VITAS Test & Erfahrungen 2026: Preise, Funktionen, Datenschutz

Kurzfazit

VITAS ist ein KI-Telefonassistent der VITAS GmbH mit Sitz in Nürnberg, vermarktet unter der Domain telefonassistent.de. Der Assistent nimmt Anrufe an, fragt das Anliegen ab, sortiert es nach Gründen wie Rezeptbestellung, Überweisung, Krankmeldung oder Terminwunsch und legt alles strukturiert im Webportal ab. Auf der Startseite nennt VITAS Kundenlogos wie Asklepios, Klinikum Nürnberg und das UKM sowie Erfolgsgeschichten mehrerer Kliniken und Hausarztpraxen.

Nach unserer Methodik kommt VITAS auf eine Gesamtnote von 4,3. Am stärksten ist der Datenschutz: Hosting in Deutschland, eine öffentlich abrufbare Subprozessorenliste ohne US-Dienstleister und Prüfungen nach BSI C5 und ISO 27001. Abzüge gibt es bei den Funktionen, weil Weiterleitung, Integrationen und Webhook erst mit dem kostenpflichtigen Pro-Paket kommen und ausgehende Anrufe fehlen. Alle Angaben stammen von der Website, aus AGB, AVV, Leistungsbeschreibung und Datenschutzinformationen des Anbieters. Einen eigenen Praxistest haben wir nicht durchgeführt.

Für wen ist VITAS geeignet?

Die Zielgruppe ist eindeutig: Arztpraxen, medizinische Versorgungszentren, Kliniken und Krankenhäuser. Darauf sind die Gesprächsvorlagen ausgelegt, darauf zielen die Integrationen mit Praxisverwaltungs- und Terminsystemen, und aus diesem Umfeld stammen alle Referenzen. Ein weiterer Anwendungsfall, den VITAS nennt, sind Krankmeldungen von Mitarbeitenden, die der Assistent telefonisch entgegennimmt.

Laut FAQ lässt sich VITAS grundsätzlich auch in anderen Branchen einsetzen, weil sich Szenarien und Fragen frei konfigurieren lassen. Einzelne Integrationen wie resmio für Restaurants oder Taxi.de deuten darauf hin. Branchenvorlagen für Handwerk, Kanzleien oder Immobilien haben wir aber nicht gefunden.

Gut passt VITAS, wenn Ihre Praxis viele kurze Standardanrufe bekommt, Patientendaten nicht an US-Clouds gehen sollen und Sie eine der angebundenen Praxissoftwares nutzen.

Funktionen im Detail

Kern ist die Anliegenerfassung. Der Assistent führt das Gespräch nach Szenarien, die Sie im No-Code-Editor anlegen oder aus Vorlagen übernehmen, etwa für Terminwünsche, Rezeptbestellungen oder Rückrufbitten. Pro Szenario legen Sie fest, welche Daten abgefragt werden. In der Anrufübersicht sehen Sie jedes Gespräch mit Bearbeitungsstatus, Notizen, Audiomitschnitt und Transkript. Eine eigene Wissensdatenbank liefert dem Assistenten Informationen über Ihren Betrieb, Öffnungszeiten inklusive Feiertagen und Betriebsurlaub steuern das Verhalten.

Terminbuchung: Ist ein Kalender oder eine Praxissoftware angebunden, vereinbart der Assistent Termine direkt. Ohne Anbindung erfasst er Terminwünsche, die Ihr Team dann bestätigt.

Weiterleitung: Das direkte Durchstellen an Mitarbeitende gehört zum Pro-Paket. Im Grundtarif gibt es Weiterleitungsoptionen ans Team per Ticket und E-Mail-Benachrichtigungen bei neuen Anrufen.

Integrationen: Auf der Produktseite stehen unter anderem medatixx, tomedo, samedi, principa, cituro, docmedico, dubidoc, 321 MED, joviva, resmio, AGFEO, Kommunix und Taxi.de. Ein Teil der Logos steht unter dem Hinweis „Bald verfügbar“; welche Anbindungen genau schon nutzbar sind, geht aus der Seite nicht eindeutig hervor. Fragen Sie das für Ihre Praxissoftware vor Vertragsschluss nach. Dazu kommen ein Webhook für Ereignisse wie neue Anrufe und eine SIP-Trunk-Anbindung an die Telefonanlage, beides im Pro-Paket. Eine öffentliche REST-API haben wir nicht gefunden.

Sprachen und Stimmen: Mit dem Add-on Multilingualität spricht der Assistent zwölf Sprachen, darunter Englisch, Türkisch, Russisch, Arabisch, Polnisch und Ukrainisch. Die Übersetzung läuft laut AVV über DeepL. Für die Gesprächsführung stehen mehrere Stimmen zur Auswahl. Das Klonen der eigenen Stimme listet VITAS als Pro-Funktion, laut Produktseite aber erst „verfügbar ab 12/2026“.

Ausgehende Anrufe: Kampagnen oder Erinnerungsanrufe sind nicht dokumentiert. VITAS nennt nur automatisierte Rückrufe und SMS als Benachrichtigung an Anrufende.

Preise & Tarife

VITAS rechnet pro Konversation ab, nicht pro Minute. Als Konversation zählen eingehende Anrufe, Chats, von Ihnen versendete SMS und automatisierte Rückrufe. Alle Preise netto (Stand Oktober 2026):

Weitere Add-ons kosten pro Assistentennummer und Monat: Chatbot bzw. Online-Rezeption 79 €, Multilingualität 99 €, Messenger 79 €. Advanced Management für größere Organisationen liegt bei 299 €. Mehrjahrespakete über 24 bis 36 Monate gibt es mit bis zu 25 % Rabatt, Individualpakete ab 2.500 Konversationen auch als Flatrate.

Ein Rechenbeispiel: Eine Praxis mit 400 Anrufen im Monat zahlt im FLEX-Tarif 49 € plus 400 × 0,28 € = 161 €. BASIC mit 500 Inklusivkonversationen kostet 119 €. Braucht die Praxis das Durchstellen an Mitarbeitende oder eine Anbindung an die Praxissoftware, kommen 99 € für das Pro-Paket dazu. Überschreitungen rechnet VITAS rückwirkend für den betroffenen Monat ab, bei 80 % und 100 % des Kontingents kommt eine Warnung per E-Mail.

Die Testphase dauert 30 Tage mit 500 Testkonversationen und endet automatisch, Zahlungsdaten sind nicht nötig.

VITAS 30 Tage kostenlos testen →

Datenschutz-Check

Hosting: Laut AVV (Version 1.4, Juli 2025) laufen Server und Datenbank in der Open Telekom Cloud der T-Systems International GmbH, Serverstandort Magdeburg und Biere. Telefonnummern und Telefonieinfrastruktur stellt die Open Numbers GmbH mit Serverstandort Deutschland. Die Sicherheitsseite nennt eine Prüfung nach BSI C5 Typ 1 und eine ISO-27001-Zertifizierung. Kundendaten werden laut VITAS nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Subprozessoren: Die Liste steht als Anlage I und II im AVV. Standardmäßig im Einsatz sind T-Systems, checkdomain (Webhosting, DNS) und Open Numbers. Nur bei optionalen Funktionen kommen MessageBird aus Amsterdam für SMS, rapidmail aus Freiburg für Benachrichtigungsmails und DeepL aus Köln für Übersetzungen hinzu. Ein US-Dienstleister taucht nicht auf.

AVV: Die AGB sehen einen gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag vor. Der AVV ist samt TOMs auf der Seite „Rechtliches“ öffentlich als PDF abrufbar. Er nennt ausdrücklich auch freiwillig mitgeteilte Gesundheitsdaten und Daten unter Berufsgeheimnis nach § 203 StGB.

Aufzeichnung: Die Sprachaufzeichnung des Anrufs gehört laut AVV zu den Datenkategorien, die immer verarbeitet werden müssen. Eine Option, die Aufzeichnung abzuschalten, und konkrete Löschfristen haben wir in den öffentlichen Unterlagen nicht gefunden. Nach Vertragsende löscht VITAS die Daten laut AGB nach 30 Tagen unwiderruflich. Klären Sie Speicherdauer und Abschaltbarkeit vor dem Einsatz mit dem Anbieter.

KI-Hinweis: Einen festen Hinweis, dass Anrufende mit einer KI sprechen, beschreibt VITAS nicht. Die Begrüßungsansage ist laut Leistungsbeschreibung frei konfigurierbar, den Hinweis sollten Sie dort selbst aufnehmen. Seit dem 2. August 2026 verlangt Art. 50 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689, dass Menschen erfahren, wenn sie mit einem KI-System interagieren. Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung. Mehr dazu in unserem Datenschutz-Check für KI-Telefonie.

Einrichtung

Laut VITAS dauert die Einrichtung rund eine Stunde und erfordert keine technischen Vorkenntnisse. Sie brauchen einen aktuellen Browser und eine Telefonanlage, die Anrufe auf die von VITAS bereitgestellte deutsche Rufnummer weiterleiten kann. Alternativ binden Sie die Anlage im Pro-Paket per SIP-Trunk an.

Ein Standard-Onboarding ist kostenlos. Onboarding Pro mit mehr Zeit und einem zusätzlichen Check-in durch das Customer-Success-Team gehört zum Pro-Paket. Dazu gibt es Tutorial-Videos und Hilfeartikel. Konfiguriert wird alles selbst im Portal, ohne Service-Ticket.

Vertrag & Support

Die AGB (Version 1.0 vom 1. April 2022) regeln einen unbefristeten Vertrag. Monatliche Verträge können beide Seiten mit vier Wochen Frist zum Monatsende kündigen, Jahresverträge erstmals zum Ende der Mindestlaufzeit, jeweils in Textform. Jahrespakete sind zu Beginn fällig, Rechnungen innerhalb von 14 Tagen. Preisanpassungen darf VITAS mit zwei Monaten Vorlauf zum 1. Januar oder 1. Juni ankündigen.

Störungen melden Sie per E-Mail an den Support. Die Servicezeit liegt laut AGB werktags von 8 bis 17 Uhr, bei schweren Störungen reagiert VITAS innerhalb von sechs Stunden. Ein Service Level Agreement steht ebenfalls auf der Seite „Rechtliches“.

Alternativen zu VITAS

• Fonio: Breit aufgestellt für Praxen, Kanzleien und Handwerk, mit API für ausgehende Anrufe. Sinnvoll, wenn Sie auch Erinnerungsanrufe automatisieren wollen.
• Speakki: Ebenfalls ab 39 € netto im Monat, ausgerichtet unter anderem auf Arztpraxis, Physiotherapie und Handwerk.
• Telfo: Paketpreise mit Inklusivminuten statt Konversationen und eigene Lösung für ausgehende Anrufe, Hosting bei Hetzner, Sprach-KI aber über OpenAI.

Den direkten Vergleich finden Sie in unserer Bestenliste und im Kostenrechner.

Häufige Fragen

Quellen

• Preise – telefonassistent.de
• Produkt – telefonassistent.de
• Sicherheit – telefonassistent.de
• Rechtliches (AGB, Leistungsbeschreibung, AVV/TOMs, SLA) – telefonassistent.de
• AGB – telefonassistent.de
• AVV VITAS Plattform, Version 1.4 (Juli 2025)
• Datenschutzinformation für Anrufende (März 2026)
• Leistungsbeschreibung VITAS (Version 1.0)
• Impressum – VITAS
• Partnerschaften – telefonassistent.de
• Kunden werben Kunden – telefonassistent.de

Angaben geprüft am 2026-10-26. Preise und Funktionen können sich ändern; maßgeblich ist die Website des Anbieters.

Passend zum Thema