voiceOne Test & Erfahrungen 2026: Preise, Funktionen, Datenschutz

Kurzfazit

voiceOne kommt von der voiceOne UG aus Bamberg und richtet sich an kleine und mittlere Betriebe im DACH-Raum. Der Assistent nimmt Anrufe an, beantwortet Fragen, bucht Termine in freie Kalenderzeiten und verbindet bei Bedarf weiter. Ungewöhnlich ist, was darüber hinaus im selben Konto steckt: ein CRM, Angebote, Rechnungen inklusive E-Rechnung, ein DATEV-Export und die Umsatzsteuer-Voranmeldung über ELSTER.

Stark ist der Anbieter beim Funktionsumfang und beim Standort: Laut AGB werden alle Daten nur auf Servern in Deutschland verarbeitet. Schwach ist die Transparenz. Preise stehen nicht auf der Website, die eingesetzten KI-Modellanbieter und Subprozessoren sind nicht öffentlich benannt, und zur Speicherdauer von Aufzeichnungen finden sich zwei unterschiedliche Angaben. Nach unserer Methodik ergibt das 3,8 von 5 Punkten. Wir haben voiceOne nicht selbst im Betrieb eingesetzt, die Bewertung stützt sich auf die Angaben des Anbieters (Stand 26.10.2026).

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Für wen ist voiceOne geeignet?

Auf der Website nennt voiceOne Handwerksbetriebe, Physiotherapie-, Arzt- und Zahnarztpraxen, Rechtsanwaltskanzleien, Steuerberater, Friseursalons und die Immobilienwirtschaft. Für Arzt- und Therapiepraxen gibt es die eigene Marke mediOne mit Funktionen für Verordnungen, Rezeptanfragen und Patiententermine sowie einer Anbindung an Praxissoftware.

Am meisten Sinn ergibt voiceOne für Betriebe, die noch keine feste Bürosoftware haben oder ihre Werkzeuge zusammenlegen wollen. Ein Handwerksbetrieb mit zwei bis zehn Mitarbeitern kann damit Anrufe annehmen lassen, Kundendaten im CRM sammeln, Angebote schreiben und die Buchhaltung per DATEV-Export an den Steuerberater geben. Wer bereits ein etabliertes CRM und eine Buchhaltungssoftware nutzt, zahlt diese Zusatzfunktionen womöglich mit, ohne sie zu brauchen. Ob das so ist, lässt sich ohne Preisliste nicht prüfen.

Funktionen im Detail

Anrufannahme und Auskunft: Der Assistent nimmt Anrufe unter einer eigenen Rufnummer an und beantwortet Fragen aus dem hinterlegten Wissen. Nach jedem Gespräch entsteht eine Zusammenfassung. Laut Anbieter lässt sich auch eine eigene Stimme verwenden.

Terminbuchung: Termine landen in freien Zeiten Ihres Kalenders, auf Wunsch mit SMS-Bestätigung. Angebunden werden Google, Outlook, CalDAV und eTermin. Termine lassen sich laut Funktionsseite auch über WhatsApp buchen.

Weiterleitung und Rückrufe: voiceOne verbindet Anrufer an Mitarbeiter weiter. Wie die Weiterleitung im Detail gesteuert wird, etwa nach Uhrzeit oder Anliegen, beschreibt die Funktionsseite nicht.

Ausgehende Anrufe: Über Outbound-Kampagnen ruft der Assistent selbst an, zum Beispiel für Rückrufe. Ausgehende Anrufe bieten längst nicht alle KI-Telefonassistenten an, bei manchen sind sie erst in höheren Tarifen enthalten.

API und Webhooks: Eine REST-Schnittstelle deckt Kontakte, Deals, Tickets, Kalender und Warenwirtschaft ab. Webhooks laufen vor und nach jedem Anruf, und der Assistent kann während des Gesprächs eigene Funktionen aufrufen. Damit lassen sich Kundendaten nachschlagen oder Aufträge anlegen, während der Anrufer noch am Telefon ist.

Büro-Funktionen: CRM, Angebote, Rechnungen und E-Rechnung, DATEV-Export, ELSTER und eine Bankanbindung. Welche Bank angebunden wird, nennt die Seite nicht. Dazu kommt ein E-Mail-Agent.

Sprachen: Hier bleibt eine Lücke. Die Website ist in sechs Sprachen verfügbar, aber in welchen Sprachen der Assistent telefoniert, steht nirgends. Nur für die Transkription von Aufzeichnungen nennt voiceOne 13 Sprachen. Wenn Sie viele fremdsprachige Anrufer haben, fragen Sie das vor dem Start nach.

Preise & Tarife

voiceOne veröffentlicht keine Preise. Die AGB verweisen zwar auf Preise auf voice-one.ai, eine Preisseite haben wir dort aber nicht gefunden. Bekannt sind nur die Tarifstruktur und die Abrechnungsregeln:

Alle Preise sind laut AGB netto zuzüglich Umsatzsteuer. Abgerechnet wird monatlich im Voraus per SEPA-Lastschrift, Kreditkarte oder Rechnung. Sind die Inklusivminuten verbraucht, schaltet voiceOne den Dienst nicht ab, sondern berechnet die Mehrminuten am Monatsende nach Preisliste. Preiserhöhungen kündigt der Anbieter mindestens sechs Wochen vorher an, bei mehr als 5 Prozent haben Sie ein Sonderkündigungsrecht.

Die kostenlose Startphase ist großzügig: Sie ist laut AGB zeitlich nicht begrenzt, voiceOne kann sie aber mit 14 Tagen Frist beenden. Wie viele Minuten darin enthalten sind, nennt der Anbieter nicht. Für die Bewertung „Preis-Leistung“ vergeben wir 3,0 Punkte, weil ohne Preise kein Vergleich möglich ist. Mit unserem Kostenrechner können Sie Anbieter mit öffentlichen Preisen durchrechnen.

Datenschutz-Check

Hosting: Laut AGB § 9 werden alle Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland verarbeitet und gespeichert. Im Tarif Enterprise ist der Betrieb auf eigenen Servern vorgesehen.

Subprozessoren: Nicht öffentlich. Die Datenschutzseite spricht nur allgemein von „Modellanbietern“ und wählbaren Sprachmodellen, ohne Namen. Ob dabei US-Dienstleister beteiligt sind, lässt sich daher nicht beurteilen. Positiv: Gesprächsdaten werden laut Anbieter nicht zum Training von KI-Modellen verwendet, auch nicht bei den Modellanbietern.

AVV: Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist laut AGB vorgesehen und laut Datenschutzseite in der Anwendung unter Profil abrufbar. Lassen Sie sich dort die Liste der Subprozessoren zeigen, bevor Sie den Assistenten produktiv schalten.

Aufzeichnung: Zu jedem Anruf entstehen Audio, Transkript und Zusammenfassung. Die Seite zur Gesprächsaufzeichnung beschreibt eine Ansage mit Widerspruch per Taste 0, Vorlagen für Deutschland, Österreich und die Schweiz sowie ein Audit-Log für jede Einwilligung. Bei der Speicherdauer widersprechen sich die Seiten: Die Datenschutzseite nennt 30 Tage für Audio und 180 Tage für Transkripte, die Aufzeichnungsseite 90 Tage als Standard, einstellbar bis zehn Jahre. Klären Sie, welche Einstellung für Ihr Konto gilt.

KI-Hinweis: Eine voreingestellte Ansage „Sie sprechen mit einer KI“ beschreibt voiceOne nicht. Die AGB legen die Pflicht ausdrücklich auf Sie als Kunden: Sie müssen Anrufer informieren, soweit das gesetzlich erforderlich ist. Nach Art. 50 der EU-KI-Verordnung müssen Menschen grundsätzlich erfahren, dass sie mit einem KI-System sprechen. Planen Sie deshalb eine eigene Begrüßung ein, die den KI-Assistenten nennt. Das ist keine Rechtsberatung.

Einrichtung

Die Einrichtung läuft im Browser ohne Installation, eine Smartphone-App gibt es zusätzlich. Der Anbieter beschreibt fünf Schritte: Konto anlegen, Wissen hinterlegen, Kalender verbinden, Rufnummer einrichten, Probeanruf. Ihre bestehende Nummer behalten Sie per Rufumleitung, die Sie mit einem Code am Telefon aktivieren. Alternativ nutzen Sie eine neue Nummer aus voiceOne. Eine Anleitung liegt im Hilfe-Center.

Wie lange die Einrichtung dauert und ob es eine begleitete Einführung gibt, nennt voiceOne nicht. Für einen selbst einrichtbaren Dienst mit deutscher Oberfläche und Rufumleitung vergeben wir 4,2 Punkte.

Vertrag & Support

Der Vertrag läuft unbefristet und ist mit 30 Tagen Frist zum Monatsende kündbar, eine E-Mail genügt. Eine Mindestlaufzeit nennen die AGB nicht. Erreichbar ist voiceOne per Telefon unter 0951 16092950 und per E-Mail an info@voice-one.ai. Laut Website unterscheiden sich die Tarife auch im Support-Umfang, Details dazu fehlen. Vertragspartner ist eine UG mit Sitz in Bamberg, eingetragen beim Amtsgericht Bamberg (HRB 12567). Für diesen Bereich vergeben wir 4,0 Punkte.

Alternativen zu voiceOne

• fonio: veröffentlicht seine Tarife mit Inklusivminuten und legt die Subprozessoren im AVV offen. Gut, wenn Sie vorab rechnen wollen.
• sipgate sona: Anbieter aus Düsseldorf mit kostenlosem Einstiegstarif und öffentlicher Preisliste, nach eigenen Angaben mit KI-Modellen in deutschen Rechenzentren. Die Unterauftragnehmerliste nennt allerdings auch einen US-Dienstleister für Spracherkennung und -synthese.
• smao: Anbieter aus Deutschland mit Hosting in Deutschland, Outbound-Funktion und Pay-as-you-go-Tarif ohne Grundgebühr.

Den vollständigen Überblick finden Sie in unserem Vergleich der KI-Telefonassistenten.

Häufige Fragen