KI-Telefonassistent für die Apotheke: Anbieter, Kosten, Recht

Ein KI-Telefonassistent nimmt in der Apotheke die Anrufe an, für die gerade niemand vom HV-Tisch weg kann: Vorbestellungen, Verfügbarkeitsfragen, Öffnungszeiten, Weiterleitung an Heimversorgung oder Botendienst. Die Arzneimittelberatung bleibt beim pharmazeutischen Personal. Rechtlich zählen Schweigepflicht, Gesundheitsdaten und der KI-Hinweis.

Vormittags in der Apotheke: Am HV-Tisch stehen drei Kunden, eine PTA sucht ein Rezept im Kommissionierer heraus, und das Telefon klingelt zum fünften Mal. Ein Anrufer will wissen, ob sein Blutdruckmittel da ist, eine Pflegeeinrichtung fragt nach der Lieferung, jemand anderes nur nach den Öffnungszeiten am Samstag. Wer abnimmt, lässt den Kunden vor sich stehen. Wer nicht abnimmt, verliert unter Umständen die Vorbestellung.

Hier setzt ein KI-Telefonassistent an. Diese Seite zeigt, was er in der Apotheke sinnvoll übernimmt und wo seine Grenzen liegen, welche Anbieter passen, was sie laut Preisseite kosten und welche Rechtsfragen Sie vorher klären sollten. Alle Anbieterangaben stammen aus den öffentlichen Unterlagen der Anbieter, Stand 26.10.2026.

Wie Apotheken Telefonassistenten heute einsetzen

Zwei öffentlich beschriebene Beispiele zeigen die Bandbreite. Ein Apothekenverbund in Wiesbaden mit drei Apotheken, Blisterservice, Heim- und Klinikversorgung nutzt laut APOTHEKE ADHOC einen Assistenten, der nach der gewünschten Abteilung fragt und an eine von fünf Abteilungen weiterleitet. Das Problem vorher war laut Bericht das Weiterverbinden: Anrufer, die in eine andere Abteilung wollten, ließen sich am Telefon schwer zufriedenstellen. Den Anbieter nennt der Bericht nicht.

fonio beschreibt in einer Fallstudie zwei Apotheken in Konstanz, in denen der Assistent als Rückfallebene läuft: Erst klingelt es im Backoffice und am HV-Tisch, nimmt dort niemand ab, übernimmt die KI. Zu jedem Anruf kommt ein Transkript per E-Mail, das der Inhaber gesammelt durchgeht.

Beide Modelle lassen sich kombinieren. Für die meisten Apotheken ist der Rückfall-Betrieb der leichtere Einstieg, weil Stammkunden weiter zuerst einen Menschen erreichen.

Was der Assistent übernehmen kann und was nicht

Die Anrufe in einer Apotheke folgen wenigen Mustern. Ein Assistent kann diese erfassen:

Die Grenze zieht das Recht: Nach § 20 Abs. 1 ApBetrO muss die Information und Beratung über Arzneimittel durch Apotheker der Apotheke ausgeübt werden. Andere Angehörige des pharmazeutischen Personals dürfen das nur, wenn die Apothekenleitung es schriftlich oder elektronisch festgelegt hat. Außerdem legt die Leitung fest, in welchen Fällen ein Apotheker hinzuzuziehen ist. Ein Telefonassistent gehört nicht dazu. Die Gelbe Liste beschreibt in ihrer Zusammenfassung eines ABDA-Positionspapiers KI in der Patientenkommunikation ähnlich: Rein nicht-pharmazeutische Anfragen lassen sich nach festgelegten Regeln automatisiert beantworten, alles andere wird aufbereitet und ans Personal weitergegeben.

Der wichtigste technische Punkt ist die Warenwirtschaft. Ohne Anbindung nimmt der Assistent Vorbestellungen nur als Notiz auf, die das Team abarbeitet. fonio gibt auf seiner Apothekenseite an, Bestellungen in das Warenwirtschaftssystem einzutragen, die Verfügbarkeit zu prüfen und sich mit Systemen von ABDATA, PHARMATECHNIK und IXOS zu verknüpfen. In der allgemeinen Integrationsliste des Anbieters tauchen diese Systeme nicht auf. Lassen Sie sich die Anbindung an Ihr System und den nötigen Tarif deshalb schriftlich bestätigen. Für die anderen hier genannten Anbieter ist in unseren Daten keine Anbindung an Apotheken-Warenwirtschaft dokumentiert.

Passende Anbieter für Apotheken

Ausdrücklich als Branche nennen fonio und sipgate sona Apotheken. Placetel AI, SpeakKI und Telfo sind allgemein einsetzbar und haben öffentliche Preise. Bewertet nach unserer Methodik:

fonio: der einzige mit dokumentiertem Apothekenfokus

fonio liegt mit 4,4 in unserer Bewertung vorn und hat als einziger Anbieter in unseren Daten eine eigene Apothekenseite und eine Apotheken-Fallstudie. Der Tarif Solo kostet 119 € netto im Monat oder 99 € bei Jahreszahlung, mit 1.000 Inklusivminuten. Für Apotheken wichtig: Solo nimmt keine gleichzeitigen Anrufe an, die Kalenderverbindung ist erst ab Team (359 € netto, 299 € jährlich) inklusive. Im AVV bietet fonio Verschwiegenheitserklärungen für Berufsgeheimnisträger an und legt alle Subprozessoren mit Standort offen. Den KI-Hinweis aktivieren Sie selbst.

sipgate sona: kostenlos ausprobieren

sipgate sona aus Düsseldorf nennt Apotheken unter seinen Branchen und hat einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit 500 Minuten, allerdings mit nur einem gleichzeitigen Anruf. Starter kostet 69,95 € netto mit 1.000 Minuten, danach 0,12 € je Minute, monatlich kündbar. sona stellt sich laut Leistungsbeschreibung zu Beginn selbst als KI vor. Die Unterauftragnehmerliste nennt mit ElevenLabs auch einen US-Dienstleister. Beide im direkten Vergleich: fonio vs. sipgate sona.

Placetel AI, SpeakKI und Telfo

Placetel AI bietet schon im Einstiegstarif unbegrenzt parallele Anrufe, das hilft, wenn mehrere Anrufe gleichzeitig eingehen, etwa morgens nach Öffnung. Die Aufbewahrung der Transkripte ist frei einstellbar, bis zu keiner Speicherung. Preis: 79 € netto monatlich kündbar mit 750 Minuten, plus 9 € je AI-Rufnummer.

SpeakKI ist mit 39 € netto für 300 Minuten der günstigste Einstieg, gehostet bei Hetzner in Nürnberg. Im Starter-Tarif läuft nur ein Anruf gleichzeitig.

Telfo kostet 99 € netto monatlich mit 750 Minuten und drei parallelen Anrufen. Die Weiterleitung nach Anliegen gibt es aber erst ab dem Tarif Erweitert (199 € monatlich), und einen KI-Hinweis sieht Telfo nicht vor.

Kosten: Rechenbeispiel

Angenommen, der Assistent führt 600 Gesprächsminuten im Monat. Nach Listenpreis, monatlich kündbar, netto:

Für eine Apotheke mit mehreren Leitungen oder Filialen zählen parallele Anrufe und Weiterleitungsregeln oft mehr als der Grundpreis. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen im Kostenrechner nach, alle Preismodelle erklärt die Seite Kosten.

Rechtliches: Schweigepflicht, Gesundheitsdaten, KI-Hinweis

Die folgenden Punkte sind keine Rechtsberatung. Klären Sie den Einsatz mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Schweigepflicht, § 203 StGB. Die Vorschrift nennt Apotheker ausdrücklich. Nach Abs. 3 dürfen Sie Geheimnisse an mitwirkende Dienstleister weitergeben, soweit das für deren Einbindung erforderlich ist. Nach Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 machen Sie sich strafbar, wenn der Dienstleister ein Geheimnis unbefugt offenbart und Sie nicht dafür gesorgt haben, dass er zur Geheimhaltung verpflichtet wurde. Lassen Sie sich die Verpflichtung deshalb schriftlich geben, bevor der erste Anruf läuft (Gesetzestext).

Gesundheitsdaten, Art. 9 und Art. 28 DSGVO. Nennt ein Anrufer sein Präparat oder seine Beschwerden, sind das Gesundheitsdaten. Sie brauchen einen AV-Vertrag, alle hier genannten Anbieter bieten einen an. Prüfen Sie Subprozessoren und Löschfristen, mehr im Ratgeber Datenschutz bei KI-Telefonie.

Cloud-Regeln, § 393 SGB V. Die Vorschrift gilt für Leistungserbringer im Sinne des Vierten Kapitels SGB V, zu dem auch der Abschnitt über die Beziehungen zu Apotheken gehört. Gesundheitsdaten dürfen danach nur im Inland, in der EU oder einem gleichgestellten Staat in der Cloud verarbeitet werden, die verarbeitende Stelle braucht eine Niederlassung im Inland und ein aktuelles C5-Testat, seit 1. Juli 2025 grundsätzlich Typ 2 (Gesetzestext). Ob und wie weit das für einen Telefonassistenten greift, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Für keinen der fünf Anbieter enthalten unsere Daten eine Angabe zu einem C5-Testat. Fragen Sie danach.

Aufzeichnung, § 201 StGB. Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort unbefugt aufnimmt, macht sich strafbar. Bei fonio ist die Audioaufzeichnung zuschaltbar, bei Telfo lassen sich Aufnahme und Transkript ganz abschalten. Mehr unter Telefongespräche aufzeichnen.

KI-Hinweis, Art. 50 KI-VO. Seit dem 2. August 2026 müssen Anrufende erfahren, dass sie mit einer KI sprechen, sofern das nicht offensichtlich ist. Details im Ratgeber AI Act und KI-Telefonie.

So gehen Sie vor

1. Anrufe eine Woche lang zählen. Wie viele bleiben unbeantwortet, worum geht es? Das bestimmt Minutenpaket und Bedarf an parallelen Anrufen.
2. Warenwirtschaft klären. Reicht eine Rückrufliste, oder soll der Assistent Bestand und Vorbestellung direkt im System erfassen? Bei Anbindung den Tarif schriftlich bestätigen lassen.
3. Beratungsregel festlegen. Jede Frage zu Einnahme, Dosierung oder Wechselwirkung geht ans pharmazeutische Personal.
4. Unterlagen anfordern. AV-Vertrag, Subprozessorliste, Verschwiegenheitsverpflichtung, Angabe zum C5-Testat.
5. Testen. sipgate sona ist im Free-Tarif dauerhaft kostenlos, SpeakKI testet 14 Tage mit 50 Freiminuten, Placetel 10 Tage mit 50 Minuten, Telfo 7 Tage, fonio gibt 30 Tage Geld-zurück-Garantie.
6. Rufumleitung einrichten. Ihre Apothekennummer bleibt, umgeleitet wird bei Besetzt oder nach einigen Sekunden Klingeln. Anleitung: Rufumleitung einrichten.

Für Arztpraxen mit Praxisverwaltungssystem gelten eigene Fragen, siehe KI-Telefonassistent für die Arztpraxis. Alle Anbieter im direkten Vergleich finden Sie im Anbietervergleich.

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Häufige Fragen