Synthflow Test & Erfahrungen 2026: Preise, Funktionen, Datenschutz

Kurzfazit

Synthflow ist eine Plattform für KI-Sprach- und Chat-Agenten der AgentFlow AI GmbH mit Sitz am Kurfürstendamm in Berlin. Die Agenten nehmen Anrufe an, rufen selbst an, buchen Termine, leiten an Mitarbeiter weiter und schicken SMS oder WhatsApp-Nachrichten. Gebaut werden sie in einem visuellen Flow Designer oder per Prompt, verwaltet über Dashboard, Platform API oder einen MCP-Server.

Bei den Funktionen gehört Synthflow nach unserer Methodik zur Spitze. Eigene Telefonie, SIP-Anbindung an Telefonanlagen und Contact-Center-Systeme, Kampagnen für ausgehende Anrufe, ein Test Center für simulierte Gespräche und steuerbare Aufzeichnung sind belegt. Deutlich Punkte verliert Synthflow beim Preis: Öffentlich gibt es nur einen Enterprise-Tarif ab 30.000 USD im Jahr. Beim Datenschutz punktet das wählbare EU-Cluster, abgezogen haben wir für die US-Dienstleister und die nur auf Anfrage einsehbare Subprozessorenliste.

Alle Angaben stammen von der Website, der Dokumentation, den AGB und dem Trust Center von Synthflow. Einen eigenen Praxistest haben wir nicht durchgeführt.

Für wen ist Synthflow geeignet?

Synthflow nennt auf der Startseite BPO und Callcenter, Handel, Finanzdienstleistungen und Versicherungen, Immobilien, Technologie und Beratung, Gesundheitswesen, Software und Telekommunikation. Die Fallstudien auf der Startseite stammen von einem BPO-Betreiber, einer CRM-Plattform, dem Softwareanbieter Freshworks, dem Gesundheitsvermittler Medbelle und einem Verkehrsunternehmen im öffentlichen Sektor. Die dort genannten Kennzahlen sind Angaben des Anbieters, wir haben sie nicht überprüft. Das passt zum Preismodell: Synthflow verkauft Projekte mit Einführung, Schulung und laufender Optimierung, keine Kleintarife.

Gut passt Synthflow, wenn Sie

• ein Contact Center mit Genesys, Five9, 8x8, RingCentral, Talkdesk oder Zoom betreiben und einen Teil der Anrufe automatisieren wollen,
• ausgehende Kampagnen mit vielen tausend Anrufen planen,
• mehrere Sprachen bedienen und eigene Abläufe mit Schnittstellen zu Ihren Systemen bauen,
• ein Budget im fünfstelligen Bereich pro Jahr für die Telefonautomatisierung einplanen.

Weniger geeignet ist Synthflow für die Kanzlei, die Arztpraxis oder den Handwerksbetrieb mit einigen hundert Anrufen im Monat. Hier bekommen Sie bei spezialisierten Anbietern feste Monatspreise und eine einfachere Einrichtung.

Funktionen im Detail

Eingehende Anrufe und Weiterleitung. Der Agent nimmt Anrufe an, beantwortet Fragen aus einer Wissensdatenbank und übergibt an Menschen. Die Dokumentation beschreibt Weiterleitungen an Telefonnummern, an SIP-Ziele wie Telefonanlagen oder Softphones und dynamische Weiterleitungen über Variablen. Ein Telefonbuch bündelt mehrere Ziele in einer Aktion. Geschäftszeiten lassen sich hinterlegen, außerhalb davon lehnt der Agent ab, leitet weiter oder führt eine Aktion aus.

Ausgehende Anrufe. Über die Platform API laufen Kampagnen mit Zeitfenstern, Wählgeschwindigkeit und Ergebnissen je Empfänger. Der Agent erkennt Mailboxen und kann Sprachmenüs (IVR) anderer Firmen bedienen. Laut AI Transparency Statement werden ausgehende KI-Anrufe nur in Ländern geführt, in denen der Kunde die Einwilligung der Angerufenen bestätigt hat.

Terminbuchung. Für die Buchung in Echtzeit nennt die Dokumentation Cal.com und GoHighLevel. Auf der Integrationsseite stehen zusätzlich Google Calendar und Microsoft Calendar. Wie tief diese beiden angebunden sind, beschreibt die Dokumentation nicht.

Sprachen. Die Sprachliste umfasst rund 33 Sprachen, darunter Deutsch, dazu eine mehrsprachige Option. Für nicht englische Sprachen empfiehlt Synthflow die eigene Spracherkennung. Für die Sprachausgabe ist ElevenLabs angebunden.

Integrationen und API. Synthflow wirbt mit über 200 Anbindungen. Namentlich aufgeführt sind rund 60, darunter HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho und GoHighLevel als CRM, Zapier, Make, n8n und ActivePieces für Automatisierungen, Twilio, Telnyx, Vonage und 3CX für Telefonie sowie Zendesk und Intercom im Support. Dazu kommen Webhooks vor und nach dem Gespräch, eigene HTTP-Aktionen während des Gesprächs und ein Gedächtnis über frühere Anrufe derselben Person.

Qualitätssicherung. Das Test Center simuliert Gespräche vor dem Livegang, eigene Bewertungen messen Gespräche gegen Ihre Kriterien. Versionsverwaltung mit Rückkehr zu älteren Ständen ist dokumentiert.

Preise & Tarife

Minutenpreise, Inklusivminuten und die Frage netto oder brutto beantwortet Synthflow öffentlich nicht. Laut Dokumentation werden Gespräche sekundengenau ab Verbindung abgerechnet. Nicht angenommene Anrufe und Mailbox-Abbrüche zählen pauschal 5 Sekunden, fehlgeschlagene Anrufe gar nicht. Nach einer erfolgreichen Weiterleitung endet die KI-Abrechnung. Fünf KI-Nachrichten im Chat zählen als eine Minute. Ungenutzte Inklusivminuten lassen sich laut Dokumentation nur dann in den nächsten Zeitraum übertragen, wenn der Vertrag das vorsieht.

Was Sie mit Ihrem Anrufvolumen bei anderen Anbietern zahlen würden, zeigt unser Rechner:

Datenschutz-Check

Hosting. Sie wählen beim Anlegen des Workspace ein EU-Cluster mit Speicherung und Verarbeitung vollständig in der EU oder ein US-Cluster. Ältere Workspaces liegen im Global-Cluster, das Daten in der EU speichert, Gespräche aber auch in den USA verarbeitet. Dieses Cluster läuft laut Dokumentation im vierten Quartal 2026 aus. Wer ein eigenes Twilio-Konto im EU-Cluster nutzt, sollte wissen: Nur ein Teil der Twilio-Anfragen läuft über die Region Irland.

Subprozessoren. Im Trust Center nennt Synthflow PostHog, Dash0, ElevenLabs, Deepgram und OpenAI, ohne Länder. Die Datenschutzerklärung der Website führt zusätzlich Google Analytics, Segment, Sentry und Twitter mit Sitz in den USA auf. Die vollständigen Unterlagen gibt es laut Trust Center meist erst nach Zugangsanfrage und NDA.

AVV. Die AGB für DACH-Kunden (Abschnitt 16) sehen vor: Verarbeitet Synthflow personenbezogene Daten aus Ihren Eingaben, gilt dafür ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den Synthflow auf Ihre Anfrage bereitstellt. Im Trust Center sind SOC 2 Type 2, ISO 27001, ISO 42001, HIPAA, PCI DSS, DSGVO, DORA und der EU AI Act als Rahmenwerke gelistet. Die zugehörigen Berichte sind dort nicht frei abrufbar.

Aufzeichnung. Je Agent lassen sich Aufnahmen und Transkripte abschalten. Eine Schwärzung personenbezogener Daten und eine automatische Löschung nach 30 Tagen sind verfügbar.

KI-Hinweis. Synthflow liefert Begrüßungs- und Einwilligungstexte, etwa „Hallo, hier ist ein KI-Assistent von …“. Die Pflicht nach Art. 50 AI Act, Anrufer auf die KI hinzuweisen, legt Synthflow ausdrücklich in Ihre Hände. Mehr dazu in unseren Ratgebern zum Datenschutz bei KI-Telefonie und zur Kennzeichnungspflicht nach dem AI Act. Dies ist keine Rechtsberatung.

Einrichtung

Den ersten Agenten bauen Sie selbst im Dashboard, aus Vorlagen, im Flow Designer, per Prompt oder über einen JSON-Import. Telefonnummern kaufen Sie in Synthflow oder binden eigene über Twilio, SIP-Trunk oder Telefonanlage an. Für 3CX, Asterisk und viele Contact-Center-Systeme gibt es eigene Anleitungen. Im Enterprise-Vertrag sind laut Preisseite Einführung, Tests, Schulung und Begleitung beim Livegang enthalten.

Die Dokumentation ist auf Englisch. Eine deutschsprachige Oberfläche oder deutschsprachiges Onboarding nennt Synthflow nicht. Für ein Projekt dieser Größe brauchen Sie in der Regel jemanden im Team, der Abläufe und Schnittstellen technisch betreut.

Vertrag & Support

Für Kunden im DACH-Raum gelten eigene, englischsprachige AGB nach deutschem Recht mit Gerichtsstand Berlin. Laufzeit und Verlängerung stehen im jeweiligen Bestellformular, eine ordentliche Kündigungsfrist regeln die AGB nicht. Die Gebühren sind für die gesamte vereinbarte Laufzeit zu zahlen, auch wenn Sie die Software nicht nutzen, und das bestellte Volumen lässt sich nicht reduzieren. Der Anhang der AGB unterscheidet Standard- und Premium-Support: Kritische Fehler werden innerhalb von 60 beziehungsweise 30 Minuten bestätigt, für eine Lösung oder Umgehung peilt Synthflow 8 beziehungsweise 4 Stunden an. Support läuft über ein Kundenportal mit Tickets und einen eigenen Slack-Kanal, Antworten gibt es laut Dokumentation meist am selben Werktag. Telefon-Support ist nicht dokumentiert.

Alternativen zu Synthflow

• telli: ebenfalls aus Berlin, ein- und ausgehende Anrufe mit tiefer CRM-Anbindung und EU-Hosting je Agent, Preise ebenfalls auf Anfrage.
• Famulor: Baukasten für Telefon- und Chat-Agenten aus Kempten mit Prepaid-Minutenpreis von 0,15 € netto und ohne Grundgebühr, deutlich günstiger im Einstieg.
• fonio: KI-Telefonassistent mit festen Monatspaketen für kleinere Betriebe, Terminbuchung und EU-Hosting.

Einen Überblick über alle Anbieter bietet unsere Vergleichstabelle:

Häufige Fragen

Quellen

• Startseite – Synthflow
• Preise – Synthflow
• Integrationen – Synthflow
• Partnerprogramm – Synthflow
• Impressum – Synthflow
• Datenschutzerklärung – Synthflow
• AGB Direktnutzung DACH – Synthflow
• AI Transparency Statement – Synthflow
• Trust Center – Synthflow
• Doku: Cluster und Regionen
• Doku: Security & Compliance
• Doku: Abrechnung
• Doku: Nutzung und Abrechnung
• Doku: Unterstützte Sprachen
• Doku: Echtzeit-Terminbuchung
• Doku: Kundenportal und Support

Angaben geprüft am 2026-10-26. Preise und Funktionen können sich ändern; maßgeblich ist die Website des Anbieters.

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