KI-Telefonassistent Hausverwaltung: Anbieter, Kosten, Notfälle

Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe von Mietern, Eigentümern und Handwerkern an, erfasst Objekt, Einheit und Anliegen und stellt Havarien sofort zum Notdienst durch. Entscheidend sind drei Punkte: die Anbindung an Ihre Verwaltungssoftware, saubere Notfallregeln und ein Tarif, der auch Stoßzeiten mit mehreren gleichzeitigen Anrufen abdeckt.

Montagmorgen, 8:05 Uhr. Die Leitung ist seit fünf Minuten offen, und schon warten drei Anrufer: eine Mieterin will wissen, wann die Betriebskostenabrechnung kommt, ein Eigentümer fragt nach dem Protokoll der letzten Versammlung, ein Dachdecker braucht den Schlüssel für Objekt 14. Dazwischen meldet jemand einen Wasserfleck an der Decke. In vielen Hausverwaltungen sieht so jeder Wochenstart aus, und die eigentliche Sachbearbeitung bleibt liegen.

Ein KI-Telefonassistent nimmt diese Anrufe parallel an, sortiert sie und gibt Ihrem Team eine strukturierte Notiz statt eines Zettels mit Rückrufbitte. Diese Seite zeigt, welche bewerteten Anbieter Hausverwaltungen als Zielgruppe nennen, was sie laut Preisseite kosten und worauf Sie bei Notfällen, Software und Datenschutz achten sollten. Alle Angaben stammen aus den öffentlichen Unterlagen der Anbieter, Stand 26.10.2026.

Was der Assistent in der Hausverwaltung übernimmt

Anrufe in einer Miet- oder WEG-Verwaltung folgen wenigen Mustern. Genau das macht sie für eine KI gut geeignet.

• Schadensmeldungen aufnehmen: Name, Objekt, Wohnung, Art des Schadens, seit wann, ob Zugang möglich ist. Daraus wird eine Notiz für die zuständige Sachbearbeitung.
• Notfälle durchstellen: Wasser, Heizung, Strom, Aufzug, Gasgeruch. Hier stellt der Assistent sofort zur Bereitschaft oder zum Hausmeister durch, auch nachts.
• Standardfragen beantworten: Bürozeiten, Zuständigkeiten je Objekt, wie man eine Mietbescheinigung anfordert, wann Abrechnungen verschickt werden. Voraussetzung ist, dass Sie diese Informationen hinterlegen.
• Termine koordinieren: Wohnungsübergaben, Besichtigungen oder Sprechstunden, wenn der Anbieter Ihren Kalender anbindet.
• Anrufer vorsortieren: Mieter, Eigentümer, Beirat, Handwerker, Behörden. Jede Gruppe kann eine eigene Regel bekommen.

Was der Assistent nicht tun sollte: Auskünfte zu Mietrückständen, Kündigungen oder Rechtsfragen geben. Solche Anrufe nimmt er auf und leitet sie an einen Menschen weiter. Diese Grenze legen Sie im Prompt fest, und Sie sollten sie testen.

Notfälle: Regeln vor Technik

Der heikelste Teil ist nicht die Sprachqualität, sondern die Frage, wann der Assistent jemanden aus dem Bett holt. Legen Sie vor dem Start schriftlich fest:

1. Welche Ereignisse sind Notfälle? Zum Beispiel austretendes Wasser, kompletter Heizungsausfall im Winter, Stromausfall im ganzen Haus, eingeschlossene Person im Aufzug.
2. Wohin wird durchgestellt? Bereitschaftshandy, Hausmeister, beauftragter Notdienst, je nach Objekt verschieden.
3. Was passiert, wenn dort niemand abnimmt? Zweite Nummer, Rückruf-Eskalation, SMS.
4. Was ist kein Notfall? Tropfender Wasserhahn, defekte Klingel, Lärm. Das wird notiert und am nächsten Werktag bearbeitet.

Alle unten genannten Anbieter beherrschen Weiterleitung. Wie fein sich die Regeln je Anliegen steuern lassen, unterscheidet sich aber nach Tarif. Bei Telfo gibt es die Weiterleitung nach Anliegen erst im Tarif Erweitert. Bei Placetel kostet jede weitergeleitete Minute laut Preisliste 0,025 bis 0,05 € extra. Das fällt bei wenigen Notfällen kaum ins Gewicht, sollte aber in Ihre Rechnung.

Anbieter für Hausverwaltungen im Vergleich

Die folgenden Anbieter nennen Hausverwaltungen ausdrücklich als Zielgruppe und sind nach unserer Methodik bewertet:

fonio: Branchenseite mit Verwaltungssoftware

fonio aus Wien liegt nach unserer Methodik mit 4,4 von 5 vorn. Für Hausverwaltungen spricht vor allem die Software-Liste: Auf seiner Branchenseite nennt fonio unter anderem Aareon PowerHaus, andromeda ONE, Domus 4000, Immoware24, etg24, Objego und Fairwalter. In der allgemeinen Integrationsliste stehen zusätzlich onOffice, Make und n8n. Wie tief die einzelnen Anbindungen gehen, also ob der Assistent nur Notizen ablegt oder auch Objektdaten liest, sollten Sie in der Demo für Ihre Software klären.

Der Solo-Tarif kostet 119 € netto monatlich oder 99 € bei Jahreszahlung, mit 1.000 Minuten. Für eine Hausverwaltung ist er aber meist zu klein: Gleichzeitige Anrufe sind im Solo-Tarif nicht enthalten. Wer am Montagmorgen mehrere Leitungen braucht, landet im Team-Tarif für 359 € netto monatlich (299 € jährlich). Der AVV legt alle Subprozessoren mit Standort offen, Aufnahmen werden nach 30 Tagen gelöscht. Den KI-Hinweis müssen Sie laut AGB selbst aktivieren.

Placetel: viele parallele Anrufe ab Einstiegstarif

Placetel aus Köln bietet unbegrenzt parallele Anrufe schon im Einstiegstarif Grow. Das ist für Verwaltungen mit Anrufspitzen der wichtigste Unterschied zu fonio Solo. Grow kostet 79 € netto monatlich mit 750 Minuten, jede weitere Minute 0,19 €, dazu 9 € je AI-Rufnummer. Warmes Durchstellen mit Zusammenfassung und Live-Übernahme durch einen Mitarbeiter gehören zum Funktionsumfang. Die Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Transkripten lässt sich einstellen, bis hin zu keiner Speicherung.

Ein Punkt zum Nachfragen: Die KI-Plattform betreibt die Miyon AG, deren Subdienstleister-Liste nicht öffentlich ist. Lassen Sie sie sich vor Vertragsschluss geben. Eine direkte Anbindung an Hausverwaltungssoftware nennt Placetel nicht, wohl aber HubSpot, Salesforce, Make, n8n und eine REST-API.

SpeakKI, Telfo und meiti

SpeakKI ist der günstigste Einstieg: 39 € netto monatlich mit 300 Minuten, monatlich kündbar, Hosting bei Hetzner in Nürnberg. Für kleine Verwaltungen mit wenigen Objekten reicht das. Der Starter-Tarif nimmt allerdings nur einen Anruf gleichzeitig an.

Telfo aus Mannheim bietet im Basis-Tarif 750 Minuten und 3 parallele Anrufe für 99 € netto monatlich (79 € jährlich). Telfo wirbt damit, dass Anrufer die KI nicht bemerken. Genau das ist seit August 2026 rechtlich heikel, den Hinweis müssen Sie selbst einbauen.

meiti bündelt Telefon, WhatsApp, E-Mail und Website-Chat in einer Inbox und stellt sich laut FAQ als KI vor. Dafür kommen 499 € Einrichtung dazu, und die Weiterleitung ans Team gibt es erst im Team-Tarif für 299 € im Monat.

Branchenspezialisten, die wir noch nicht bewertet haben

Neben den Allroundern gibt es Anbieter, die nur Hausverwaltungen bedienen. Wir haben sie noch nicht nach unserer Methodik geprüft, nennen hier aber die Angaben von ihren Websites (abgerufen am 26.10.2026). facilioo ist selbst Software für Hausverwaltungen und rechnet den Assistenten pro Einheit ab, ab 0,05 € je Einheit und Monat für facilioo-Kunden, ab 0,12 € als Standalone-Lösung. Cambioo nennt Anbindungen an Domus, Casavi, etg24 und iDWELL, Pakete ab 129 € im Monat mit Minutenkontingent, Mehrminuten je nach Paket 0,50 bis 1,00 €, dazu 499 € Einrichtung und eine Laufzeit von zwölf Monaten. Wer bereits eine dieser Softwarelösungen nutzt, sollte beide Wege vergleichen.

Die Rangliste aller bewerteten Anbieter mit Zielgruppe Hausverwaltung:

Kosten: Rechenbeispiel

fonio rechnet auf seiner Branchenseite mit rund 300 Anrufen im Monat bei etwa 1.000 Wohneinheiten. Das ist eine Anbieterangabe, Ihr Wert kann deutlich abweichen. Nehmen wir 300 Anrufe mit durchschnittlich 3 Minuten an, also 900 Minuten im Monat, bei Monatszahlung:

Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen im Kostenrechner. Einen Überblick über alle Preismodelle finden Sie unter Kosten.

Datenschutz und KI-Verordnung

Am Telefon einer Hausverwaltung fallen personenbezogene Daten an: Namen, Adressen, Telefonnummern, manchmal Details zum Mietverhältnis oder zur persönlichen Lage des Anrufers. Drei Punkte sollten Sie klären. Dies ist keine Rechtsberatung.

• Auftragsverarbeitungsvertrag: Der Anbieter verarbeitet die Daten in Ihrem Auftrag, dafür brauchen Sie einen AVV nach Art. 28 DSGVO. Alle fünf bewerteten Anbieter aus der Tabelle bieten einen an. Prüfen Sie die Liste der Subprozessoren und deren Standort.
• Aufzeichnung: Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort unbefugt aufnimmt, macht sich nach § 201 StGB strafbar. Klären Sie, ob der Anbieter Audio speichert, und holen Sie bei Aufzeichnung die Zustimmung ein. Mehr dazu unter Telefongespräche aufzeichnen.
• KI-Hinweis: Nach Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 müssen Anrufende seit dem 2. August 2026 erfahren, dass sie mit einer KI sprechen, sofern das nicht offensichtlich ist. Üblich ist ein klarer Satz gleich in der Begrüßung. Details im Ratgeber AI Act und KI-Telefonie.

Weitere Hintergründe zu Hosting und US-Dienstleistern finden Sie im Ratgeber Datenschutz bei KI-Telefonie.

Einführung in vier Schritten

1. Wissen sammeln: Bürozeiten, Zuständigkeiten je Objekt, Notdienstnummern, häufige Fragen. Je genauer, desto weniger Rückfragen.
2. Testphase nutzen: Placetel bietet 10 Tage mit 50 Freiminuten, SpeakKI 14 Tage mit 50 Freiminuten, Telfo 7 Tage, fonio eine 30-Tage-Geld-zurück-Garantie.
3. Probeanrufe machen: Spielen Sie Mieter, Eigentümer und Notfälle durch, mit Dialekt, Hintergrundlärm und unklaren Angaben.
4. Rufumleitung einrichten: Ihre Nummer bleibt, Sie leiten nur um, etwa nach Büroschluss oder wenn nach 20 Sekunden niemand abnimmt. Wie das geht, steht in der Anleitung Rufumleitung einrichten.

Starten Sie am besten mit den Anrufen außerhalb der Bürozeiten. Dort ist der Nutzen sofort sichtbar, und Ihr Team gewöhnt sich an die Notizen, bevor der Assistent auch tagsüber übernimmt.

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Alle Anbieter im direkten Vergleich finden Sie in der Anbieterübersicht und im Vergleich.

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