KI-Telefonassistent für die Arztpraxis: Anbieter, Kosten, Recht

Ein KI-Telefonassistent nimmt Patientenanrufe an, wenn der Tresen besetzt ist, erfasst Rezept- und Terminwünsche und stellt Dringendes zum Team durch. Für Praxen entscheiden drei Punkte über die Wahl: Anbindung an Ihr Praxisverwaltungssystem, Datenschutz für Gesundheitsdaten und das Preismodell pro Behandler oder pro Gespräch.

Wer in einer Hausarzt- oder Facharztpraxis am Tresen steht, kennt die Morgenstunde zwischen acht und neun: Das Telefon klingelt ohne Pause, gleichzeitig stehen Patienten mit Versichertenkarte vor Ihnen. Ein KI-Telefonassistent übernimmt genau diese Spitze. Er nimmt den Anruf an, fragt das Anliegen ab, legt Rezeptwünsche und Überweisungen als Aufgabe ab, bucht Termine und stellt durch, wenn es dringend ist.

Diese Seite zeigt, welche Anbieter für Praxen und MVZ passen, was sie laut Preisseite kosten und welche Rechtsfragen Sie als Praxisinhaber vor dem Start klären sollten. Alle Angaben stammen aus den öffentlichen Unterlagen der Anbieter, Stand 26.10.2026.

Was ein KI-Telefonassistent in der Praxis übernimmt

Die meisten Anrufe in einer Praxis wiederholen sich. Es geht um Termine, Folgerezepte, Überweisungen, Krankmeldungen, Befundrückfragen und Öffnungszeiten. Genau diese Anliegen erfasst ein Assistent zuverlässig, weil sie einem klaren Muster folgen.

Typische Aufgaben:

• Anliegen erfassen und sortieren: VITAS nennt ausdrücklich Rezept, Überweisung und Krankmeldung als Kategorien. PraxisConcierge verschriftlicht und kategorisiert jedes Anliegen.
• Termine buchen: direkt im Kalender, wenn eine Anbindung an Ihr Praxisverwaltungssystem (PVS) oder Ihre Terminsoftware besteht.
• Patienten erkennen: Doctolib und PraxisConcierge gleichen Anrufer laut Anbieter mit der Patientenakte ab.
• Durchstellen: Notfälle und Fachanrufer wie Labore oder Zuweiser gehen an das Team.
• Fremdsprachen: Doctolib gibt an, 98 Sprachen zu verstehen, antwortet derzeit aber nur auf Deutsch. Bei VITAS kostet Mehrsprachigkeit 99 € netto pro Nummer und Monat extra.

Was der Assistent nicht tun sollte: medizinisch beraten oder einschätzen, ob ein Patient warten kann. Das bleibt beim Team. Planen Sie deshalb klare Regeln, wann er durchstellt oder auf die 112 und den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116117 verweist.

Die passenden Anbieter für Arztpraxen

Für Praxen gibt es zwei Gruppen. Die erste sind Spezialisten für das Gesundheitswesen mit PVS-Anbindung. Die zweite sind allgemeine KI-Telefonassistenten, die mit Kalender- und Terminsoftware arbeiten und oft günstiger sind.

VITAS: Hosting in Deutschland, Abrechnung pro Gespräch

VITAS aus Nürnberg richtet sich vor allem an Arztpraxen, MVZ und Kliniken. Server und Datenbank laufen laut AVV in der Open Telekom Cloud mit Standort Magdeburg und Biere, die Subprozessorenliste enthält keine US-Dienstleister. VITAS nennt ein C5-Typ-1-Testat und ISO 27001. Anbindungen gibt es unter anderem an medatixx, tomedo, samedi, dubidoc und 321 MED.

Abgerechnet wird pro Konversation, nicht pro Minute. Der Einstieg liegt bei 40 € netto im Monat bei Jahreszahlung. Wichtig für die Kalkulation: Weiterleitung an das Team und Integrationen gibt es nur im Pro-Paket für derzeit 99 € netto zusätzlich. Laut AVV wird jeder Anruf als Sprachaufzeichnung verarbeitet, eine Abschaltung ist öffentlich nicht beschrieben. Getestet wird 30 Tage mit 500 Konversationen ohne Zahlungsdaten.

PraxisConcierge: tiefe PVS-Anbindung, Pauschale pro Behandler

PraxisConcierge ist ausschließlich auf Praxen, MVZ und Kliniken ausgelegt. Die Stärke sind über 50 PVS-Anbindungen mit Dokumentation in der Patientenakte per GDT. Der Preis: 149 € netto pro Vollzeit-Behandler und Monat mit unbegrenzten Anrufen, 139 € bei Jahreszahlung. Der Basistarif arbeitet mit Tastenwahl. Für den freien KI-Dialog zahlen Sie 59 € und für die Terminvergabe 39 € pro Praxis zusätzlich. Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate. Anrufdaten werden laut FAQ nach 30 Tagen gelöscht.

Doctolib: naheliegend, wenn Sie Doctolib schon nutzen

Der Doctolib-Telefonassistent bucht ohne Schnittstelle direkt im Doctolib-Kalender. Er ist aber kein Einzelprodukt: Sie bekommen ihn nur im Paket Patientenmanagement für 229 € inkl. MwSt. pro Ärzt:in und Monat bei Jahresabo. Dasselbe Paket ohne Telefonassistent kostet 139 €. Laut Doctolib bucht er derzeit einen Termin pro Anruf, Absagen und Verschiebungen sind in Planung. Gehostet wird in Deutschland und Frankreich bei AWS, mit C5 Typ 2. Welche Variante sich lohnt, zeigt der Vergleich VITAS vs. Doctolib und Doctolib vs. PraxisConcierge.

fonio und sipgate sona: allgemeine Assistenten mit Kalenderanbindung

Ohne PVS-Anbindung, aber mit viel Funktion für den Preis arbeiten fonio und sipgate sona. Nach unserer Methodik kommt fonio auf 4,4 und sipgate sona auf 4,3. fonio kostet ab 99 € netto im Monat bei Jahreszahlung mit 1.000 Inklusivminuten und bindet unter anderem Google Calendar, Outlook, Calendly und eTermin an. Die Kalenderverbindung ist laut Vergleichstabelle des Anbieters aber erst ab dem Tarif Team inklusive (299 € netto bei Jahreszahlung, 3.600 Minuten). Für Praxen relevant: fonio bietet laut AVV Verschwiegenheitserklärungen nach § 203 StGB an, für Berufsgeheimnisträger sind Fallback-Anbieter und US-Failover standardmäßig abgeschaltet. sipgate sona hat einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit 500 Minuten und stellt sich zu Gesprächsbeginn selbst als KI vor. Beide nutzen US-Subprozessoren mit EU-Verarbeitung. Diese Lösungen passen, wenn Sie eine Online-Terminsoftware nutzen oder vor allem Anliegen aufnehmen lassen wollen.

Die Rangliste aller bewerteten Anbieter, die Arztpraxen als Zielgruppe nennen, nach unserer Methodik:

Kosten: Rechenbeispiel für eine Praxis mit zwei Ärzten

Die Preismodelle sind so verschieden, dass ein Blick auf den Einstiegspreis täuscht. Ein Beispiel für eine Praxis mit zwei Vollzeit-Ärzten, die Terminvergabe und Durchstellen braucht, jeweils nach Listenpreis:

Bei VITAS hängt die Summe von der Zahl der Gespräche ab: 1.000 Konversationen im FLEX-Tarif kämen auf 280 € dazu, Pakete mit Inklusivkonversationen können günstiger sein. Bei fonio fallen pro 100 Zusatzminuten 15 € an. Reicht Ihnen die Aufnahme von Anliegen ohne Terminbuchung, genügt der Tarif Solo für 99 € netto mit 1.000 Minuten. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Anrufzahlen im Kostenrechner nach. Einen Überblick über alle Preismodelle finden Sie unter Kosten.

Rechtliches: Schweigepflicht, Datenschutz und KI-Hinweis

Am Praxistelefon fallen Gesundheitsdaten an, also besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Dazu kommen die ärztliche Schweigepflicht und die Cloud-Regeln im Sozialrecht. Die folgenden Punkte sind keine Rechtsberatung. Klären Sie den Einsatz mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Schweigepflicht, § 203 StGB. Nach Abs. 3 dürfen Sie Geheimnisse an Dienstleister weitergeben, die an Ihrer Tätigkeit mitwirken, soweit das erforderlich ist. Abs. 4 macht Sie aber strafbar, wenn Sie nicht dafür gesorgt haben, dass dieser Dienstleister zur Geheimhaltung verpflichtet wurde. Lassen Sie sich die Verschwiegenheitsverpflichtung schriftlich geben (Gesetzestext).

AV-Vertrag, Art. 28 DSGVO. Alle fünf genannten Anbieter bieten einen Auftragsverarbeitungsvertrag an. Achten Sie auf die Liste der Subprozessoren und auf Löschfristen. Mehr dazu im Glossar Auftragsverarbeitungsvertrag und im Ratgeber Datenschutz bei KI-Telefonie.

Cloud im Gesundheitswesen, § 393 SGB V. Leistungserbringer wie Vertragsärzte und ihre Auftragsverarbeiter dürfen Gesundheitsdaten nur unter Bedingungen in der Cloud verarbeiten: Verarbeitung im Inland, in der EU, einem gleichgestellten Staat oder einem Drittstaat mit Angemessenheitsbeschluss, eine Niederlassung der verarbeitenden Stelle im Inland, angemessene technische und organisatorische Maßnahmen und ein aktuelles C5-Testat (Abs. 2 bis 4). Seit 1. Juli 2025 ist grundsätzlich Typ 2 nötig, für danach neu eingeführte Systeme reicht in den ersten 18 Monaten Typ 1 (Gesetzestext). Fragen Sie jeden Anbieter nach seinem Testat, dessen Umfang und bei einem Typ-1-Testat danach, seit wann das System auf dem Markt ist. Doctolib nennt C5 Typ 2, VITAS C5 Typ 1, für PraxisConcierge, fonio und sipgate sona enthalten unsere Anbieterdaten keine Angabe zu einem C5-Testat.

Aufzeichnung, § 201 StGB. Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort unbefugt aufnimmt, macht sich strafbar. Prüfen Sie, ob Audio gespeichert wird und wie Anrufende informiert werden. Bei VITAS wird laut AVV jeder Anruf als Sprachaufzeichnung verarbeitet, bei fonio ist die Aufnahme zuschaltbar. Details im Ratgeber Telefongespräche aufzeichnen.

KI-Hinweis, Art. 50 KI-VO. Seit dem 2. August 2026 müssen Anrufende erfahren, dass sie mit einer KI sprechen, sofern das nicht offensichtlich ist. Bei VITAS, PraxisConcierge und fonio nehmen Sie den Hinweis selbst in die Begrüßung auf. Mehr im Ratgeber AI Act und KI-Telefonie.

So gehen Sie bei der Auswahl vor

1. PVS klären. Notieren Sie Ihr Praxisverwaltungssystem und Ihre Terminsoftware. Ohne Anbindung bucht der Assistent keine Termine, sondern nimmt nur Wünsche auf.
2. Anrufe zählen. Wie viele Anrufe kommen pro Tag, wie lang sind sie? Das entscheidet, ob eine Pauschale pro Behandler oder eine Abrechnung pro Gespräch günstiger ist.
3. Datenschutzunterlagen anfordern. AV-Vertrag, Subprozessorenliste, C5-Testat und Verschwiegenheitsverpflichtung.
4. Testphase nutzen. VITAS testet 30 Tage kostenlos, PraxisConcierge erstattet in den ersten 30 Tagen die Grundgebühr, fonio gibt 30 Tage Geld-zurück-Garantie.
5. Rufumleitung einrichten. Ihre Praxisnummer bleibt, Sie leiten bei Besetzt oder außerhalb der Sprechzeiten um. Anleitung: Rufumleitung einrichten.

Für die Physiotherapie gelten ähnliche Fragen, siehe KI-Telefonassistent für Physiotherapie. Alle Anbieter im direkten Vergleich finden Sie im Anbietervergleich.

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