KI-Telefonassistent Kfz-Werkstatt: Anbieter, Kosten, Reifensaison

Ein KI-Telefonassistent nimmt in der Kfz-Werkstatt die Anrufe an, während alle an der Hebebühne stehen, vergibt Termine für Inspektion, HU oder Reifenwechsel und stellt Pannen sofort durch. Für kleine Werkstätten zählen vor allem drei Dinge: gleichzeitige Anrufe in der Reifensaison, ein Preis, der zu wenigen hundert Minuten passt, und eine saubere Übergabe an den Meister.

Dienstagvormittag in einer freien Werkstatt mit vier Leuten: Der Meister steckt mit dem Diagnosegerät im Motorraum, ein Kollege wuchtet Räder, der Azubi holt Teile. Das Telefon im Büro klingelt, und keiner geht ran. Der Anrufer wollte nur einen Termin zum Umstecken. Jetzt ruft er die Werkstatt zwei Straßen weiter an.

Ein KI-Telefonassistent nimmt solche Anrufe an, fragt Kennzeichen, Anliegen und Wunschtermin ab und schickt Ihnen eine Zusammenfassung. Bei einer Panne stellt er durch. Diese Seite richtet sich an Inhaber freier Kfz-Werkstätten und kleiner Meisterbetriebe ohne eigene Telefonzentrale. Für Autohäuser mit Verkauf, Service und Teiledienst gibt es eine eigene Seite: KI-Telefonassistent fürs Autohaus. Alle Anbieterangaben stammen aus den öffentlichen Unterlagen der Anbieter, Stand 26.10.2026.

Welche Anrufe in der Werkstatt anfallen

Die meisten Werkstatt-Anrufe folgen wenigen Mustern. Genau das macht sie für einen Assistenten gut geeignet.

• Terminwünsche: Inspektion, HU und AU, Reifenwechsel, Klimaservice, Bremsen. Der Assistent fragt Fahrzeug, Kennzeichen und Zeitfenster ab und bucht in Ihren Kalender, sofern eine Anbindung besteht.
• „Ist mein Auto fertig?“: Diese Frage kann der Assistent nur beantworten, wenn er Zugriff auf den Auftragsstatus hat. Sonst nimmt er eine Rückrufbitte auf. FlowLyne nennt Fahrzeugstatus-Auskünfte als Funktion.
• Preisanfragen: „Was kostet ein Zahnriemen beim Golf?“ Hier sollte der Assistent keinen Preis nennen, sondern Fahrzeugdaten aufnehmen und einen Rückruf zusagen.
• Panne und Liegenbleiber: Diese Anrufe gehören sofort zu einem Menschen, an Ihr Handy oder den Abschleppdienst, mit dem Sie zusammenarbeiten.
• Standardfragen: Öffnungszeiten, ob Sie E-Autos warten, Reifeneinlagerung, Ersatzwagen, Hol- und Bringservice.
• Lieferanten und Werbeanrufe: Der Assistent nimmt eine Notiz auf, statt jemanden aus der Halle zu holen.

Wichtig ist eine klare Grenze. Der Assistent beurteilt keine Schäden am Telefon und sagt nicht, ob man mit dem Geräusch noch fahren kann. Legen Sie vorher fest, welche Stichworte zum Durchstellen führen, etwa „liegengeblieben“, „Unfall“ oder „Bremse“.

Was die Werkstatt vom Autohaus unterscheidet

Ein Autohaus braucht Routing auf mehrere Abteilungen und meist eine Anbindung an das DMS. In der freien Werkstatt ist die Lage einfacher und das Budget kleiner. Es gibt ein Ziel für alle Anrufe, oft das Handy des Inhabers, und das Anrufvolumen schwankt stark mit der Saison. Im Oktober und im April kommen in kurzer Zeit viele Reifenanrufe, im Sommer deutlich weniger.

Daraus folgen zwei Prüffragen. Erstens: Wie viele Anrufe kann der Tarif gleichzeitig annehmen? Zweitens: Was kosten die Zusatzminuten im Spitzenmonat? Ein Tarif, der im Juli günstig ist, kann im Oktober teuer werden oder Anrufer in die Warteschleife schicken.

Die passenden Anbieter

Es gibt zwei Wege. Allrounder wie fonio, Placetel AI, sipgate sona, SpeakKI oder Telfo sind schnell selbst eingerichtet und günstig, buchen aber in Google- oder Outlook-Kalender statt in die Werkstattsoftware. Spezialisten wie FlowLyne sprechen mit Kfz-Software, kosten pro Minute aber mehr.

fonio: viel Funktion, aber im Solo-Tarif ohne parallele Anrufe

fonio liegt nach unserer Methodik mit 4,4 von 5 vorn und führt Autohäuser unter seinen Zielbranchen. Der Solo-Tarif kostet 119 € netto monatlich, bei Jahreszahlung 99 €, mit 1.000 Minuten. Das reicht für viele kleine Werkstätten das ganze Jahr. Der Haken: Solo verarbeitet keine gleichzeitigen Anrufe, und eine Kalenderverbindung ist laut Vergleichstabelle des Anbieters erst ab Team inklusive. Team kostet 359 € monatlich bzw. 299 € bei Jahreszahlung. Positiv: Der AVV legt alle Subprozessoren mit Standort offen.

Placetel AI und Telfo: wenn in der Saison viele gleichzeitig anrufen

Placetel AI erlaubt schon im Einstiegstarif Grow unbegrenzt parallele Anrufe. Grow kostet 79 € netto monatlich kündbar mit 750 Minuten, dazu 9 € je AI-Rufnummer und 0,19 € je Zusatzminute. Die warme Weiterleitung übergibt den Anruf mit Zusammenfassung an Sie. Getestet werden kann 10 Tage mit 50 Minuten.

Telfo bietet im Basis-Tarif für 99 € monatlich (79 € bei Jahreszahlung) 750 Minuten und drei parallele Anrufe, gehostet bei Hetzner in Deutschland. Die Weiterleitung nach Anliegen gibt es erst ab Erweitert. Telfo wirbt damit, dass Anrufer die KI nicht bemerken. Den KI-Hinweis müssen Sie deshalb selbst in die Begrüßung schreiben.

SpeakKI und sipgate sona: günstig starten

SpeakKI startet bei 39 € netto im Monat mit 300 Minuten, danach 0,15 € je Minute, monatlich kündbar und mit 14 Tagen Test. Im Starter-Tarif ist allerdings nur ein gleichzeitiger Anruf möglich. Eine SMS-Terminbestätigung mit Erinnerung nennt SpeakKI als Funktion. Ausgehende Anrufe und API gibt es erst ab Professional für 89 €.

sipgate sona gibt es dauerhaft kostenlos mit 500 Minuten, dort aber mit einem gleichzeitigen Anruf und nur cal.com als Kalender. Ab Starter für 69,95 € netto gibt es 1.000 Minuten, API und CRM-Anbindung. sona stellt sich laut Leistungsbeschreibung selbst als KI vor. Wie sich die günstigen Anbieter schlagen, zeigt der Überblick günstige KI-Telefonassistenten.

Wer ohnehin einen Chat auf der Website möchte, kann sich webchatagent.com ansehen: ab 58 € netto mit 100 Telefonminuten, Terminbuchung über Google Kalender, KI-Hinweis zu Gesprächsbeginn laut Anbieter eingebaut.

FlowLyne: Spezialist mit Kfz-Software-Anbindung

FlowLyne aus Berlin ist auf Autohäuser und Werkstätten ausgerichtet. Laut Anbieter bucht der Assistent Werkstatttermine direkt im Planungssystem, erkennt Kennzeichen und FIN und eskaliert Pannen. Genannt werden Anbindungen an SoftNRG, autocrm, DealerDesk, Locarl und Fleetback. Abgerechnet wird ohne Grundgebühr über Prepaid-Guthaben: 0,50 € netto je KI-Minute, 0,10 € je weitergeleiteter Minute. Das Guthaben verfällt nach 12 Monaten. Einen Serverstandort und eine Subprozessorenliste nennt FlowLyne nicht. Lohnend ist das vor allem, wenn Sie eines der genannten Programme nutzen und Termine heute doppelt erfassen.

Kosten im Normalmonat und in der Reifensaison

Angenommen, Ihr Assistent führt in einem normalen Monat 400 Gesprächsminuten und im Reifenmonat 900. Das sind Beispielwerte, keine Messung. So sieht es laut Preisseiten aus (netto, monatliche Zahlung, ohne Einrichtung):

Bei Placetel kommen Weiterleitungsminuten dazu, bei FlowLyne die 0,10 € je weitergeleiteter Minute und mögliche Einrichtungskosten per Angebot. Rechnen Sie Ihr eigenes Volumen im Kostenrechner durch. Wie die Preismodelle grundsätzlich funktionieren, steht unter Kosten.

Ob sich das rechnet, hängt davon ab, wie viele Anrufe heute ins Leere laufen. Ein Blick in die Anrufliste Ihrer Telefonanlage für einen Monat zeigt das schnell: Wie viele Anrufe waren verpasst, und wie viele davon haben Sie zurückgerufen?

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Rechtliches: KI-Hinweis, Datenschutz, Erinnerungsanrufe

KI-Hinweis. Nach Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 müssen Anrufende seit dem 2. August 2026 erfahren, dass sie mit einer KI sprechen, sofern das nicht offensichtlich ist. Die Pflicht richtet sich an die Anbieter des Systems; bei fonio, Placetel und Telfo liegt die Umsetzung laut deren Unterlagen aber bei Ihnen. Üblich ist ein Satz in der Begrüßung. Mehr im Ratgeber AI Act und KI-Telefonie.

Datenschutz. Der Assistent verarbeitet Namen, Telefonnummern und Kennzeichen. Sie brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Alle Anbieter auf dieser Seite bieten laut eigenen Angaben einen an. Wer Gespräche als Audio aufzeichnen lässt, braucht die Zustimmung der Anrufer, denn das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist nach § 201 StGB strafbar. Bei Telfo und Placetel lässt sich die Speicherung abschalten bzw. einstellen. Details im Ratgeber Telefongespräche aufzeichnen und Datenschutz bei KI-Telefonie.

Erinnerungsanrufe. Ein Assistent, der Kunden zur fälligen HU anruft, ist verlockend. Werbeanrufe bei Verbrauchern sind nach § 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung unzulässig, bei Geschäftskunden wie Flottenbetreibern braucht es zumindest eine mutmaßliche Einwilligung. Für Werbung mit einer automatischen Anrufmaschine verlangt Nr. 2 die ausdrückliche Einwilligung jedes Adressaten. Die Bestätigung eines bereits gebuchten Termins ist anders zu beurteilen. Mehr dazu unter KI-Outbound-Anrufe. Diese Hinweise sind keine Rechtsberatung.

So starten Sie in der Werkstatt

1. Klein anfangen: zuerst nur bei Besetzt, nach 20 Sekunden Klingeln oder nach Feierabend. Die Umleitung richten Sie an der Telefonanlage oder Fritzbox ein, siehe Rufumleitung einrichten.
2. Zehn typische Anrufe aufschreiben: Reifentermin, HU, „Auto fertig?“, Preisfrage, Panne. Jeden selbst durchspielen.
3. Notfallregel festlegen: Welche Stichworte führen zum Durchstellen, an welche Nummer, und was passiert, wenn dort niemand abnimmt?
4. Vor der Saison testen: Starten Sie im Sommer, nicht im Oktober. Dann sehen Sie in den Zusammenfassungen, was klappt, bevor der Ansturm kommt.

Für Betriebe, die neben Kfz auch andere Handwerksleistungen anbieten, lohnt ein Blick auf die Seite KI-Telefonassistent im Handwerk. Alle Anbieter im Überblick finden Sie im Vergleich.

Häufige Fragen