Steuerberater AI: KI-Telefonassistent für Kanzleien im Vergleich

Ein KI-Telefonassistent nimmt in der Steuer- oder Anwaltskanzlei Anrufe an, notiert Rückrufwünsche und vergibt Termine, gibt aber keine Auskunft zu Mandaten. Entscheidend sind drei Punkte: ein Dienstleistervertrag, der die berufliche Verschwiegenheit abdeckt, die Frage nach US-Subdienstleistern und ein sauberer KI-Hinweis.

Wer nach „Steuerberater AI“ sucht, stößt meist auf Beiträge über Belegerkennung, Recherche-Tools und die Frage, ob KI den Beruf ersetzt. Diese Seite behandelt einen Bereich, der in diesen Texten fast nie vorkommt, obwohl er jeden Tag Zeit kostet: das Telefon.

In einer Steuerkanzlei oder Anwaltskanzlei klingelt es oft dann, wenn alle in Mandantengesprächen sitzen oder an Abschlüssen arbeiten. Ein KI-Telefonassistent nimmt diese Anrufe an, fragt das Anliegen ab und schickt eine Zusammenfassung ins Postfach. Für Berufsgeheimnisträger gelten dabei strengere Regeln als für einen Handwerksbetrieb. Was Sie vertraglich und technisch beachten müssen und welche Anbieter dazu passen, steht unten. Alle Anbieterangaben stammen aus den öffentlichen Unterlagen der Anbieter, Stand 26.10.2026.

Wo KI in der Kanzlei heute hilft

KI wird in Kanzleien in drei Bereichen eingesetzt: bei der Buchhaltung und Belegverarbeitung, bei der fachlichen Recherche und bei der Kommunikation mit Mandanten. Die ersten beiden laufen meist über die Kanzleisoftware und Fachverlage. Für die Kommunikation, und dort vor allem für die Anrufannahme, gibt es eigenständige Anbieter, die Sie ohne Eingriff in Ihre Fachsoftware nutzen können. Sie leiten nur Ihre Kanzleinummer um.

Typische Anrufe, die ein Assistent übernehmen kann:

• Terminwünsche: Erstgespräch, Jahresgespräch, Abgabe von Unterlagen. Mit Kalenderanbindung bucht der Assistent direkt, sonst notiert er den Wunsch.
• Rückrufbitten: Name, Mandantennummer, Rückrufnummer, Thema in einem Satz.
• Organisatorische Fragen: Öffnungszeiten, Anfahrt, wie Unterlagen hochgeladen werden, ob die Kanzlei neue Mandate annimmt.
• Eilige Anliegen durchstellen: etwa ein Schreiben vom Finanzamt mit kurzer Frist oder bei Anwälten eine Festnahme. Dafür legen Sie Stichworte und eine Zielnummer fest.
• Erstaufnahme neuer Mandate: Branche, Rechtsform, gewünschte Leistung, damit Sie vor dem Rückruf wissen, ob das Mandat passt.

Was der Assistent nicht tun sollte

Der Assistent sollte keine Auskunft zu Mandaten geben. Am Telefon können weder Sie noch eine KI sicher prüfen, wer anruft. Sagt der Assistent dem Ex-Partner einer Mandantin, dass ihre Steuererklärung fertig ist, kann das schon eine unbefugte Offenbarung nach § 203 StGB sein. Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer sind dort in Abs. 1 Nr. 3 ausdrücklich genannt.

Ebenso wenig sollte er steuerliche oder rechtliche Einschätzungen abgeben. Die Faustregel für den Prompt: aufnehmen, sortieren, weiterleiten, aber nichts zum Inhalt eines Mandats sagen. LexDial wirbt bei seinem Kanzlei-Sekretariat ausdrücklich damit, dass die KI keine Rechtsauskunft gibt. Bei allen anderen Anbietern schreiben Sie diese Grenze selbst in die Anweisungen.

Verschwiegenheit: Was der Vertrag regeln muss

Für Steuerberater regelt § 62a StBerG, unter welchen Bedingungen Sie Dienstleistern Zugang zu geschützten Tatsachen geben dürfen. Für Rechtsanwälte gilt die gleich aufgebaute Regel in § 43e BRAO. Die wichtigsten Punkte:

1. Sorgfältige Auswahl: Sie müssen den Anbieter sorgfältig auswählen und die Zusammenarbeit beenden, wenn er die Vorgaben nicht einhält.
2. Vertrag in Textform: Der Anbieter muss sich zur Verschwiegenheit verpflichten, mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen.
3. Nur nötige Kenntnis: Er darf nur so viel erfahren, wie für die Dienstleistung nötig ist.
4. Subunternehmer: Der Vertrag muss festlegen, ob der Anbieter weitere Dienstleister einbinden darf. Wenn ja, muss er diese in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten.
5. Ausland: Bei Dienstleistungen im Ausland ist der Zugang nur erlaubt, wenn der Geheimnisschutz dort mit dem inländischen vergleichbar ist (Abs. 4).
6. Mandatsbezogene Dienste: Dient eine Dienstleistung unmittelbar einem einzelnen Mandat, brauchen Sie zusätzlich die Einwilligung des Mandanten (Abs. 5). Ob eine allgemeine Anrufannahme darunter fällt, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Kammer.

Daneben brauchen Sie wie jedes Unternehmen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Ein AVV allein deckt die berufsrechtliche Verschwiegenheit aber nicht automatisch ab. Fragen Sie deshalb gezielt nach einer Verschwiegenheitsvereinbarung für Berufsgeheimnisträger. fonio nennt solche Erklärungen in seinem AVV ausdrücklich. Bei den übrigen Anbietern dieser Seite haben wir dazu in den öffentlichen Unterlagen keine Angabe gefunden, das heißt nicht, dass es sie nicht gibt.

Punkt 5 ist bei KI-Telefonie kein Randthema. Die meisten Anbieter dieser Seite nennen in ihren Unterlagen für Telefonie, Spracherkennung oder Sprachmodell Dienstleister mit US-Mutterkonzern, oft über europäische Gesellschaften, etwa Twilio Irland oder OpenAI Ireland. Lassen Sie sich die Subprozessorliste geben und prüfen Sie, wo die Daten tatsächlich verarbeitet werden. Mehr dazu im Ratgeber Berufsgeheimnis und KI-Telefonie und unter Datenschutz bei KI-Telefonie.

Anbieter für Steuerberatung und Kanzleien

Die Rangliste zeigt die bewerteten Anbieter, die Steuerberatung als Zielgruppe nennen, sortiert nach unserer Methodik:

fonio liegt nach unserer Methodik vorn. Für Kanzleien zählt vor allem der AVV: Er listet alle Subprozessoren mit Standort, nennt Löschfristen (Aufnahmen nach 30 Tagen, Transkripte nach 90 Tagen) und enthält Verschwiegenheitserklärungen für Berufsgeheimnisträger. Das Hosting liegt in der EU. Der Solo-Tarif kostet 119 € netto im Monat oder 99 € bei Jahreszahlung, mit 1.000 Minuten. Achtung: Laut fonio-Vergleichstabelle ist die Kalenderverbindung erst ab dem Team-Tarif inklusive, der Solo-Tarif nimmt keine parallelen Anrufe an.

Zeeg kommt aus der Terminbuchung und nennt Steuerberater und Rechtsanwälte ausdrücklich als Zielgruppe. Der Assistent bucht direkt in Google Kalender, Outlook, Exchange oder iCloud und stellt sich laut Zeeg bei jedem Anruf als KI vor. Gehostet wird in Deutschland und den Niederlanden. Paket 1 kostet 59 € netto bei Monatszahlung oder 49 € bei Jahreszahlung, jeweils mit 250 Minuten, darüber hinaus 0,25 € je Minute. Zum Testen gibt es nur 5 Freiminuten.

Placetel AI vom Kölner Telefonieanbieter eignet sich, wenn Sie streng steuern wollen, was gespeichert wird: Die Aufbewahrung der Transkripte lässt sich von dauerhaft über 1 bis 30 Tage bis zu keiner Speicherung einstellen. Der Grow-Tarif kostet 79 € netto monatlich kündbar oder 69 € bei 24 Monaten Laufzeit, jeweils mit 750 Minuten, dazu 9 € je AI-Rufnummer. Die KI-Plattform stammt von der Miyon AG, deren Subdienstleisterliste nicht öffentlich ist. Fordern Sie sie vor Vertragsschluss an.

Telfo aus Mannheim hostet die zentralen Systeme bei Hetzner in Deutschland und lässt Aufnahme und Transkript komplett abschalten. Basis kostet 99 € netto bei Monatszahlung oder 79 € bei Jahreszahlung, mit 750 Minuten. Telfo wirbt damit, dass Anrufer die KI nicht bemerken. Den KI-Hinweis müssen Sie also selbst einbauen.

Für Anwaltskanzleien gibt es mit LexDial einen Spezialisten: Fragen je Fallart, Notfall-Durchstellung, Verarbeitung in Deutschland, Verschlüsselung mit eigenem Schlüssel je Kanzlei. Termine bucht LexDial nicht, es nimmt nur Terminwünsche auf, und jede Minute über die 100 Inklusivminuten kostet 0,80 €. Wer zuerst risikolos ausprobieren will, startet mit dem Free-Tarif von sipgate sona (500 Minuten, ein gleichzeitiger Anruf).

Kosten: Rechenbeispiel für eine kleine Kanzlei

Nehmen wir eine Kanzlei mit rund 12 Anrufen pro Werktag, die der Assistent annimmt, im Schnitt 2 Minuten lang. Das sind etwa 500 Minuten im Monat. Ihre eigenen Werte finden Sie in der Anrufliste Ihrer Telefonanlage.

Der Grundpreis allein entscheidet nicht. Wenn Sie Termine direkt buchen lassen wollen, prüfen Sie, ab welchem Tarif die Kalenderanbindung enthalten ist. Eigene Werte rechnen Sie mit dem Kostenrechner durch, die Preismodelle erklärt die Seite Kosten.

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KI-Hinweis und Aufzeichnung

KI-Hinweis. Nach Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 müssen Anrufende erfahren, dass sie mit einer KI sprechen, sofern das nicht offensichtlich ist. Ein Satz in der Begrüßung reicht in der Praxis: „Sie sprechen mit dem digitalen Assistenten der Kanzlei Muster.“ Mustertexte stehen im Ratgeber AI Act und KI-Telefonie.

Aufzeichnung. Das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist nach § 201 StGB strafbar. Wenn Sie nur Transkript und Zusammenfassung brauchen, schalten Sie die Audioaufnahme ab oder lassen Sie den Anrufer zustimmen. Bei Telfo lassen sich Aufnahme und Transkript ganz abschalten, bei Placetel ist die Aufbewahrung einstellbar, bei fonio ist die Aufnahme zuschaltbar, LexDial erstellt Transkripte laut Anbieter nur mit Einwilligung.

Einführung in vier Schritten

1. Anrufe auswerten: Welche Anliegen kommen wie oft? Daraus ergeben sich Minutenbedarf und die Fragen, die der Assistent stellen soll.
2. Verträge prüfen: AVV, Verschwiegenheitsvereinbarung, Subprozessorliste. Erst danach echte Mandantenanrufe umleiten.
3. Regeln festlegen: keine Auskunft zu Mandaten, welche Stichworte durchgestellt werden, an welche Nummer, was nach Feierabend passiert.
4. Umleiten und testen: Ihre Kanzleinummer bleibt, Sie richten eine Rufumleitung ein, zum Beispiel nach 20 Sekunden Klingeln. Wie das geht, steht unter Rufumleitung einrichten.

Unsere Empfehlung je Kanzlei

• Steuerkanzlei, die Wert auf dokumentierte Verschwiegenheit legt: fonio. AVV mit Subprozessoren, Löschfristen und Erklärungen für Berufsgeheimnisträger.
• Kanzlei mit vielen Terminanfragen: Zeeg. Buchung direkt im Kalender, KI-Hinweis eingebaut.
• Kanzlei, die Speicherung minimal halten will: Placetel AI oder Telfo, nach Prüfung der Subdienstleister.
• Anwaltskanzlei ohne Terminbuchung, mit Notfällen: LexDial.

Ob ein menschliches Telefonsekretariat besser passt, zeigt der Vergleich KI vs. Telefonservice. Alle bewerteten Anbieter finden Sie in der Anbieterübersicht und im großen Vergleich.

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