglichen Angaben des Anbieters (Website, Preisseite, FAQ, Sicherheitsseite, Subprozessorliste und AVV-Zusammenfassung, Stand Oktober 2026). Einen eigenen Praxistest haben wir mit Heyloha nicht durchgeführt.

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Für wen ist Heyloha geeignet?

Heyloha passt zu Betrieben, bei denen Anfragen nicht nur am Telefon eingehen. Ein Hotel, das Buchungsfragen per WhatsApp, Website-Chat und Telefon bekommt, kann alle drei Kanäle mit einem Assistenten und einer Inbox abdecken. Ähnlich sieht es bei Onlineshops aus, die über die Shopify-Anbindung Bestellungen nachschlagen lassen wollen, oder bei Maklern, die Leads direkt in HubSpot oder ActiveCampaign übergeben möchten.

Auf der Seite zum Telefonassistenten nennt Heyloha unter anderem Zahnarztpraxen, Hotels, Autowerkstätten, Tierkliniken, Installateure, Logistik, Immobilien, Restaurants, Versicherungen, Fitnessstudios, Anwälte und Steuerberater als Zielbranchen. Für Immobilien gibt es zusätzliche Werkzeuge, etwa Objektdaten und Hypothekenrechner, die allerdings auf den niederländischen Markt zugeschnitten sind.

Weniger geeignet ist Heyloha, wenn Sie mit Google Kalender arbeiten, ausgehende Anrufe automatisieren wollen oder eine eigene Software per API anbinden möchten. Auch bei hohem reinem Anrufvolumen lohnt sich ein Preisvergleich, bevor Sie sich festlegen.

Funktionen im Detail

Am Telefon nimmt der Assistent Anrufe rund um die Uhr an und beantwortet Fragen aus Ihrer Wissensbasis. Ist Outlook oder Microsoft 365 verbunden, prüft er freie Zeiten und trägt Termine direkt ein. Weiterleitungen an eine von Ihnen festgelegte Nummer sind warm oder kalt möglich, wobei Sie pro Kontakt bestimmen, wann der Assistent durchstellen darf. Nimmt niemand ab, notiert er auf Wunsch einen Rückrufwunsch mit Name, Nummer und Anliegen und schickt ihn per E-Mail.

Heyloha erkennt laut eigener Angabe die Sprache des Anrufers und antwortet in mehr als 50 Sprachen. Zur Auswahl stehen zehn Stimmen, die jeweils alle Sprachen sprechen. Für einen Betrieb mit internationaler Kundschaft ist das ein echter Vorteil.

Die Integrationsliste umfasst WordPress, Google Tag Manager und ein allgemeines Website-Skript, WhatsApp Business, LinkedIn, Instagram, Microsoft Outlook, Shopify, HubSpot, ActiveCampaign sowie Zapier, Make und n8n. Für Entwickler gibt es generische JSON-Webhooks mit optionaler Bearer-Token-Authentifizierung. Eine öffentliche API gibt es laut FAQ derzeit nicht. Zu ausgehenden Anrufen macht Heyloha auf den von uns geprüften Seiten keine Angaben.

Alle Pakete enthalten unbegrenzt viele Nutzer, Mehrstandort-Verwaltung, Kalenderanbindung, Übergabe an Mitarbeiter und eine gemeinsame Inbox für Chat und Telefon.

Preise & Tarife

Heyloha veröffentlicht seine Preise offen. Alle Angaben verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer bei monatlicher Zahlung.

Bei Jahreszahlung sparen Sie laut Preisseite 15 %. Für das kleinste Paket ergibt das rechnerisch etwa 127 € im Monat. Jede weitere Rufnummer kostet 9 € monatlich. Telefonminuten werden auf ganze Minuten abgerundet, pro Anruf fällt mindestens ein Credit an. Sind die Credits aufgebraucht, pausiert die KI neue Gespräche, bis Sie Credits nachkaufen oder ein größeres Paket wählen. Upgrades greifen sofort, Downgrades zum nächsten Abrechnungszeitraum. Für Add-ons wie das Makler-Paket nennt die Preisseite keine Preise.

Zur Einordnung: Bei durchschnittlich 2,5 Minuten pro Anruf reicht das kleinste Paket laut Heyloha für etwa drei Anrufe am Tag. Wer mehr telefoniert, landet schnell im Paket für 239 € oder 339 €. Mit unserem Kostenrechner und der Vergleichstabelle unten sehen Sie, wie sich das gegenüber anderen Anbietern verhält.

Datenschutz-Check

Hosting: Anwendung und Datenbank liegen laut Subprozessorliste bei TransIP in den Niederlanden. Gesprächsdaten werden laut FAQ auf Servern in der EU gespeichert. Zertifizierungen wie ISO 27001 nennt die Sicherheitsseite nicht, ebenso wenig Angaben zur Verschlüsselung.

Subprozessoren: Heyloha listet seine Dienstleister mit Ort und Übermittlungsgrundlage auf. Das Sprachmodell stammt von OpenAI Ireland, Übermittlungen in die USA sind dabei möglich (EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln). Die Telefonie läuft über Twilio Inc. in den USA, die Speicherung in der EU ist wählbar, Gespräche werden dort nicht aufgezeichnet. Dazu kommen Sentry (USA) für Fehlerüberwachung und Stripe (Irland und USA) für Zahlungen. Langfuse, Unipile, Mailgun und der Hoster TransIP verarbeiten laut Liste innerhalb der EU. Wer die Immobilien-Werkzeuge nutzt, bindet zusätzlich Google Ireland (Street View, Entfernungen, mit möglicher Übermittlung in die USA) sowie die niederländischen Dienste Altum und WebBridge ein.

AVV: Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Version 1.3) steht als PDF auf Deutsch, Englisch und Niederländisch bereit. Maßgeblich ist die englische Fassung, es gilt niederländisches Recht. Ein unterschriebenes Exemplar erhalten Sie über support@heyloha.ai. Neue Subprozessoren kündigt Heyloha mindestens 30 Tage vorher per E-Mail an, Sie können widersprechen. Nach Vertragsende werden Daten innerhalb von 30 Tagen zurückgegeben oder gelöscht, ohne Weisung spätestens nach 90 Tagen.

Aufzeichnung: Telefonate werden laut Anbieter nicht aufgezeichnet, sondern transkribiert. Beim KI-Modell gespeicherte Gesprächsdaten löscht Heyloha nach sieben Tagen ohne Nutzung, in Ihrer Inbox bleiben die Gespräche erhalten.

KI-Hinweis: Die Standardbegrüßung stellt den Assistenten als digitalen Assistenten Ihres Unternehmens vor. Sie können den Text ändern, Heyloha empfiehlt aber, den Hinweis beizubehalten. Mit Blick auf die Transparenzpflicht nach Art. 50 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 ist das sinnvoll. Eine Rechtsberatung ersetzt dieser Hinweis nicht.

Einrichtung

Die Einrichtung erfolgt in drei Schritten: Heyloha-Nummer erhalten, Assistent im Dashboard konfigurieren, live schalten. Laut Anbieter sind die meisten Teams innerhalb einer Stunde startklar, in der FAQ ist sogar von 30 Minuten die Rede. Ihre bestehende Rufnummer leiten Sie auf die Heyloha-Nummer um, dauerhaft oder nur bei besetzt und Nichtannahme. Das funktioniert laut Heyloha mit fast jedem Festnetz-, Mobil- oder VoIP-Anschluss. Lokale Nummern gibt es für Deutschland, Österreich und Frankreich. Die Website ist vollständig auf Deutsch verfügbar.

Vertrag & Support

Das Monatsabo ist ohne Mindestlaufzeit und ohne Einrichtungsgebühr jederzeit zum nächsten Abrechnungszyklus kündbar. Ein Jahresabo läuft bis zum Ende der Vertragslaufzeit. Den Text der AGB konnten wir auf der Website nicht abrufen. Angaben zu Haftung, Gerichtsstand oder automatischer Verlängerung haben wir deshalb nicht prüfen können. Fragen Sie diese Punkte vor einem Jahresvertrag direkt nach.

Erreichbar ist Heyloha per E-Mail an info@heyloha.ai und telefonisch unter einer niederländischen Nummer, Montag bis Freitag von 9:00 bis 17:30 Uhr. Ob der Support deutschsprachig ist, gibt der Anbieter nicht ausdrücklich an. Der Sitz in Utrecht liegt in der EU.

Alternativen zu Heyloha

• meiti: bündelt ebenfalls Telefon, WhatsApp, E-Mail und Website-Chat in einer Inbox, rechnet aber nach Ergebnissen statt nach Minuten ab. Ab 99 € netto im Monat bei Jahreszahlung, zuzüglich 499 € Einrichtung.
• WebChatAgent: Chatbot-Plattform aus Bielefeld mit Telefon-Add-on, die Anrufe mit derselben Wissensbasis beantwortet wie den Website-Chat. Einstieg ab 58 € netto im Monat.
• fonio: reiner KI-Telefonassistent mit über 30 Integrationen und offengelegter Subprozessorliste. Ab 99 € netto im Monat bei Jahreszahlung, monatlich 119 €.

Einen Überblick über alle Anbieter finden Sie in unserer Anbieterübersicht.

Häufige Fragen

Quellen

• Startseite – Heyloha
• Preise – Heyloha
• KI-Telefonassistent – Heyloha
• Integrationen – Heyloha
• FAQ – Heyloha
• Sicherheit – Heyloha
• Unterauftragsverarbeiter – Heyloha
• Auftragsverarbeitungsvertrag – Heyloha
• Kontakt – Heyloha
• Partner werden – Heyloha

Angaben geprüft am 2026-10-26. Preise und Funktionen können sich ändern; maßgeblich ist die Website des Anbieters.