KI-Telefonassistent Handwerk: Anbieter, Kosten, Notdienst

Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, während Sie auf der Baustelle stehen, fragt Name, Adresse und Schaden ab und stellt Notfälle zu Ihnen oder zur Bereitschaft durch. Für Handwerksbetriebe entscheiden drei Fragen: Brauche ich eine Anbindung an meine Handwerkersoftware, wie gut klappt die Notfallweiterleitung und welches Preismodell passt zu meinem Anrufvolumen?

Sie stehen auf dem Gerüst, haben die Hände voller Silikon, und das Handy in der Hosentasche klingelt zum dritten Mal. Rangehen geht nicht, zurückrufen klappt erst am Abend. Bis dahin hat der Kunde mit dem tropfenden Heizkörper vielleicht schon beim nächsten Betrieb angerufen.

Ein KI-Telefonassistent nimmt jeden Anruf an, fragt die Daten ab, die Sie für einen Rückruf oder Termin brauchen, und schickt Ihnen eine Zusammenfassung. Ist es dringend, stellt er durch. Diese Seite zeigt, welche Anbieter für Handwerksbetriebe passen, was sie laut Preisseite kosten und was Sie vor dem Start rechtlich klären sollten. Alle Angaben stammen aus den öffentlichen Unterlagen der Anbieter, Stand 26.10.2026.

Was der Assistent im Handwerksbetrieb übernimmt

Die meisten Anrufe in einem Handwerksbetrieb folgen wenigen Mustern: neue Anfrage für ein Angebot, Terminwunsch, Rückfrage zu einem laufenden Auftrag, Störung oder Notfall, dazu Lieferanten und Werbeanrufe. Ein Assistent kann diese Fälle sauber trennen.

• Anfragen aufnehmen: Name, Adresse, Telefonnummer, Art des Schadens, Fotos per WhatsApp anfordern, wenn der Anbieter das kann.
• Termine vergeben: direkt im Kalender, sofern eine Anbindung besteht, etwa für Wartung, Aufmaß oder Besichtigung.
• Notfälle durchstellen: bei Stichworten wie Rohrbruch, Heizungsausfall oder Stromausfall an Ihr Handy oder die Bereitschaft.
• Standardfragen beantworten: Öffnungszeiten, Einzugsgebiet, ob Sie Wärmepumpen einbauen oder nur warten.
• Zusammenfassung schicken: per E-Mail, App oder WhatsApp, damit Sie abends gezielt zurückrufen.

Was der Assistent nicht leisten soll: ein Angebot kalkulieren oder am Telefon beurteilen, ob ein Schaden warten kann. Das bleibt bei Ihnen. Legen Sie deshalb fest, wann er durchstellt und wann er nur notiert.

Spezialist oder Allrounder?

Für Handwerksbetriebe gibt es zwei Wege. Die Spezialisten sind auf Gewerke wie SHK, Elektro oder Dach zugeschnitten und sprechen mit Ihrer Handwerkersoftware. Die Allrounder sind oft günstiger und bieten viel Funktion, binden aber nur Kalender und allgemeine Werkzeuge an.

HalloPetra: Bürokraft speziell fürs Handwerk

HalloPetra aus Berlin richtet sich nur an Handwerksbetriebe und nennt 14 Gewerke, darunter SHK, Elektro, Dach, Maler und Galabau. Die Stärke liegt in der Anbindung an Handwerkersoftware: TAIFUN, SYKASOFT, HERO, OneQrew, kwp und M-SOFT stehen auf der Integrationsseite, dazu Google- und Outlook-Kalender. Notfälle stellt HalloPetra laut Anbieter an die Bereitschaft durch. Über ausgehende Kampagnen lassen sich zum Beispiel Wartungstermine per Kontaktliste anrufen.

Gehostet wird laut Sicherheitsseite in Frankfurt, der Assistent spielt den KI-Hinweis automatisch ab. Der Preis ist der Haken: Die erste Stufe kostet 149 € netto im Monat für 150 Arbeitsminuten, die auch E-Mail, WhatsApp und Website abdecken. Daneben nennt die Preisseite einen reinen Telefontarif ab 99 € im Monat für 100 Minuten. Die nächsten Stufen der Hauptpreisliste kosten 249 € (300 Minuten) und 399 € (600 Minuten). Getestet wird mit 10 Minuten, gekündigt mit 14 Tagen Frist zum Monatsende. Wie sich HalloPetra gegen den Allrounder schlägt, zeigt der Vergleich fonio vs. HalloPetra.

Shareflix: Notfallweiterleitung, offene Datenschutzangaben

Shareflix ist ebenfalls nur auf Handwerk ausgerichtet. Der Solo-Tarif kostet 99 € netto monatlich oder 79 € bei Jahreszahlung, mit 500 Minuten. Notfälle wie Wasserschaden oder Heizungsausfall leitet Shareflix laut Anbieter sofort weiter. Ob diese Funktion schon im Solo-Tarif enthalten ist, geht aus der Tarifhilfe nicht eindeutig hervor; lassen Sie sich das vor Vertragsschluss bestätigen. Positiv fällt das Trust Center auf: Subprozessoren stehen dort mit Anschrift und Verarbeitungsort, Audio wird laut Anbieter nicht gespeichert.

Wer Termine direkt buchen lassen will, muss allerdings rechnen. Terminbuchung, Kalender, WhatsApp und ausgehende Anrufe gibt es erst ab dem KMU-Tarif für 499 € netto monatlich (399 € jährlich). Die Anbindung an Sage, Label, pds und Taifun nennt Shareflix erst im Business-Tarif. Den Preis je Mehrminute veröffentlicht der Anbieter nicht, abgerechnet wird laut Hilfe je angefangener Minute. Der Solo-Tarif hat außerdem nur eine parallele Leitung.

fonio: viel Funktion für den Preis

fonio ist kein reiner Handwerksanbieter, liegt nach unserer Methodik aber mit 4,4 von 5 vorn. Der Solo-Tarif kostet 119 € netto monatlich oder 99 € bei Jahreszahlung und enthält 1.000 Minuten. Zusatzminuten kosten 15 € je 100 Minuten. fonio bindet Google Calendar, Outlook, Calendly, Cal.com und WhatsApp Business an, dazu Make und n8n. Über diese Werkzeuge lassen sich Anfragen in viele Systeme weiterreichen, eine direkte Anbindung an TAIFUN oder HERO nennt fonio nicht.

Für Betriebe mit mehreren Leitungen wichtig: Im Solo-Tarif nimmt fonio keine gleichzeitigen Anrufe an. Parallele Gespräche und ausgehende Anrufe gibt es erst im Team-Tarif für 359 € netto monatlich (299 € jährlich). Den KI-Hinweis müssen Sie laut AGB selbst aktivieren. Getestet wird mit einem Demo-Assistenten aus der eigenen Website, dazu gibt es 30 Tage Geld-zurück-Garantie.

SpeakKI und sipgate sona: günstiger Einstieg

Für kleine Betriebe mit wenigen Anrufen lohnt ein Blick auf zwei Einsteiger. SpeakKI kostet 39 € netto im Monat mit 300 Minuten, danach 0,15 € je Minute, ist monatlich kündbar und hostet bei Hetzner in Nürnberg. Terminbuchung in Google- und Outlook-Kalender ist enthalten, ausgehende Anrufe erst ab 89 €.

sipgate sona bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit 500 Minuten, allerdings mit nur einem gleichzeitigen Anruf und Terminbuchung nur über Cal.com. Der Starter-Tarif kostet 69,95 € netto mit 1.000 Minuten, jede weitere Minute 0,12 €. sona stellt sich zu Gesprächsbeginn selbst als KI vor. Beide Anbieter nutzen US-Dienstleister für Teile der Sprachverarbeitung, was in der Subprozessorliste steht.

Die Rangliste aller bewerteten Anbieter, die Handwerk als Zielgruppe nennen:

Kosten: Rechenbeispiel für einen kleinen Betrieb

Ein Einstiegspreis allein sagt wenig. Nehmen wir als Beispiel einen Betrieb mit rund 15 Anrufen pro Werktag, die im Schnitt 2 Minuten dauern. Das sind etwa 600 Minuten im Monat. Ihre eigenen Werte sehen Sie in der Anrufliste Ihrer Telefonanlage.

Die Rechnung zeigt: Bei diesem Volumen sind die Allrounder deutlich günstiger. Die Spezialisten rechnen sich, wenn Sie die Anbindung an Ihre Handwerkersoftware tatsächlich nutzen und dadurch Abtipparbeit im Büro sparen. Eigene Werte rechnen Sie mit unserem Kostenrechner durch, alle Preismodelle erklärt die Seite Kosten.

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Einrichtung: Rufumleitung statt neuer Nummer

Ihre Firmennummer bleibt. Sie richten eine Rufumleitung auf die Nummer des Assistenten ein, meist in einer von drei Varianten: sofort, nach einigen Sekunden Klingeln oder nur außerhalb der Arbeitszeit. Für viele Betriebe passt die zweite Variante. Sie nehmen selbst ab, wenn Sie können, und der Assistent springt ein, wenn nicht. Wie das an Fritzbox, Telefonanlage und Handy geht, steht im Ratgeber Rufumleitung einrichten.

Vor dem Start sollten Sie drei Dinge festlegen:

1. Notfallregeln: Welche Stichworte lösen eine Weiterleitung aus, an welche Nummer, und was passiert, wenn dort niemand abnimmt?
2. Pflichtfelder: Adresse, Rückrufnummer, Gerätetyp, Baujahr. Je genauer die Abfrage, desto weniger Nachfragen beim Rückruf.
3. Testanrufe: Rufen Sie selbst mit Dialekt, Baustellenlärm im Hintergrund und einem echten Notfallszenario an.

Recht: KI-Hinweis, Aufzeichnung, Datenschutz

KI-Hinweis. Seit dem 2. August 2026 müssen Anrufende nach Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 erfahren, dass sie mit einer KI sprechen, sofern das nicht offensichtlich ist. Bei HalloPetra und sipgate sona kommt der Hinweis laut Anbieter automatisch, bei fonio und Shareflix richten Sie ihn selbst ein. Details und Mustertexte stehen im Ratgeber AI Act und KI-Telefonie.

Aufzeichnung. Das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist nach § 201 StGB strafbar. Prüfen Sie, ob der Anbieter Audio speichert oder nur transkribiert. Shareflix speichert laut Trust Center kein Audio, bei fonio ist die Aufzeichnung zuschaltbar.

Datenschutz. Der Anbieter verarbeitet Namen, Adressen und Telefonnummern Ihrer Kunden in Ihrem Auftrag. Dafür brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Alle fünf Anbieter auf dieser Seite bieten einen AVV an. Mehr dazu im Ratgeber Datenschutz bei KI-Telefonie.

Dies ist keine Rechtsberatung. Im Zweifel fragen Sie Ihre Handwerkskammer oder einen Anwalt.

Unsere Empfehlung je Betrieb

• Solo-Betrieb mit wenigen Anrufen: SpeakKI oder der kostenlose Tarif von sipgate sona. Geringes Risiko, schnell eingerichtet.
• Betrieb mit Büro und Kalender, aber ohne tiefe Softwareanbindung: fonio. Viele Minuten im Einstiegstarif, breite Integrationen.
• Betrieb mit TAIFUN, HERO, SYKASOFT oder OneQrew und Notdienst: HalloPetra. Teurer, aber auf genau diesen Ablauf gebaut.
• Betrieb, der vor allem Notfälle abfangen will und viel Wert auf Datenschutzangaben legt: Shareflix, wenn der Anbieter die Notfallweiterleitung im Solo-Tarif bestätigt.

Ob ein menschlicher Telefonservice besser passt, zeigt der Vergleich KI vs. Telefonservice. Weitere Spezialisten finden Sie unter HalloPetra-Alternativen, alle bewerteten Anbieter in der Anbieterübersicht und im großen Vergleich.

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