smao Test & Erfahrungen 2026: Preise, Funktionen, Datenschutz

Kurzfazit

smao ist ein KI-Telefonassistent der smao GmbH mit Sitz in Berlin und einer Zweigniederlassung in Lörrach. Der Assistent nimmt Anrufe an, beantwortet Standardfragen aus freigegebenem Wissen, bucht Termine, legt Tickets an und übergibt dringende Fälle an Ihr Team. Ausgehende Anrufe, SMS und WhatsApp gehören ebenfalls dazu.

In unserer Bewertung erreicht smao eine Gesamtnote von 4,3. Punkte sammelt der Anbieter beim Datenschutz: Hosting in Deutschland, selbst betriebene Sprachmodelle und laut eigener Angabe keine US-KI-Subprozessoren in der Gesprächsverarbeitung. Dazu kommen öffentliche Preise und 74 Integrationen. Abzüge gibt es, weil AVV, Subprozessorenliste und AGB nicht öffentlich einsehbar sind und weil Termine nur über Cal.com oder meetergo direkt gebucht werden. Die Angaben in diesem Testbericht stammen von der Website, der Preisseite, dem Impressum und der Datenschutzerklärung von smao. Einen eigenen Praxistest haben wir nicht durchgeführt.

Für wen ist smao geeignet?

smao nennt keine feste Branchenliste. Die Fallstudien und die Integrationsauswahl zeigen aber klar, wo der Schwerpunkt liegt: IT-Support, IT-Hotlines, technischer Service mit Störungsmeldungen und Kundenservice. Für IT-Systemhäuser gibt es zusätzlich ein Reseller- und White-Label-Modell. Auf der Seite zur Terminvereinbarung zeigt smao außerdem ein Beispiel aus dem Handwerk, bei dem der Assistent einen Beratungstermin für einen Heizungstausch bucht.

Gut passt smao, wenn Sie

• ein Ticketsystem wie TANSS, HaloPSA, Datto Autotask, Jira Service Management oder Zendesk nutzen,
• Anrufe im Überlauf oder außerhalb der Bürozeiten abfangen und dringende Fälle eskalieren wollen,
• Wert auf Hosting in Deutschland oder einen Betrieb auf eigenen Servern legen,
• Anrufer auch auf Schweizerdeutsch, Englisch, Französisch oder Türkisch bedienen.

Weniger geeignet ist smao für Betriebe, die Termine ohne Zusatzwerkzeug direkt in Google Kalender oder Outlook eintragen lassen möchten. Hier brauchen Sie Cal.com oder meetergo als Zwischenstation.

Funktionen im Detail

Anrufannahme und Weiterleitung. Der Assistent nimmt Anrufe an, wenn alle Mitarbeiter im Gespräch sind oder das Büro geschlossen ist. Er beantwortet Fragen aus der hinterlegten Wissensdatenbank und übergibt Anliegen samt Dringlichkeit strukturiert an das Team. Ist die KI unsicher, übernimmt laut smao ein Mensch. Leitet die KI an einen Menschen weiter, kostet das 0,06 € pro Minute, allerdings nur bei Nutzung einer smao-Rufnummer. Bei eigenen Nummern über SIP fallen laut Preisseite keine Weiterleitungskosten an.

Terminbuchung. Direkt angebunden sind Cal.com, auch als selbst gehostete Instanz, und meetergo. Laut Anbieter steht das als One-Click-Integration ab dem Tarif Advanced bereit. Microsoft Outlook steht zwar auf der Integrationsseite, die Beschreibung der Terminbuchung nennt aber nur die beiden Buchungstools.

Ausgehende Anrufe. smao führt Kampagnen für Rückfragen, Erinnerungen und Follow-ups, verwaltet Listen und Zeitfenster und lässt Anrufe aus CRM, Ticketing oder per Webhook auslösen. Outbound-Telefonie steht in der Funktionsliste aller Self-Service-Tarife.

Sprachen und Stimmen. Über 10 Sprachen werden genannt: Deutsch, Schweizerdeutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch, Spanisch, Türkisch, Schwedisch und Finnisch. Zur Wahl stehen mehr als 70 Stimmen.

Integrationen und API. Die Integrationsseite zählt 74 Anbindungen. Darunter sind 23 CRM-Systeme wie HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Microsoft Dynamics 365 und weclapp, 15 ITSM-Werkzeuge wie TANSS, HaloPSA, ConnectWise und ServiceNow sowie Make und n8n. Dazu kommen eine REST-API, Webhooks und die Anbindung über eigenen SIP-Trunk. Ein API-Zugang ist laut Preisseite in Pay as you Go, Advanced und Scale enthalten.

Weitere Merkmale. Unbegrenzt parallele Anrufe, unbegrenzt viele KI-Assistenten, Anrufanalyse, Rollenrechte und Mandantentrennung im Dashboard.

Preise & Tarife

smao veröffentlicht seine Preise vollständig. Ob es sich um Netto- oder Bruttopreise handelt, gibt die Preisseite nicht an.

Zusatzkosten fallen vor allem im Pay as you Go an: Jede smao-Telefonnummer kostet 5 € im Monat, SMS 0,16 € und WhatsApp-Nachrichten 0,18 € (in Advanced 0,12 € bzw. 0,14 €, in Scale 0,10 € bzw. 0,12 €). Nummern, die Sie per SIP selbst anbinden, kosten laut smao nichts extra. Die Einrichtung eines SIP-Trunks kostet dort einmalig 99 €, in Advanced und Scale ist sie enthalten. Advanced bringt 3 Telefonnummern und 5.000 vom Assistenten erzeugte Textnachrichten mit, Scale 5 Nummern und 10.000 Nachrichten plus Support per Slack- oder Teams-Kanal. Bei den Textnachrichten kommt laut Preisseite der Versandpreis des jeweiligen Kanals (SMS oder WhatsApp) zusätzlich dazu. Weiterleitungen an Ihr Team kosten in allen Tarifen 0,06 € pro Minute, sofern eine smao-Nummer genutzt wird.

Ein Rechenbeispiel: Bei 300 Gesprächsminuten im Monat kostet Pay as you Go rund 105 € plus 5 € für die Nummer. Ab etwa 850 Minuten wird Advanced im Monatsvertrag günstiger. Eigene Werte können Sie im Kostenrechner eintragen:

Einen Überblick über typische Preismodelle finden Sie in unserem Ratgeber Was kostet ein KI-Telefonassistent?.

Datenschutz-Check

Hosting. Die smao Cloud läuft laut Anbieter in Deutschland. Die Sprachmodelle sind Open Source, Open Weight oder lizenziert und werden von smao selbst betrieben. Für Unternehmen mit strengen Vorgaben gibt es einen On-Premises-Betrieb auf eigener Linux- und Docker-Infrastruktur.

Subprozessoren. smao gibt an, Gespräche ohne OpenAI und ohne US-KI-Subprozessoren zu verarbeiten. Eine vollständige Liste der Subprozessoren ist nicht öffentlich, sie wird zusammen mit AVV und TOMs auf Anfrage bereitgestellt. Den Telefonieanbieter nennt smao öffentlich nicht. Die Datenschutzerklärung der Website führt Cloudflare (USA, nur DNS) auf, das betrifft aber die Website, nicht ausdrücklich die Gesprächsverarbeitung.

AVV. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO wird angeboten und auf den Einsatz abgestimmt. Zertifizierungen wie ISO 27001 nennt smao nicht.

Aufzeichnung. Jeder Anruf wird laut smao automatisch transkribiert, Transkript und Buchungsdaten werden pro Vorgang dokumentiert. Ob zusätzlich aufgezeichnet wird und welche Löschfristen gelten, legen Sie je Einsatz fest. Feste Fristen veröffentlicht der Anbieter nicht, eine Lösch- und Aufbewahrungsrichtlinie wird laut Architekturseite bereitgestellt. Kundendaten werden laut smao nicht für das Training von KI-Modellen verwendet.

KI-Hinweis. Ein Hinweis auf den KI-Einsatz lässt sich laut smao fest im Gesprächsablauf einplanen. Ob er standardmäßig aktiv ist, steht nicht auf der Website. Welche Pflichten Art. 50 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 vorsieht, erklärt unser Ratgeber zum Datenschutz bei KI-Telefonie. Das ist keine Rechtsberatung.

Einrichtung

Die Registrierung läuft ohne Kreditkarte. Laut smao dauert die Einrichtung in der Regel 5 bis 15 Minuten, komplexere Setups werden persönlich begleitet. Angebunden wird der Assistent über eine Rufnummern-Weiterleitung von Ihrer bestehenden Nummer, über eine smao-Nummer oder per SIP-Trunk an Ihre Telefonanlage. Website und Dashboard sind auf Deutsch.

Vertrag & Support

Pay as you Go hat keine Mindestlaufzeit. Advanced und Scale gibt es monatlich kündbar oder mit 12 Monaten Laufzeit zu einem niedrigeren Monatspreis. Kündigungsfristen und AGB sind auf der Website nicht öffentlich verlinkt, fragen Sie diese vor Vertragsschluss an. Kontakt läuft per E-Mail an info@smao.ai und über ein Kontaktformular, eine Telefonnummer nennt das Impressum nicht. Im Tarif Scale kommt ein Support-Kanal in Slack oder Microsoft Teams hinzu, Enterprise erhält ein individuelles Supportmodell. Die smao GmbH sitzt in Berlin und ist beim Amtsgericht Charlottenburg unter HRB 267175 eingetragen.

Alternativen zu smao

• fonio: auf kleinere Betriebe mit Terminbuchung zugeschnitten, mit festen Paketpreisen, kostenlosem Test und 30 Tagen Geld-zurück-Garantie. Eine Option, wenn Sie vor allem eingehende Anrufe annehmen wollen.
• sipgate Sona: KI-Assistent eines deutschen Telefonieanbieters. Interessant, wenn Sie Telefonie und KI-Annahme aus einer Hand möchten.
• telli: ebenfalls aus Berlin, stark bei ausgehenden Anrufen und CRM-Anbindung, aber ohne öffentliche Preise.

Alle Anbieter im direkten Vergleich:

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Häufige Fragen

Quellen

• Startseite – smao
• Preise – smao
• Impressum – smao
• Datenschutzerklärung – smao
• Sicherheit & Architektur – smao
• Integrationen – smao
• Terminvereinbarung – smao
• Outbound Calling – smao
• Blog: EU-KI-Verordnung und KI-Telefonie – smao
• Partnerprogramm – smao

Angaben geprüft am 2026-10-26. Preise und Funktionen können sich ändern; maßgeblich ist die Website des Anbieters.