Hotel KI am Telefon: Anbieter, Kosten, PMS-Anbindung
Am meisten bringt KI im Hotel derzeit am Telefon: Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe rund um die Uhr an, beantwortet Standardfragen in mehreren Sprachen und nimmt Buchungswünsche auf. Entscheidend sind drei Punkte: Spricht er mit Ihrem PMS, wie viele Anrufe schafft er gleichzeitig und was kostet das bei Ihrem Anrufvolumen?
Inhalt
Diese Seite richtet sich an Hoteliers, die wissen wollen, wo künstliche Intelligenz im eigenen Haus heute schon funktioniert, und zwar am Telefon.
Die meisten Übersichten zu KI in der Hotellerie zählen Revenue Management, smarte Zimmer und Service-Roboter auf. Das ist interessant, hilft einem Privathotel mit 40 Zimmern am Montag aber wenig. Das Telefon dagegen klingelt jeden Tag: Anfragen nach freien Zimmern, Fragen zum Parkplatz, verspätete Anreisen, Tischreservierungen. Nachts, in der Check-out-Spitze oder wenn eine Kraft an der Rezeption fehlt, geht ein Teil davon verloren. Hier setzt ein KI-Telefonassistent an. Diese Seite zeigt, welche Anbieter für Hotels in Frage kommen, was sie laut Preisseite kosten und was Sie rechtlich beachten sollten. Alle Angaben stammen aus den öffentlichen Unterlagen der Anbieter, Stand 26.10.2026.
Was eine Hotel-KI am Telefon übernimmt
Anrufe im Hotel lassen sich in wenige Gruppen teilen. Ein großer Teil sind Wiederholungsfragen, die Ihre Rezeption jeden Tag gleich beantwortet. Genau dafür ist ein KI-Assistent gebaut.
- Standardfragen: Check-in und Check-out, Parken und Ladesäulen, Frühstückszeiten, Haustiere, Anfahrt, Stornobedingungen. Sie hinterlegen die Antworten einmal in der Wissensdatenbank.
- Buchungsanfragen: Reisedaten, Personenzahl und Zimmerwunsch aufnehmen und an die Reservierung schicken. Mit PMS-Anbindung prüft der Assistent laut Anbieter die Verfügbarkeit direkt.
- Restaurant und Spa: Tisch- oder Behandlungsreservierungen in einen Kalender eintragen.
- Gäste im Haus: Wünsche wie zusätzliche Handtücher aufnehmen und weitergeben. VOICO.AI nennt dafür das Anlegen von Serviceanfragen im Housekeeping-Modul.
- Weiterleitung: Reklamationen, Gruppenanfragen und alles Unklare an die Rezeption oder den Bereitschaftsdienst.
- Fremdsprachen: Ein Gast aus den Niederlanden oder Italien wird in seiner Sprache bedient, auch wenn nachts niemand an der Rezeption Italienisch spricht.
Was der Assistent nicht übernehmen sollte: Preise frei verhandeln, Beschwerden abschließend klären oder Zahlungsdaten aufnehmen. Legen Sie fest, wann er durchstellt und wann er nur notiert.
Die wichtigste Frage: Spricht der Assistent mit Ihrem PMS?
Ohne Anbindung an das Property-Management-System kann ein Assistent eine Buchung nur als Anfrage aufnehmen. Ihr Team bestätigt sie dann am nächsten Morgen. Das ist besser als ein Anrufbeantworter, aber keine Direktbuchung. Mit Anbindung prüft der Assistent Zimmerkategorien und Verfügbarkeit und legt die Buchung selbst an.
Hier unterscheiden sich die Anbieter deutlich:
- fonio nennt auf seiner Hotelseite unter anderem MEWS, Cloudbeds, Little Hotelier, Sirvoy, roomracoon, ResNexus, CasaBlanca und hotelkit, laut Anbieter über native Integrationen oder API-Schnittstellen, ohne je System anzugeben, welcher Weg gilt. Dazu kommen Buchungsbestätigungen per SMS oder E-Mail und laut Hotelseite über 35 Sprachen mit Wechsel mitten im Gespräch.
- VOICO.AI nennt Apaleo, Mews, Protel und Suite8, prüft laut Hotelseite die Verfügbarkeit live im PMS, bucht Zimmerkategorie und Tarif und verschickt Bestätigung mit Buchungsnummer sowie auf Wunsch einen Zahlungslink. Standardsprachen sind Deutsch, Englisch und Französisch, Italienisch und Spanisch gibt es auf Anfrage.
- sipgate sona, Placetel AI und Famulor dokumentieren keine direkte PMS-Anbindung. Sie bieten API, Webhooks oder Automatisierung über Make und n8n. Das reicht für Kalender und E-Mail-Weitergabe, eine PMS-Buchung müssten Sie selbst oder über einen Dienstleister bauen.
Prüfen Sie vor dem Vertrag, ob Ihr PMS samt Version tatsächlich angebunden ist und ob die Anbindung lesend oder auch schreibend arbeitet.
| Anbieter | Wertung | Preis ab | Testphase | Hosting | AVV | Terminbuchung | Ausgehende Anrufe | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| fonio | 4,4/ 5 | ab 99 € netto/Monat (jährlich), 119 € monatlich | kostenlos testen (Demo-Assistent aus der eigenen Website), 30 Tage Geld-zurück-Garantie | EU (DE/FI/FR) | ✓ Ja | ✓ Ja | ✓ Ja | Zum Anbieter →Anzeige |
| VOICO.AI | 3,9/ 5 | Preis auf Anfrage | begrenzter kostenloser Test oder PoC möglich (AGB Ziff. 2.5), Dauer nicht angegeben | Deutschland (Telekom) | ✓ Ja | ✓ Ja | ◐ Teilweise | Zum Anbieter → |
| sipgate sona | 4,3/ 5 | Free 0 €, bezahlt ab 69,95 € netto/Monat | Free-Tarif dauerhaft kostenlos (500 Min.), ohne Kreditkarte | EU (Deutschland) | ✓ Ja | ✓ Ja | ✓ Ja | Zum Anbieter → |
| Placetel AI | 4,2/ 5 | ab 69 € netto/Monat (24 Monate), monatlich kündbar 79 € | 10 Tage kostenlos inkl. 50 Gesprächsminuten | Deutschland (GCP) | ✓ Ja | ✓ Ja | ✓ Ja | Zum Anbieter → |
| Famulor | 4,3/ 5 | ab 0 € Grundgebühr (Prepaid 0,15 €/Min. netto) | kostenlose Registrierung ohne Kreditkarte mit 800 Start-Credits (rechnerisch rund 26 Minuten bei 200 Credits je Euro und 0,15 €/Min.) | Frankfurt, KI-Region wählbar | ✓ Ja | ✓ Ja | ✓ Ja | Zum Anbieter → |
Anbieter im Überblick
Daneben gibt es spezialisierte Anbieter nur für die Hotellerie. Sie sind in unserem Vergleich noch nicht nach unserer Methodik bewertet, deshalb nennen wir hier keine Details. Die folgenden Anbieter führen Hotels als Zielbranche und sind vollständig geprüft.
fonio 4,4/ 5
- Öffentliche Preise mit 1.000 Inklusivminuten schon im Solo-Tarif
- Rund 30 verfügbare Integrationen, darunter Google Calendar, Calendly, eTermin, Pipedrive, onOffice, Make und n8n
- AVV mit vollständiger Subprozessorliste, Löschfristen und Verschwiegenheitserklärungen für Berufsgeheimnisträger
Famulor 4,3/ 5
- Prepaid ohne Grundgebühr und ohne Vertragsbindung, 0,15 € netto pro Minute, sekundengenaue Abrechnung
- Ein- und ausgehende Anrufe, Terminbuchung im Gespräch, warme Weiterleitung mit Briefing, dazu WhatsApp, SMS und E-Mail
- Sehr viele Anbindungen: Google Kalender, Outlook, HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zapier, REST-API, SDK und SIP-Trunks
sipgate sona 4,3/ 5
- Free-Tarif mit 500 Minuten dauerhaft kostenlos, ohne Kreditkarte
- Öffentliche Preise, Mehrminute 0,12 € netto
- Monatlich kündbar, Frist ein Werktag zum Monatsende
Placetel AI 4,2/ 5
- Vollständige Preisliste öffentlich: Grow 79 € monatlich kündbar bzw. 69 € bei 24 Monaten inkl. 750 Minuten, Zusatzminute 0,19 €
- Breiter Funktionsumfang: Terminbuchung, warme Weiterleitung mit Zusammenfassung, Live-Übernahme, Outbound-Kampagnen ab Professional
- Transkript-Aufbewahrung frei einstellbar bis hin zu keiner Speicherung, keine Nutzung von Kundendaten fürs KI-Training laut Leistungsbeschreibung
Telfo 4,0/ 5
- Offene Preise: Basis 79 € netto (jährlich) bzw. 99 € monatlich mit 750 Minuten, 3 Rufnummern und 3 parallelen Anrufen
- Hosting bei Hetzner in Deutschland, Subprozessoren mit Sitz und Zweck offengelegt, AVV nach Art. 28 DSGVO
- 7 Tage kostenlos testen plus 30 Tage Geld-zurück-Garantie
fonio: breite PMS-Liste, öffentliche Preise
fonio aus Wien hat nach unserer Methodik die höchste Gesamtnote unter den Anbietern mit Zielbranche Hotel. Neben der PMS-Liste sprechen die öffentlichen Tarife und der AVV dafür, der alle Subprozessoren mit Standort nennt. Gehostet wird laut AVV bei Hetzner und OVH in der EU. Gekündigt wird mit einem Monat Frist zum Monatsende, dazu kommt eine 30-Tage-Geld-zurück-Garantie.
Für Hotels wichtig: Der Solo-Tarif (119 € netto monatlich, 99 € bei Jahreszahlung, 1.000 Minuten) nimmt keine gleichzeitigen Anrufe an und hat laut Vergleichstabelle keine inklusive Kalenderverbindung. Wer zur Anreisezeit mehrere Anrufe parallel erwartet, landet im Team-Tarif für 359 € netto monatlich bzw. 299 € bei Jahreszahlung.
- Öffentliche Preise mit 1.000 Inklusivminuten schon im Solo-Tarif
- Rund 30 verfügbare Integrationen, darunter Google Calendar, Calendly, eTermin, Pipedrive, onOffice, Make und n8n
- AVV mit vollständiger Subprozessorliste, Löschfristen und Verschwiegenheitserklärungen für Berufsgeheimnisträger
VOICO.AI: tiefe PMS-Anbindung, Preis auf Anfrage
VOICO.AI richtet den Assistenten für Sie ein und betreibt ihn auf der Telekom-Cloud in Deutschland. Für Häuser mit Apaleo, Mews, Protel oder Suite8 ist das die am weitesten beschriebene PMS-Anbindung im Vergleich. Der Haken: Preise gibt es erst im Erstgespräch. Aufzeichnungen sind standardmäßig aus.
sipgate sona und Placetel AI: günstig und schnell startklar
sipgate sona aus Düsseldorf hat einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit 500 Minuten, allerdings nur mit einem gleichzeitigen Anruf und einer Sprache. Ab Starter für 69,95 € netto gibt es 1.000 Minuten, API und CRM-Anbindung und laut Anbieter 9 Sprachen. sona stellt sich laut Leistungsbeschreibung selbst als KI vor.
Placetel AI aus Köln nennt über 80 Sprachen und unbegrenzt parallele Anrufe schon im Einstiegstarif Grow (79 € netto monatlich kündbar, 69 € bei 24 Monaten, 750 Minuten). Das passt gut zu Hotels mit Anrufspitzen. Rechnen Sie 9 € je AI-Rufnummer und 0,19 € je Zusatzminute dazu.
Famulor: Baukasten mit Prepaid
Famulor aus Kempten rechnet ohne Grundgebühr für 0,15 € netto je Minute ab und nennt 120 Sprachen. Der Funktionsumfang ist groß, verlangt aber Einarbeitung. Für saisonale Häuser mit schwankendem Anrufvolumen ist das Prepaid-Modell interessant.
Wer Telefon, Website-Chat und WhatsApp gemeinsam beantworten lassen will, sollte sich zusätzlich Heyloha ansehen. Für reine Telefonie ist es mit rund 0,60 € je Minute im Einstiegspaket aber teuer. Weitere Anbieter finden Sie im Gesamtvergleich.
Was kostet das bei Ihrem Anrufvolumen?
Ein Rechenbeispiel mit den öffentlichen Preisen: 20 Anrufe am Tag mit je 2,5 Minuten ergeben rund 1.500 Minuten im Monat.
| Anbieter und Tarif | Grundpreis netto | Inklusiv | Mehrminuten | Summe netto/Monat |
|---|---|---|---|---|
| sipgate sona Starter | 69,95 € | 1.000 Min. | 500 × 0,12 € | 129,95 € |
| fonio Solo (monatlich) | 119 € | 1.000 Min. | 500 × 0,15 € | 194 € |
| Famulor Prepaid | 0 € | – | 1.500 × 0,15 € | 225 € |
| Placetel AI Grow (monatlich) | 79 € + 9 € Rufnummer | 750 Min. | 750 × 0,19 € | 230,50 € |
Die Tabelle vergleicht nur Minutenpreise. Gleichzeitige Anrufe, PMS-Anbindung und Weiterleitungskosten verändern das Bild: Bei fonio brauchen Sie für parallele Gespräche den Team-Tarif, bei Placetel kostet die Weiterleitung laut Preisliste 0,025 bis 0,05 € je Minute extra. Mit Ihren eigenen Zahlen rechnen Sie im Kostenrechner, Hintergründe zu Preismodellen stehen unter Kosten.
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Datenschutz und AI Act im Hotel
Am Hoteltelefon fallen Namen, Reisedaten, Telefonnummern und manchmal Gesundheitsangaben an, etwa bei Allergien oder Barrierefreiheit. Die folgenden Punkte sind keine Rechtsberatung.
Auftragsverarbeitung. Der Anbieter verarbeitet Gästedaten in Ihrem Auftrag. Dafür brauchen Sie einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO, einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Alle fünf Anbieter oben bieten einen an. US-Dienstleister setzen laut ihren Unterlagen alle fünf ein, teils mit EU-Verarbeitung. Details stehen in den Testberichten.
KI-Hinweis. Seit dem 2. August 2026 müssen Anrufende nach Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 erfahren, dass sie mit einer KI sprechen, sofern das nicht offensichtlich ist. sipgate sona macht das laut Anbieter selbst, bei fonio, Placetel AI, Famulor und VOICO.AI liegt der Hinweis beim Hotel. Mehr im Ratgeber AI Act und KI-Telefonie.
Aufzeichnung. Das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist nach § 201 StGB strafbar. Klären Sie, ob Audio gespeichert oder nur transkribiert wird. Bei fonio ist die Aufzeichnung zuschaltbar, bei VOICO.AI standardmäßig aus, bei Famulor lässt sich eine Einwilligungsansage einstellen, aufgezeichnet wird dann erst nach Zustimmung.
Zahlungsdaten. Lassen Sie keine Kreditkartennummern am Telefon an die KI diktieren. Ein Zahlungslink oder die Garantie über Ihre Buchungsmaschine ist sicherer.
Praxistipp
Ein Satz in der Begrüßung reicht oft: „Guten Abend, Sie sprechen mit dem digitalen Assistenten des Hotels. Ich helfe Ihnen bei Buchungen und Fragen, für alles andere verbinde ich Sie mit der Rezeption.“ Damit ist der KI-Hinweis erledigt und der Gast weiß, was ihn erwartet.So starten Sie in vier Schritten
- Anrufe zählen: Notieren Sie eine Woche lang, wann und warum angerufen wird. Daraus ergeben sich Minutenbedarf und Spitzenzeiten.
- PMS klären: Fragen Sie den Anbieter schriftlich, ob Ihr System angebunden ist und ob der Assistent nur liest oder auch bucht.
- Wissensbasis füllen: Hausinfos, Zimmerkategorien, Stornobedingungen, Restaurantzeiten. Je vollständiger, desto weniger Rückfragen.
- Rufumleitung einrichten: Zuerst nur nachts oder bei Besetzt. Wie das geht, steht im Ratgeber Rufumleitung einrichten.
Testen Sie den Assistenten vorher selbst mit typischen Gästefragen auf Deutsch und Englisch, auch mit Hintergrundgeräuschen. Führt Ihr Haus ein eigenes Restaurant mit vielen Reservierungsanrufen, lesen Sie zusätzlich unsere Seite zur Gastronomie.