KI-Telefonassistent Pflegedienst: Anbieter, Kosten, Recht

Ein KI-Telefonassistent nimmt im Pflegedienst die Anrufe an, die tagsüber im Büro liegen bleiben: Anfragen von Angehörigen, Terminänderungen, Rückrufwünsche und Bewerbungen. Dringendes stellt er an Ihre Rufbereitschaft durch. Rechtlich zählen vor allem Schweigepflicht, Gesundheitsdaten und der KI-Hinweis am Telefon.

Kurz nach acht im Büro eines ambulanten Pflegedienstes: Die Pflegedienstleitung plant die Touren um, weil zwei Kolleginnen krank sind. Gleichzeitig ruft eine Tochter an, deren Vater morgen aus dem Krankenhaus kommt und Versorgung braucht. Ein Patient sagt den Einsatz ab, weil er stationär aufgenommen wurde. Eine Bewerberin möchte wissen, ob noch Stellen frei sind. Wer nicht durchkommt, ruft beim nächsten Dienst an, und das ist bei Neuaufnahmen und Bewerbungen verlorenes Geschäft.

Ein KI-Telefonassistent nimmt diese Anrufe an, fragt das Anliegen strukturiert ab und legt es als Notiz ab. Diese Seite zeigt, welche Anrufe sich dafür eignen, welche Anbieter für Pflegedienste in Frage kommen, was sie laut Preisseite kosten und welche Rechtsfragen Sie vorher klären sollten. Alle Anbieterangaben stammen aus öffentlichen Unterlagen der Anbieter, Stand 26.10.2026.

Telefon und Dokumentation: zwei verschiedene Werkzeuge

Wer nach KI im Pflegedienst sucht, landet oft bei Sprach-KI für die Pflegedokumentation. Das ist ein anderes Werkzeug: Die Pflegekraft spricht ihren Bericht beim Patienten ins Smartphone, die Software schreibt ihn in die Pflegedoku. Ein KI-Telefonassistent arbeitet dagegen im Büro. Er hebt ab, wenn niemand Zeit hat, und braucht dafür nur eine Rufumleitung von Ihrer bestehenden Nummer. Beides lässt sich kombinieren. Diese Seite behandelt das Telefon.

Welche Anrufe der Assistent übernimmt

Die meisten Anrufe in einem Pflegedienst folgen wenigen Mustern. Typisch sind:

Bei Erstanfragen lohnt sich ein fester Fragenkatalog. Die Pflegedienstleitung ruft dann nicht für eine Bestandsaufnahme zurück, sondern kann gleich sagen, ob Kapazität im Einzugsgebiet frei ist.

Was der Assistent nicht tun darf: Beschwerden einschätzen, Medikamentenfragen beantworten oder entscheiden, ob jemand ärztliche Hilfe braucht. Legen Sie Stichwörter fest, bei denen er sofort durchstellt, und eine Begrüßung, die bei Notfällen auf die 112 verweist. Einen Hausnotruf ersetzt er ebenfalls nicht.

Was Sie zur Software wissen sollten

In unseren Anbieterdaten ist bei keinem Anbieter eine direkte Anbindung an Pflegesoftware dokumentiert. Die Anliegen kommen als Zusammenfassung per E-Mail, im Dashboard des Anbieters oder per Webhook und API in Ihre Systeme. Termine bucht der Assistent nur, wenn ein Kalender wie Google oder Outlook angebunden ist. Für viele Pflegedienste reicht eine saubere Rückrufliste, weil Einsätze ohnehin in der Tourenplanung entschieden werden. Fragen Sie trotzdem nach Ihrer Software, bevor Sie unterschreiben.

Passende Anbieter für Pflegedienste

Keiner der Anbieter in unseren Daten führt ambulante Pflege als eigene Zielbranche mit eigenem Angebot. Die folgenden fünf passen nach unseren Daten am besten, weil sie öffentliche Preise, einen AV-Vertrag und eine Weiterleitung an Menschen bieten. Bewertet nach unserer Methodik:

fonio: viele Integrationen, Verschwiegenheit im AVV

fonio liegt mit 4,4 in unserer Bewertung vorn. Der Tarif Solo kostet 119 € netto im Monat oder 99 € bei Jahreszahlung, mit 1.000 Inklusivminuten. Für Pflegedienste wichtig: Im AVV bietet fonio Verschwiegenheitserklärungen für Berufsgeheimnisträger an, und die Subprozessorliste nennt alle Dienstleister mit Standort. Zu beachten ist, dass Solo keine gleichzeitigen Anrufe erlaubt und die Kalenderverbindung laut Vergleichstabelle erst ab dem Tarif Team (359 € netto, 299 € bei Jahreszahlung) inklusive ist. Den KI-Hinweis aktivieren Sie selbst.

VITAS: Hosting nur in Deutschland

VITAS aus Nürnberg kommt aus dem Gesundheitswesen und nennt auf seiner Website auch eine ambulante Krankenpflege als Referenzkunden. Server und Datenbank laufen laut AVV in der Open Telekom Cloud in Deutschland, US-Dienstleister nennt die Subprozessorliste nicht. VITAS gibt eine Prüfung nach BSI C5 Typ 1 und ISO 27001 an. Abgerechnet wird pro Konversation, ab 40 € netto bei Jahreszahlung. Die Weiterleitung an Menschen gibt es aber nur mit dem Pro-Paket für derzeit 99 € netto im Monat extra. Weil ein Pflegedienst dringende Anrufe durchstellen muss, sollten Sie das Paket fest einplanen. Jeder Anruf wird laut AVV aufgezeichnet.

sipgate sona: kostenlos ausprobieren

sipgate sona aus Düsseldorf hat einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit 500 Minuten, allerdings mit nur einem gleichzeitigen Anruf und nur cal.com als Kalender. Der Tarif Starter kostet 69,95 € netto mit 1.000 Minuten, danach 0,12 € je Minute. sona stellt sich laut Leistungsbeschreibung zu Gesprächsbeginn als KI vor. Die Unterauftragnehmerliste nennt mit ElevenLabs auch einen US-Dienstleister.

Placetel AI und SpeakKI

Placetel AI erlaubt schon im Einstiegstarif unbegrenzt parallele Anrufe, wichtig, wenn morgens mehrere Angehörige gleichzeitig anrufen. Die Aufbewahrung der Transkripte ist frei einstellbar, bis hin zu keiner Speicherung. Preis: 79 € netto monatlich kündbar mit 750 Minuten, plus 9 € je AI-Rufnummer. Gespräche mit dem Assistenten sind derzeit auf 15 Minuten begrenzt.

SpeakKI ist mit 39 € netto für 300 Minuten der günstigste bezahlte Einstieg in dieser Auswahl, danach kostet die Minute 0,15 €. Gehostet wird bei Hetzner in Nürnberg, die Sprachsynthese läuft über ElevenLabs mit Verarbeitung in den USA. Im Starter-Tarif ist nur ein gleichzeitiger Anruf möglich. Mehr Anbieter mit Fokus auf Serverstandort finden Sie unter KI-Telefonassistent mit Servern in Deutschland.

Kosten: Rechenbeispiel

Annahme: 300 Gespräche im Monat mit durchschnittlich 2 Minuten, also 600 Minuten. Nach Listenpreis, monatlich kündbar, netto:

Bei Placetel kommen für Weiterleitungen 0,025 bis 0,05 € je Minute dazu. Die Tarife unterscheiden sich außerdem bei parallelen Anrufen, Kalender und Hosting. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen im Kostenrechner nach, alle Preismodelle erklärt die Seite Kosten.

Rechtliches: Schweigepflicht, Gesundheitsdaten, KI-Hinweis

Die folgenden Punkte sind keine Rechtsberatung. Klären Sie den Einsatz mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Schweigepflicht, § 203 StGB. Abs. 1 Nr. 1 erfasst Angehörige eines Heilberufs, der für die Berufsausübung oder die Berufsbezeichnung eine staatlich geregelte Ausbildung erfordert. Pflegefachpersonen werden nach dem Pflegeberufegesetz ausgebildet. Nach Abs. 3 dürfen Sie Geheimnisse an mitwirkende Dienstleister weitergeben, soweit das erforderlich ist. Nach Abs. 4 machen Sie sich strafbar, wenn Sie nicht für deren Verschwiegenheit gesorgt haben (Gesetzestext). Lassen Sie sich die Verpflichtung schriftlich geben.

Gesundheitsdaten, Art. 9 und Art. 28 DSGVO. Nennt eine Angehörige Diagnose, Pflegegrad oder Krankenhausaufenthalt, sind das besonders geschützte Gesundheitsdaten. Sie brauchen einen AV-Vertrag, alle fünf genannten Anbieter bieten einen an. Prüfen Sie Subprozessoren und Löschfristen, mehr dazu im Ratgeber Datenschutz bei KI-Telefonie.

Cloud im Gesundheitswesen, § 393 SGB V. Die Vorschrift gilt für Leistungserbringer nach dem Vierten Kapitel SGB V, für Kranken- und Pflegekassen und deren Auftragsverarbeiter. Erbringen Sie häusliche Krankenpflege für gesetzlich Versicherte, sollten Sie prüfen lassen, ob sie Sie betrifft. Dann dürfen Gesundheitsdaten nur im Inland, in der EU, einem gleichgestellten Staat oder einem Drittstaat mit Angemessenheitsbeschluss in der Cloud verarbeitet werden, die verarbeitende Stelle braucht eine Niederlassung im Inland und ein aktuelles C5-Testat, seit 1. Juli 2025 grundsätzlich Typ 2, für neu in Verkehr gebrachte Systeme genügt in den ersten 18 Monaten Typ 1 (Gesetzestext). Pflegeeinrichtungen nach SGB XI nennt die Vorschrift nicht ausdrücklich. VITAS gibt C5 Typ 1 an, für fonio, sipgate sona, Placetel und SpeakKI enthalten unsere Daten keine Angabe zu C5. Fragen Sie danach.

Aufzeichnung, § 201 StGB. Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort unbefugt aufnimmt, macht sich strafbar. Bei fonio ist die Audioaufzeichnung zuschaltbar, bei VITAS laut AVV immer aktiv. Mehr im Ratgeber Telefongespräche aufzeichnen.

KI-Hinweis, Art. 50 KI-VO. Seit dem 2. August 2026 müssen Anrufende erfahren, dass sie mit einer KI sprechen, sofern das nicht offensichtlich ist. Details im Ratgeber AI Act und KI-Telefonie.

So gehen Sie vor

1. Anrufe zählen. Eine Woche lang notieren, wie viele Anrufe verloren gehen und worum es geht. Das bestimmt Tarif und Minutenpaket.
2. Regeln fürs Durchstellen festlegen. Welche Stichwörter gehen sofort an die Rufbereitschaft, welche an die Pflegedienstleitung, was wird Rückruf?
3. Datenschutzunterlagen anfordern. AV-Vertrag, Subprozessorliste, Verschwiegenheitsverpflichtung, Angabe zum C5-Testat.
4. Testen. sipgate sona ist im Free-Tarif dauerhaft kostenlos, SpeakKI testet 14 Tage mit 50 Freiminuten, Placetel 10 Tage mit 50 Minuten, VITAS 30 Tage mit 500 Konversationen, fonio gibt 30 Tage Geld-zurück-Garantie. Spielen Sie eine Erstanfrage, eine Absage und einen Notfall durch.
5. Rufumleitung einrichten. Ihre Nummer bleibt, Sie leiten bei Besetzt oder nach einigen Sekunden Klingeln um. Anleitung: Rufumleitung einrichten.

Für Praxen mit Praxisverwaltungssystem gelten weitere Fragen, siehe KI-Telefonassistent für die Arztpraxis. Alle Anbieter nebeneinander finden Sie im Anbietervergleich.

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Häufige Fragen