PraxisConcierge Test & Erfahrungen 2026: Preise & Datenschutz

Kurzfazit

PraxisConcierge ist kein Allrounder, sondern ein Werkzeug für Arztpraxen. Das System nimmt Anrufe an, schreibt die Anliegen mit, sortiert sie nach Kategorien und erkennt bekannte Patientinnen und Patienten über die Praxissoftware. Die Praxis arbeitet die Anliegen dann gesammelt ab, per Rückruf, SMS oder E-Mail. Hinter dem Produkt steht die PraxisConcierge Software GmbH (haftungsbeschränkt) aus Leinfelden-Echterdingen bei Stuttgart, gegründet 2021.

Der Preis ist einfach gerechnet: 149 € netto pro Vollzeit-Behandler und Monat, bei Jahreszahlung 139 €, die Zahl der Anrufe ist unbegrenzt. Für eine Praxis mit viel Telefonaufkommen ist das gut kalkulierbar. Zwei Einschränkungen sollten Sie kennen. Der Basistarif arbeitet mit Tastenwahl; den freien KI-Dialog ohne Tastendruck gibt es nur als Add-on für 59 € im Monat. Außerdem binden Sie sich für 12 Monate.

Nach unserer Methodik kommt PraxisConcierge auf eine Gesamtnote von 3,8. Die Bewertung stützt sich auf die öffentlichen Angaben des Anbieters (Website, Preisseite, FAQ, Impressum, Stand Oktober 2026). Einen eigenen Praxistest haben wir nicht durchgeführt.

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Für wen ist PraxisConcierge geeignet?

Der Anbieter richtet sich ausdrücklich an Arztpraxen, MVZ und Kliniken. Als Referenzen nennt die Website unter anderem Radiologien und ein Klinikum. Für Handwerksbetriebe, Kanzleien oder Hotels ist das Produkt nicht gedacht: Funktionen wie Rezeptbestellung, Symptomabfrage oder die Erkennung von über 500 Medikamentennamen ergeben nur in der Medizin Sinn.

Am meisten bringt PraxisConcierge Praxen, deren Telefon ständig besetzt ist und deren Team viel Zeit mit Routineanrufen verbringt: Rezeptwünsche, Überweisungen, Terminfragen. Wer mehrere Standorte oder ein MVZ betreibt, kann laut Anbieter alle Standorte in einer Oberfläche abbilden. Weil die Grundgebühr pro Vollzeit-Behandler berechnet wird, steigen die Kosten mit der Praxisgröße. Für mehrere Behandler gibt es Staffelpreise, die der Anbieter aber nur auf Anfrage nennt.

Funktionen im Detail

Anrufannahme und Anliegenerfassung. Der Telefonassistent nimmt eingehende Anrufe an, erfasst das Anliegen strukturiert und ordnet es einer Kategorie zu. Im Tarif Classic geschieht das über ein Sprachmenü mit Tastenwahl. Mit dem Add-on KI-Dialog führt das System laut Preisseite eine „freie, natürliche Gesprächsführung“ und ermittelt das Anliegen ohne Tastendruck.

Anrufprofile und Weiterleitung. Zeitgesteuerte Profile ändern den Ablauf je nach Sprechzeit, etwa tagsüber und abends. Braucht ein Anrufer eine Person, leitet das System an die Praxis weiter. Der Betrieb rund um die Uhr ist laut Anbieter auf Wunsch möglich.

PVS-Anbindung. Das ist der Kern des Produkts. PraxisConcierge nennt über 50 angebundene Praxisverwaltungssysteme, darunter tomedo, T2Med, medatixx, Duria und Medistar. Mit der Anbindung erkennt das System bekannte Patienten und dokumentiert ein- und ausgehende Kommunikation in der Patientenakte (GDT). Der Export der Patientenkontaktdaten ist laut FAQ optional, erweitert aber den Funktionsumfang.

Terminvergabe und Erinnerungen. Die automatisierte Terminvergabe trägt Termine in Echtzeit in den Praxiskalender ein. Sie kostet als Add-on 39 € pro Praxis und Monat und funktioniert nur mit ausgewählten Systemen, genannt werden tomedo, medatixx und Duria. Terminerinnerungen per Anruf, SMS oder E-Mail setzen ebenfalls eine PVS-Integration voraus; bestimmte Terminarten lassen sich auswählen und einzelne Patienten ausschließen.

Antworten an Patienten. Aus der Oberfläche heraus verschickt das Team SMS und E-Mails mit eigener Absenderadresse und Signatur, gestützt auf beliebig viele Antwortvorlagen. Die Website erwähnt eine SMS-Flatrate. Alle Daten aus dem Dashboard lassen sich als CSV oder XLSX exportieren.

Online-Rezeption. Das Bundle ergänzt den WebConcierge: Anfragen über die Praxis-Website landen in derselben Oberfläche wie die Anrufe.

Eine öffentliche API für eigene Entwicklungen haben wir nicht gefunden. Mehrsprachigkeit gibt es laut Website „auf Wunsch“, welche Sprachen das sind, steht dort nicht.

Preise & Tarife

Die Preise stehen offen auf der Website, jeweils netto zuzüglich Mehrwertsteuer.

Anrufe sind in allen Tarifen unbegrenzt, Minutenpreise fallen nicht an. Eine Einzelpraxis mit einem Behandler, die den KI-Dialog und die Terminvergabe nutzen möchte, zahlt bei monatlicher Zahlung also 149 + 59 + 39 = 247 € netto im Monat. Eine Einrichtungsgebühr nennt die Preisseite nicht; das Empfehlungsprogramm spricht allerdings von einem Nachlass „auf die Einrichtungsgebühr“. Fragen Sie deshalb nach, ob und in welcher Höhe sie anfällt. Für Mitglieder bestimmter Ärzteverbände gibt es Rabatte.

Wie sich die Kosten zu Anbietern mit Minutenpaketen verhalten, können Sie mit unserem Kostenrechner nachvollziehen.

Datenschutz-Check

Hosting. Laut Preisseite liegen alle Daten auf ISO-27001-, ISO-27017- und ISO-27018-zertifizierten Servern in Deutschland. Welcher Rechenzentrumsbetreiber das ist, nennt PraxisConcierge nicht.

Subprozessoren. Eine Liste der Unterauftragsverarbeiter für das Produkt haben wir nicht gefunden. Die Datenschutzerklärung der Website gilt nur für die Website selbst und nennt dort Google Analytics, Google Ads, YouTube und Hotjar. Welche Sprach- und KI-Dienste hinter dem KI-Dialog stehen und ob US-Anbieter beteiligt sind, ist öffentlich nicht angegeben. Für eine Arztpraxis, die mit Gesundheitsdaten arbeitet, ist das die wichtigste offene Frage.

AV-Vertrag. Laut FAQ wird zusätzlich zum Dienstleistungsvertrag ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Nach Vertragsende löscht der Anbieter alle übermittelten Daten.

Aufzeichnung. Das System verschriftlicht die Anliegen und fasst sie zusammen. Laut Startseite kann das Team „bei Bedarf“ den Originalmitschnitt eines Anrufs mit einem Klick anhören; die Gespräche werden also auch als Audio gespeichert. Anrufbezogene Daten werden laut FAQ fortlaufend nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Ob sich der Mitschnitt abschalten lässt und wie Anrufer darüber informiert werden, gibt der Anbieter nicht an. Klären Sie beides vor dem Start, denn in der Arztpraxis geht es fast immer um Gesundheitsdaten. Den Zugriff auf die Oberfläche kann die Praxis auf eine feste IP-Adresse beschränken.

KI-Hinweis. Ob sich der Assistent als KI zu erkennen gibt, gibt der Anbieter nicht an. Die Ansagen können Sie mit einer eigenen Praxisstimme aufsprechen. Die Transparenzpflichten aus Art. 50 der KI-Verordnung erklären wir im Ratgeber AI Act und KI-Telefonie; Grundlagen zur DSGVO finden Sie unter Datenschutz in der KI-Telefonie. Beides ersetzt keine Rechtsberatung.

Einrichtung

PraxisConcierge läuft als Cloud-Anwendung im Browser; ein PC mit Internetzugang reicht, auch im Homeoffice. Ein Kopfhörerausgang am Arbeitsplatz wird empfohlen. Angebunden wird die Praxis über eine Rufweiterleitung auf eine vom Anbieter bereitgestellte Nummer. Dabei muss die Telefonanlage die Rufnummer des Anrufers durchreichen („Clip no screening“), was bei manchen Anlagen erst freigeschaltet werden muss. Wie Sie eine Weiterleitung einrichten, zeigt unser Ratgeber Rufumleitung einrichten.

Das Onboarding übernimmt der Anbieter: ein Welcome Call zu den Anforderungen der Praxis, die Konfiguration samt Einbindung in Telefonanlage und Praxissoftware und eine interaktive Schulung des Teams per Videocall. Einen Selbstbedienungs-Start ohne Kontakt zum Vertrieb sieht die Website nicht vor, der Weg führt über eine Demo.

Vertrag & Support

Tarife und Add-ons haben eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten. Eine Kündigungsfrist und öffentliche AGB haben wir nicht gefunden. Die 30-tägige Testphase mit Erstattung der Grundgebühr mildert die lange Bindung etwas ab; lassen Sie sich die Bedingungen trotzdem schriftlich geben.

Der Support ist laut Anbieter fortlaufend und kostenlos. Als Kontakt nennt die Website eine Telefonnummer und E-Mail-Adressen; feste Support-Zeiten oder ein Ticketsystem gibt der Anbieter nicht an. Der Sitz in Deutschland erleichtert die Vertragsgestaltung. Die Zahlen zu zufriedenen Ärztinnen und Ärzten auf der Website sind uneinheitlich (mal 800+, mal über 1.500), weshalb wir sie nicht in die Bewertung einbeziehen.

Alternativen zu PraxisConcierge

• VITAS ist ebenfalls auf Arztpraxen spezialisiert und eine naheliegende Vergleichsgröße, wenn Sie eine reine Praxislösung suchen.
• Fonio ist branchenübergreifend, hat öffentliche Paketpreise ab 99 € netto im Monat bei Jahreszahlung, zahlreiche Kalender- und CRM-Integrationen und legt seine Subprozessoren im AV-Vertrag offen. Passend, wenn Ihnen Transparenz bei den Dienstleistern wichtiger ist als die tiefe PVS-Anbindung.
• Telfo startet bei 79 € netto im Monat (bei Jahreszahlung, monatlich 99 €) mit 750 Inklusivminuten, hostet bei Hetzner in Deutschland und nennt seine Subprozessoren, ist aber nicht auf Praxissoftware spezialisiert.

Einen Überblick über weitere Anbieter für Praxen bietet die Rangliste:

Häufige Fragen

Quellen

• Startseite – PraxisConcierge
• Preise – PraxisConcierge
• Häufige Fragen – PraxisConcierge
• Telefonassistent – PraxisConcierge
• Anrufannahme-Software – PraxisConcierge
• Unternehmen – PraxisConcierge
• Impressum – PraxisConcierge
• Datenschutzerklärung (Website) – PraxisConcierge
• Empfehlungsprogramm – PraxisConcierge

Angaben geprüft am 2026-10-26. Preise und Funktionen können sich ändern; maßgeblich ist die Website des Anbieters.

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