Voxiplan Test & Erfahrungen 2026: Preise, Funktionen, Datenschutz

Kurzfazit

Voxiplan kommt aus der Online-Terminbuchung. Betreiber ist die Voxiness SRL mit Sitz in Brüssel. Kern des Produkts ist eine Buchungsseite, die mit Google Kalender, Outlook, Exchange oder iCloud abgleicht, Erinnerungen verschickt und auf Wunsch Anzahlungen über Stripe einzieht. Darauf setzt ein KI-Assistent auf, der Fragen beantwortet, Nachrichten aufnimmt und Termine vereinbart. Die eigentliche Telefonie mit Rufnummern, Weiterleitung und KI-Anrufannahme hat der Anbieter in die Schwestermarke VoxiPlus ausgelagert.

Nach unserer Methodik kommt Voxiplan auf eine Gesamtnote von 3,3. Punkte holt der Anbieter mit der günstigen, öffentlich einsehbaren Preisliste, der Gratisversion und einer soliden Terminlogik. Abzüge gibt es beim Datenschutz: viele US-Dienstleister, kein öffentlicher AV-Vertrag, keine Angabe zum KI-Modell und keine Aussage dazu, ob sich der Assistent am Telefon als KI zu erkennen gibt. Alle Angaben stammen von der Website, der Preisseite, den FAQ, den AGB und der Datenschutzerklärung des Anbieters. Einen eigenen Praxistest haben wir nicht durchgeführt.

Für wen ist Voxiplan geeignet?

Voxiplan führt eigene Branchenseiten für Chiropraktiker, Versicherungsagenturen, Anwaltskanzleien, Arztpraxen, Immobilienverwaltungen und Immobilienmakler. Gemeinsam ist diesen Betrieben, dass fast jeder Kundenkontakt in einen Termin mündet: Erstberatung, Besichtigung, Behandlung, Schadensgespräch.

Interessant ist das Angebot vor allem für kleine Teams, die zuerst eine Online-Terminbuchung brauchen und den KI-Assistenten als Ergänzung sehen. Wer heute noch Termine per Telefon und Papierkalender vergibt, bekommt hier für wenige Euro pro Mitarbeiter eine Buchungsseite mit Kalenderabgleich. Wer dagegen in erster Linie einen KI-Telefonassistenten sucht, der ab dem ersten Tag deutschsprachige Anrufe annimmt, muss bei Voxiplan zwei Produkte kombinieren und sollte die Gesprächsqualität in der Testphase genau prüfen. Laut Impressum richten sich die Dienste ausschließlich an Unternehmen, Verträge mit Verbrauchern sind nicht vorgesehen.

Funktionen im Detail

Terminbuchung. Kunden buchen über eine eigene Buchungsseite, die Sie auf der Website einbinden oder als Link teilen. Voxiplan prüft laut FAQ die Verfügbarkeit in Echtzeit und vermeidet Doppelbuchungen. Ab Basic sind Zwei-Wege-Sync mit Google, Exchange, Outlook, Office 365 und iCloud, Gruppenbuchungen, eigene Buchungsfragen sowie Zoom- und Google-Meet-Links enthalten. Premium ergänzt Stripe-Zahlung, rollenbasierte Rechte und das Entfernen des Voxiplan-Brandings.

KI-Assistent. Der Assistent beantwortet laut Preisseite Fragen, nimmt Nachrichten auf und plant Termine. Die englische FAQ beschreibt die Telefonvariante genauer: Sie nimmt Anrufe rund um die Uhr an, beantwortet häufige Fragen, schlägt freie Zeiten vor, bucht direkt in den Kalender, folgt eigenen Gesprächsabläufen, stellt Anrufe an Mitarbeiter durch und schickt eine SMS hinterher, wenn ein Anrufer nicht bucht. Dieselbe FAQ nennt auch ausgehende Anrufe. Die deutschen Funktionsseiten stellen dagegen Chat und SMS in den Vordergrund und verweisen für die KI-Anrufannahme auf VoxiPlus.

Erinnerungen und Nachfassen. Bestätigungen und Erinnerungen gehen per E-Mail, SMS oder Anruf raus. Für SMS über das eigene Android-Handy gibt es die Zusatz-App VoxiSMS.

Telefonie über VoxiPlus. VoxiPlus liefert Rufnummern (lokal, gebührenfrei, international oder portiert), Weiterleitung nach Team und Geschäftszeiten, Sprachmenü, Warteschleifen, Mailbox per E-Mail, Anrufaufzeichnung und den KI-Agenten Voxi.ai. In der Voxiplan-Preistabelle ist die Telefonie bei Basic als „Basis“, bei Premium und Enterprise als „Erweitert“ markiert.

Schnittstellen. Eine API gibt es laut Preistabelle nur im Enterprise-Tarif. CRM-Anbindungen nennt die Integrationsseite nicht. Zu den Gesprächssprachen des Assistenten macht Voxiplan keine Angabe; die Oberfläche ist in sieben Sprachen verfügbar, darunter Deutsch.

Preise & Tarife

Voxiplan veröffentlicht die Preise vollständig. Alle Angaben verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer, Stand Oktober 2026.

Der Terminpreis sinkt laut Kostenrechner mit der Menge: 0,31 € bei mehr als 100 Terminen im Monat, 0,25 € bei mehr als 250 und 0,15 € bei mehr als 400. Achten Sie beim Nachrechnen auf ein Detail: Der Kostenrechner zeigt in der Grundeinstellung 0,01 € je Unterhaltung, die Tarifkarte des KI-Assistenten nennt 0,05 € je Gespräch. Wir rechnen mit dem höheren Wert. Ein Rechenbeispiel: 150 KI-Gespräche mit 60 gebuchten Terminen kosten 130 × 0,05 € plus 60 × 0,49 €, zusammen 35,90 € netto, zuzüglich Softwarelizenz.

Nicht enthalten sind Rufnummern, Gesprächsminuten und SMS. Diese laufen über das Prepaid-Guthaben von VoxiPlus. Die Telekom-Tabelle auf der Voxiplan-Preisseite hat eine Länderauswahl, fest hinterlegt sind dort aber nur US-Tarife (0,03 € pro Minute ausgehend in die USA und nach Kanada, 0,02 € pro SMS). Feste Minutenpreise für Deutschland haben wir nicht gefunden; VoxiPlus verweist für aktuelle Tarife auf die Anzeige im Kundenkonto. Ungenutztes Prepaid-Guthaben wird laut Preisseite nicht erstattet, soweit das Gesetz nichts anderes vorschreibt.

Datenschutz-Check

Hosting. Die Datenschutzerklärung nennt Amazon Web Services mit Verarbeitungsort Europa und Heroku (Salesforce) mit Verarbeitungsort EU. Der Unternehmenssitz liegt in Belgien und damit in der EU.

Subprozessoren. Für die Telefonie ist Twilio, Inc. mit Verarbeitungsort USA aufgeführt. Weitere Dienste mit Verarbeitungsort USA sind unter anderem Cloudflare, Stripe, Sendgrid, HubSpot, Chargebee, GoCardless, New Relic, Rollbar und Logentries. Eine gesonderte Subprozessorenliste haben wir nicht gefunden. Welches Sprach- oder KI-Modell die Gespräche verarbeitet, nennt die Datenschutzerklärung nicht.

AV-Vertrag. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist auf der Website nicht verlinkt. Fragen Sie ihn vor dem Einsatz schriftlich an, vor allem wenn Sie Gesundheits- oder Mandantendaten verarbeiten.

Aufzeichnung. Laut FAQ werden Sprach- und Textdaten bei Übertragung und Speicherung verschlüsselt, und Sie haben die volle Kontrolle über Verlauf und Aufzeichnungen. Standardeinstellung und Speicherdauer nennt Voxiplan nicht. Die deutsche FAQ spricht von DSGVO- und HIPAA-Konformität, die englische von GDPR und CCPA; Zertifikate oder Prüfberichte dazu haben wir nicht gefunden.

KI-Hinweis. Ob sich der Assistent zu Beginn des Gesprächs als KI vorstellt, gibt der Anbieter nicht an. Art. 50 des EU AI Act verlangt ab August 2026, dass Menschen erkennen können, wenn sie mit einem KI-System sprechen. Prüfen Sie, ob sich die Begrüßung entsprechend anpassen lässt. Dieser Hinweis ist keine Rechtsberatung.

Einrichtung

Die Einrichtung läuft selbstständig: Konto anlegen, Kalender verbinden, Verfügbarkeiten festlegen, Buchungsseite teilen. Eine Kreditkarte ist für den 14-tägigen Test nicht nötig. Die Oberfläche gibt es auf Deutsch.

Für die Telefonannahme kommt ein zweiter Schritt hinzu. Bei VoxiPlus wählen Sie eine Rufnummer oder portieren eine bestehende, nehmen eine Begrüßung auf und legen fest, wohin Anrufe gehen. Für Ihre bisherige Festnetznummer bleibt in der Regel eine Rufumleitung auf die VoxiPlus-Nummer. Ein persönliches Onboarding beschreibt der Anbieter nicht; Unterstützung gibt es über das Hilfecenter. VoxiPlus bietet zudem ein Programm für Umsetzungspartner, die Telefonabläufe für Kunden einrichten.

Vertrag & Support

Die Abos sind laut AGB unbefristet und jederzeit kündbar. Die Kündigung wird 30 Tage nach Zugang wirksam. Die AGB nennen außerdem ein vertragliches Rücktrittsrecht innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsschluss, zu den auf der Website beschriebenen Bedingungen. Es gilt das Recht am Sitz des Anbieters, also belgisches Recht; Gerichtsstand sind ausschließlich die Gerichte am Sitz in Brüssel. Preise, Beschreibungen und Verfügbarkeit der Produkte können sich laut AGB unangekündigt ändern. Geänderte AGB gelten ab dem mitgeteilten Zeitpunkt und mit der weiteren Nutzung als akzeptiert; wer das nicht will, muss die Nutzung einstellen und kündigen.

Support erreichen Sie über das Hilfecenter (englisch), per E-Mail an contact@voxiplan.com und telefonisch unter einer belgischen Nummer. Servicezeiten und Reaktionszeiten nennt der Anbieter nicht.

Alternativen zu Voxiplan

• Zeeg: ebenfalls aus der Terminbuchung, mit KI-Telefonassistent aus einer Hand, Minutenpaketen ab 49 € netto und Hosting in Deutschland und den Niederlanden.
• Fonio: KI-Telefonassistent mit Fokus auf Anrufannahme und Terminbuchung, ohne zweites Telefonieprodukt.
• sipgate Sona: KI-Telefonassistent eines deutschen Telefonieanbieters, passend, wenn Telefonanlage und KI aus einem Vertrag kommen sollen.

Häufige Fragen

Quellen

• Preise – Voxiplan
• Preisübersicht – Voxiplan
• Funktionen – Voxiplan
• FAQ – Voxiplan (englisch)
• Häufige Fragen – Voxiplan
• Integrationen – Voxiplan
• Impressum – Voxiplan
• Datenschutzerklärung – Voxiplan
• AGB – Voxiplan
• VoxiPlus – Telefonsystem
• Preise – VoxiPlus

Angaben geprüft am 2026-10-26. Preise und Funktionen können sich ändern; maßgeblich ist die Website des Anbieters.