Velentis Test & Erfahrungen 2026: Preise, Funktionen, Datenschutz

Kurzfazit

Velentis ist ein KI-Automatisierungsanbieter mit Sitz in Berlin, im Impressum als Velentis Intelligence GmbH eingetragen, und einer Schwestergesellschaft in Madrid (VELENTIS IBERIA, S.L.). Neben dem Sprachassistenten für Telefon, Website und WhatsApp bietet das Unternehmen einen E-Mail-Agenten, die Dokumentenlösung DocuMind und individuelle Automatisierungen an. Als Referenz nennt Velentis über 295 Gemeinden in Spanien, die damit täglich Anfragen von Bürgern beantworten, und mehr als 40 aktive Kunden in Europa.

Velentis ist kein Werkzeug, das Sie heute buchen und morgen nutzen. Der Anbieter verkauft Projekte: erst eine fünftägige Analyse, dann Datenaufbereitung, Integration und Betrieb. In unserer Bewertung punktet Velentis bei den Funktionen, verliert aber deutlich beim Preis, weil weder Tarife noch eine Testphase veröffentlicht sind. Beim Datenschutz bleiben Lücken, da Subprozessoren und Speicherfristen für Gesprächsaufnahmen nicht öffentlich genannt werden. Die Angaben stammen von der Website, den AGB und der Datenschutzerklärung von Velentis. Einen eigenen Praxistest haben wir nicht durchgeführt.

Für wen ist Velentis geeignet?

Auf der Produktseite nennt Velentis sechs Branchen: Hausverwaltung, öffentliche Verwaltung, Gesundheitswesen, Hotellerie, Versorger und Kanzleien. Die Unternehmensseite ergänzt Immobilien, Versicherungen, Kultur, Sport, Industrie und freie Berufe. Gemeinsam ist diesen Zielgruppen ein hohes Anrufaufkommen mit wiederkehrenden Fragen und eine IT-Landschaft, in der Daten über mehrere Systeme verteilt sind.

Sinnvoll ist Velentis daher für mittelständische Unternehmen und Organisationen, die einen Sprachassistenten tief in ERP, Buchhaltung oder CRM einbinden wollen und dafür ein begleitetes Projekt bevorzugen. Ein Beispiel wäre eine Hausverwaltung, die Schadensmeldungen per Telefon aufnehmen, direkt ein Ticket anlegen und Besichtigungstermine verschieben lassen möchte. Für einen Handwerksbetrieb oder eine kleine Praxis, die vor allem verpasste Anrufe abfangen will, ist der Aufwand aus Analyse, Projekt und dreimonatiger Kündigungsfrist dagegen hoch.

Funktionen im Detail

Der Sprachassistent nimmt laut Velentis Anrufe rund um die Uhr an, beantwortet Fragen, bucht Termine, leitet Anrufer weiter und legt Tickets an. Bei der Weiterleitung übergibt er eine Zusammenfassung des Gesprächs an die zuständige Person oder nimmt einen Rückrufwunsch auf. Wann übergeben wird, legen Sie über Regeln fest.

Auch ausgehende Anrufe sind möglich. Velentis nennt Erinnerungen, Zahlungserinnerungen und Umfragen, die als Kampagnen ausgespielt werden. Damit eignet sich der Assistent nicht nur für die Anrufannahme, sondern auch für Terminerinnerungen oder das Nachfassen offener Rechnungen.

Bei den Sprachen ist Velentis breit aufgestellt. Der Assistent beherrscht laut Anbieter über 40 Sprachen und antwortet in der Sprache des Anrufers, darunter Regionalsprachen wie Katalanisch, Baskisch und Galicisch. Neben vorgefertigten Stimmen lässt sich die eigene Stimme aus einer kurzen Aufnahme klonen, sofern die sprechende Person schriftlich einwilligt.

Kunden erreichen den Assistenten über drei Kanäle: Telefon, Website und WhatsApp. Auf der Website kann der Sprachagent laut Velentis navigieren, Formulare öffnen, bekannte Angaben eintragen und Termine buchen, wobei der Besucher jeden Schritt sieht. Für Ihr Team bindet Velentis Microsoft Teams und Slack an.

Für die Systemanbindung nennt Velentis SAP, Odoo, DATEV, Salesforce, HubSpot, Microsoft 365, SharePoint, Google Drive, Excel, Power BI und Outlook. Diese Anbindungen sind Projektleistung und keine fertigen Konnektoren zum Anklicken. Hat ein Altsystem keine Schnittstelle, arbeitet laut Anbieter ein Agent direkt in der Bildschirmoberfläche. Eine öffentliche Kunden-API mit Dokumentation haben wir nicht gefunden.

Preise & Tarife

Velentis veröffentlicht keine Preise. Laut AGB werden die Leistungen in Einzelverträgen festgelegt, Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen netto zuzüglich Umsatzsteuer per Überweisung fällig.

Am Ende der Analyse steht laut Velentis eine schriftliche Auswertung für die Geschäftsführung mit empfohlener Reihenfolge der Arbeiten. Ob darin bereits ein Preis enthalten ist und ob die Analyse selbst etwas kostet, gibt die Website nicht an. Planen Sie für ein Angebot also ein Erstgespräch und mindestens eine Woche Analyse ein. Was Anbieter mit festen Paketpreisen bei Ihrem Anrufvolumen kosten würden, zeigt unser Kostenrechner zum Vergleich.

Datenschutz-Check

Hosting: Velentis wirbt auf der Unternehmensseite mit „100 %“ der Daten in der EU und auf der Produktseite mit Rechenzentren in der EU. Laut Datenschutzerklärung läuft die KI-Verarbeitung auf Infrastruktur innerhalb der EU, personenbezogene Daten werden vorrangig in EU und EWR verarbeitet. Auf der Unternehmensseite ist zusätzlich ein Betrieb auf eigenen Servern (On-Premise) genannt.

Subprozessoren: Die Datenschutzerklärung nennt nur Kategorien, nämlich CRM-Plattformen, KI-Dienstleister und EU-Hosting-Anbieter, aber keine Firmennamen. Für KI-Subprozessoren außerhalb der EU sieht sie Übermittlungen auf Basis von Angemessenheitsbeschlüssen oder EU-Standardvertragsklauseln vor. Ob US-Anbieter beteiligt sind, lässt sich öffentlich nicht prüfen.

AV-Vertrag: AGB und Datenschutzerklärung sehen einen gesonderten AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO vor. Ein Muster liegt nicht öffentlich vor, die Subprozessoren werden offenbar je Projekt festgelegt.

Aufzeichnung: Laut Produktseite zeichnet der Assistent Gespräche vollständig auf und transkribiert sie, mit lückenlosem Protokoll. Rechtsgrundlage ist laut Datenschutzerklärung Einwilligung oder Vertrag, wobei die Übersicht der Rechtsgrundlagen Sprachaufnahmen nur unter der Einwilligung aufführt. Eine Speicherdauer für Sprachdaten nennt Velentis nicht. Persönliche Daten werden laut Anbieter ohne ausdrückliche Einwilligung nicht zum Training fremder KI-Modelle genutzt.

KI-Hinweis: Einen Hinweis an Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen, dokumentiert Velentis nicht. Nach Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 müssen Anbieter KI-Systeme, die mit Menschen interagieren, so gestalten, dass Betroffene davon erfahren. Klären Sie im Projekt, wie die Begrüßung das umsetzt. Wie wir Datenschutzangaben gewichten, erklärt unsere Methodik. Dies ist keine Rechtsberatung.

Einrichtung

Selbst einrichten können Sie den Assistenten nicht. Velentis arbeitet in Phasen: In Phase 0 analysiert ein Team fünf Arbeitstage vor Ort Prozesse, Dokumente und Daten und erstellt eine schriftliche Empfehlung. An anderer Stelle derselben Seite ist für Phase 0 von ein bis zwei Wochen die Rede, rechnen Sie also eher mit dem längeren Zeitraum. Es folgen Datenaufbereitung und Integration in den Wochen zwei bis sechs, der erste Anwendungsfall geht laut Anbieter vor Woche acht live. Nach jeder Phase entscheiden Sie, ob es weitergeht.

Der Assistent arbeitet laut Velentis mit Ihren bestehenden Rufnummern, die technische Anbindung wird in der Analyse geklärt. Die Website gibt es auf Deutsch und Englisch. Nach dem Start folgt laut Vorgehensseite die laufende Phase „Run and scale“, in der weitere Anwendungsfälle dazukommen können. Wie oft der Assistent nachjustiert wird, legt die Website nicht fest; klären Sie das im Angebot.

Vertrag & Support

Unbefristete Verträge können beide Seiten laut AGB mit drei Monaten Frist zum Monatsende kündigen. Verträge mit fester Laufzeit enden automatisch, lassen sich vorher aber nur aus wichtigem Grund kündigen. Bei fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung auf vorhersehbare, typische Schäden und auf die im letzten Vertragsjahr gezahlte Nettovergütung begrenzt. Für leichte Fahrlässigkeit bei unwesentlichen Pflichten schließen die AGB die Haftung aus.

Velentis arbeitet laut AGB aus zwei Büros in Berlin und Madrid, der Kundenservice ist montags bis freitags von 9:00 bis 17:30 Uhr Ortszeit erreichbar. Weitere Support-Kanäle oder Reaktionszeiten nennen die AGB nicht, Wartung und Support sind dort als optionale, gesondert vereinbarte Leistung geregelt. Achten Sie auf den Vertragspartner: Das Impressum nennt die Velentis Intelligence GmbH, die AGB sprechen für Deutschland von „KI-Tech Consulting by Velentis UG“. Lassen Sie sich die genaue Gesellschaft im Angebot bestätigen.

Alternativen zu Velentis

• VOICO.AI: ebenfalls auf den Mittelstand mit Einrichtung durch den Anbieter ausgerichtet, mit Hosting in der Open Telekom Cloud, öffentlich verfügbarem AVV und Anbindung an CRM- und Autohaus-Systeme.
• telli: Berliner Plattform für ein- und ausgehende Anrufe mit 61 Integrationen, REST-API und Self-Serve-Registrierung. Eine Option, wenn Sie schneller und ohne Analyseprojekt starten wollen.
• Parloa: auf großen Kundenservice mit Contact-Center-Anbindung zugeschnitten, mit wählbarer Datenresidenz. Passt eher zu Konzernen als zu kleinen Teams.

Wenn Sie vor allem eingehende Anrufe mit festen Paketpreisen abdecken möchten, lohnt der Blick auf fonio oder unseren Anbietervergleich.

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Häufige Fragen

Quellen

• Startseite – velentis.ai
• Sprachassistent – velentis.ai
• Individuelle Lösungen – velentis.ai
• Vorgehen – velentis.ai
• Über uns – velentis.ai
• Impressum – velentis.ai
• Datenschutzerklärung – velentis.ai
• AGB – velentis.ai

Angaben geprüft am 2026-10-26. Preise und Funktionen können sich ändern; maßgeblich ist die Website des Anbieters.