Vapi Test & Erfahrungen 2026: Preise, Funktionen, Datenschutz

Kurzfazit

Vapi ist eine Entwicklerplattform der Vapi Inc., einer Gesellschaft nach dem Recht von Delaware. Sie liefert die Infrastruktur für KI-Sprachagenten: Telefonie, Spracherkennung, Sprachmodell und Stimme werden zu einem Gespräch zusammengeschaltet, und Sie entscheiden, welcher Anbieter in welchem Baustein arbeitet. Laut Startseite nutzen über eine Million Entwickler die Plattform, als Kunden nennt Vapi unter anderem Amazon Ring, Intuit und ServiceTitan.

Bei den Funktionen landet Vapi nach unserer Methodik weit vorn. Ein- und ausgehende Anrufe, Kampagnen, verschiedene Arten der Weiterleitung, SIP-Trunking und Agenten-Teams sind in der Dokumentation beschrieben. Abzüge gibt es beim Datenschutz und bei der Einrichtung: Die Daten liegen standardmäßig in den USA, die EU-Region ist dem teuersten Paket vorbehalten, und ohne Programmierkenntnisse kommen Sie kaum zum Ziel.

Alle Angaben stammen von der Website, der Preisseite, der Dokumentation, den Nutzungsbedingungen und dem Trust Center von Vapi. Einen eigenen Praxistest haben wir nicht durchgeführt.

Für wen ist Vapi geeignet?

Vapi nennt als typische Einsätze Kundensupport, Lead-Qualifizierung und Terminvereinbarung. Die Beispiele in der Dokumentation reichen von der Terminbuchung über eine Hausverwaltung mit Weiterleitung an Wartung und Vermietung bis zum Bestellservice im Onlinehandel. Laut FAQ lässt sich Vapi ohne eigenes Branding in fremde Produkte einbauen.

Gut passt Vapi, wenn Sie

• ein Entwicklerteam haben, das mit APIs, Webhooks und JSON arbeitet,
• Sprachagenten in Ihre eigene Software einbauen oder als Agentur für Kunden umsetzen,
• Modell, Stimme und Spracherkennung selbst wählen und Kosten pro Baustein steuern wollen,
• mit Daten in den USA leben können oder das Premier-Paket mit EU-Region verhandeln.

Weniger geeignet ist Vapi für die Arztpraxis, die Kanzlei oder den Handwerksbetrieb, der einen fertigen Telefonassistenten mit deutscher Oberfläche, fester Monatsgebühr und Hosting in Deutschland sucht.

Funktionen im Detail

Eingehende Anrufe und Weiterleitung. Der Agent nimmt Anrufe an und kann an Menschen übergeben. Die Dokumentation beschreibt eine Blind-Weiterleitung, bei der der Anruf direkt durchgestellt wird, und eine Warm-Weiterleitung, bei der der Agent dem Mitarbeiter vorher eine Zusammenfassung gibt. Ziele lassen sich auch dynamisch wählen, etwa nach Postleitzahl über eine Abfrage in Ihrem System.

Ausgehende Anrufe. Einzelne Anrufe und Stapel starten Sie per API, im Dashboard gibt es Kampagnen mit Kontaktlisten, Anrufzeitfenstern und Ergebnis je Kontakt. Eine Mailbox-Erkennung ist dokumentiert. Ausgehend funktioniert nur mit importierten Nummern, nicht mit der kostenlosen Vapi-Nummer.

Terminbuchung. Für Google Calendar gibt es ein fertiges Werkzeug, das freie Zeiten prüft und Termine anlegt. GoHighLevel ist ebenfalls angebunden. Andere Kalender binden Sie über eigene API-Abfragen oder Make und n8n an.

Squads. Mehrere spezialisierte Assistenten teilen sich ein Gespräch und übergeben untereinander, ohne dass der Anrufer neu anfangen muss. Die frühere Funktion Workflows wurde laut Dokumentation am 18. August 2026 zugunsten von Squads eingestellt.

Modelle und Sprachen. Als Sprachmodelle stehen unter anderem OpenAI, Anthropic, Google Gemini und Groq zur Wahl, für Spracherkennung etwa Deepgram, Gladia, AssemblyAI und Azure, für Stimmen ElevenLabs, Cartesia oder Azure. Für mehrsprachige Gespräche empfiehlt Vapi Deepgram im Modus Multi oder Google Multilingual. Eine Liste der unterstützten Sprachen nennt die Dokumentation nicht; Deutsch hängt von den gewählten Anbietern ab.

Auswertung. Nach dem Gespräch erstellt Vapi auf Wunsch eine Zusammenfassung und extrahiert strukturierte Daten nach einem Schema, das Sie festlegen.

Preise und Tarife

Vapi rechnet nach Verbrauch ab, und zwar im Voraus über Guthaben. Die Plattform kostet 0,05 USD pro Minute. Hinzu kommen die Kosten der gewählten Anbieter, die Vapi laut Preisseite ohne Aufschlag weitergibt. Für mehr Leistung, Support und gleichzeitige Gespräche gibt es optionale Success Packages.

Die Preisseite nennt für die Bausteine diese Spannen pro Minute: Spracherkennung mit Deepgram 0,0095 bis 0,0099 USD, KI-Modell von OpenAI 0,0077 bis 0,0452 USD, Stimme von ElevenLabs 0,0146 bis 0,0238 USD. Die Vapi-eigene Telefonie ist kostenlos, Twilio kostet eingehend 0,008 und ausgehend 0,014 USD, Telnyx 0,0055 USD. Für 1.000 Minuten kommt der Rechner auf etwa 82 bis 129 USD im Monat, also rund 0,08 bis 0,13 USD pro Minute.

Zusatzoptionen: HIPAA-Modus 2.000 USD im Monat, jede weitere gleichzeitige Leitung 10 USD, jede weitere Organisation 20 USD. Alle Preise sind in USD angegeben, ob netto oder brutto, steht nicht auf der Seite. Zum Rechnen mit eigenen Werten hilft unser Kostenrechner.

Datenschutz-Check

Hosting. Laut Datenschutzerklärung überträgt Vapi Daten in die USA und verarbeitet sie dort. Die Dokumentation beschreibt eine EU-Region mit eigenem Dashboard, eigener API und eigenem SIP-Host. Sie ist aber nur mit dem Premier Success Package verfügbar, das individuell verhandelt wird.

Subprozessoren. Das Trust Center listet unter anderem Microsoft Azure, OpenAI, Cloudflare, Supabase, Groq, Databricks und WorkOS, bei Databricks und WorkOS mit Sitz USA. Für die übrigen fehlt die Länderangabe. Anbieter, die Sie selbst als optionale Bausteine wählen, gelten laut Trust Center nicht als Subprozessoren von Vapi. Mit ihnen brauchen Sie gegebenenfalls eigene Verträge.

AVV. Die Nutzungsbedingungen binden ein Data Processing Addendum ein, das über security.vapi.ai abrufbar ist und Standardvertragsklauseln enthält. Einen SOC-2-Type-II-Bericht gibt es auf Anfrage unter NDA.

Aufzeichnung. Aufnahme und Logs sind laut Dokumentation standardmäßig eingeschaltet. Aufnahme, Logs und Transkript lassen sich je Assistent oder je Anruf abschalten; einen Standardwert für Transkripte nennt die Dokumentation nicht. Ab dem Core-Paket ist Zero Data Retention enthalten, zudem können Aufnahmen in einem eigenen Speicher landen. Die Datenschutzerklärung erlaubt, Aufnahmen, Transkripte und Logs zum Training der KI-Modelle zu nutzen. Einen automatischen Einwilligungsdialog vor der Aufnahme gibt es nur für Enterprise-Kunden.

KI-Hinweis. Einen voreingestellten Hinweis, dass ein KI-System spricht, nennt Vapi nicht. Die Begrüßung formulieren Sie selbst, die Transparenzpflicht nach Art. 50 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 liegt damit bei Ihnen. Mehr dazu in unseren Ratgebern zu Datenschutz in der KI-Telefonie und zur KI-Kennzeichnung nach dem AI Act; sie ersetzen keine Rechtsberatung.

Einrichtung

Die Registrierung erfolgt im Dashboard, ein erster Assistent ist laut Schnellstart in wenigen Minuten erstellt. Für den produktiven Einsatz brauchen Sie aber Entwicklerwissen: Werkzeuge, Webhooks, Weiterleitungen und Kampagnen werden über API oder JSON-Konfiguration eingerichtet. Oberfläche und Dokumentation sind englisch.

Die kostenlose Vapi-Nummer hat eine US-Vorwahl und nimmt nur Anrufe an. Für eine deutsche Rufnummer importieren Sie eine Nummer von Twilio, Telnyx oder DIDWW oder verbinden Ihre Telefonanlage über einen SIP-Trunk. Ihre bestehende Firmennummer leiten Sie dann auf diese Nummer um. Eine On-Premise-Installation bietet Vapi laut FAQ nicht an.

Vertrag und Support

Eine Mindestlaufzeit gibt es nicht. Laut Nutzungsbedingungen können Sie den Vertrag beenden, indem Sie Vapi mitteilen, dass Sie den Dienst nicht mehr nutzen wollen. Das Core-Paket hat laut Dokumentation einen festen Monatspreis; ob es sich automatisch verlängert, gibt Vapi in Nutzungsbedingungen und Preisdokumentation nicht an. Verbrauchsabhängige Gebühren sind laut Nutzungsbedingungen nicht erstattungsfähig, soweit das Gesetz nichts anderes vorschreibt.

Der Vertrag unterliegt kalifornischem Recht, Streitigkeiten gehen in ein Schiedsverfahren in San Francisco. Eine Postanschrift nennen weder AGB noch Datenschutzerklärung, Kontakt läuft über support@vapi.ai. Ohne Paket erhalten Sie Support über die Discord-Community und per E-Mail ohne zugesagte Antwortzeit. Ab Core gilt eine Reaktionszusage von zwei Werktagen, ab Pro von einem Werktag samt Slack-Kanal und einer Verfügbarkeitszusage von 99 Prozent.

Alternativen zu Vapi

• Synthflow: ebenfalls eine Plattform für Sprachagenten, aber aus Berlin, mit wählbarem EU-Cluster und deutschen AGB. Der Einstieg liegt bei 30.000 USD im Jahr.
• Famulor: Baukasten aus Kempten mit Prepaid-Minutenpreisen in Euro, Hosting in Frankfurt und ein- und ausgehenden Anrufen.
• Voicery: Self-Service-Plattform mit Free-Plan, Paketen in Euro und Hosting bei AWS in Frankfurt.

Einen Überblick über alle Anbieter bietet unser Vergleich der KI-Telefonassistenten.

Häufige Fragen

Quellen

• Startseite – Vapi
• Preise – Vapi
• Partnerschaften – Vapi
• Datenschutzerklärung – Vapi
• Nutzungsbedingungen – Vapi
• Trust Center – Vapi
• Doku: EU-Region und Datenresidenz
• Doku: DSGVO
• Doku: Datenfluss
• Doku: Aufzeichnung und Transkripte
• Doku: Einwilligung zur Aufzeichnung
• Doku: Rufnummern
• Doku: Ausgehende Anrufe
• Doku: Anrufweiterleitung
• Doku: Google Calendar
• Doku: Mehrsprachigkeit
• Doku: FAQ

Angaben geprüft am 2026-10-26. Preise und Funktionen können sich ändern; maßgeblich ist die Website des Anbieters.

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