KI-Telefonassistent Zahnarzt: Anbieter, Kosten und Recht

Ein KI-Telefonassistent nimmt in der Zahnarztpraxis Anrufe an, wenn alle am Stuhl stehen, bucht Kontroll- und Prophylaxetermine und meldet Schmerzpatienten sofort ans Team. Entscheidend sind die Anbindung an Ihre Praxissoftware, die Regeln für Notfälle und ein sauberer Datenschutz für Gesundheitsdaten.

In einer Zahnarztpraxis klingelt das Telefon genau dann, wenn niemand rangehen kann: Die ZFA assistiert bei einer Füllung, die Kollegin an der Anmeldung rechnet gerade einen Heil- und Kostenplan ab, und im Wartezimmer sitzen drei Patienten. Ein KI-Telefonassistent nimmt diese Anrufe an, fragt das Anliegen ab, bucht Kontroll- und Prophylaxetermine und meldet Schmerzpatienten sofort ans Team.

Diese Seite zeigt, welche Anbieter Zahnarztpraxen ausdrücklich als Zielgruppe nennen, was sie laut Preisseite kosten und welche Rechtsfragen Sie vor dem Start klären sollten. Alle Angaben stammen aus den öffentlichen Unterlagen der Anbieter, Stand 26.10.2026. Für Hausarzt- und Facharztpraxen gibt es eine eigene Seite zum KI-Telefonassistenten in der Arztpraxis.

Welche Anrufe ein KI-Telefonassistent in der Zahnarztpraxis übernimmt

Die Anrufe in einer Zahnarztpraxis folgen wenigen Mustern. Genau deshalb lassen sie sich gut automatisieren:

• Kontrolle und Prophylaxe: Der häufigste Wunsch. Der Assistent fragt Name, Geburtsdatum und Terminart ab und bucht, wenn er Zugriff auf den Kalender hat.
• Schmerzpatienten: Anrufe mit Stichworten wie Schmerzen, Schwellung oder abgebrochener Zahn werden als dringend markiert und durchgestellt oder als priorisierter Rückruf angelegt.
• Recall-Rückmeldungen: Patienten, die auf eine Recall-Erinnerung zurückrufen, bekommen direkt einen Termin.
• Organisatorisches: Öffnungszeiten, Anfahrt, Parken, Absagen, Rückfragen zum Heil- und Kostenplan oder zur Abholung einer Schiene.
• Nach Feierabend: Anliegen werden aufgenommen und morgens als Liste oder E-Mail mit Zusammenfassung bereitgestellt.

Was der Assistent nicht tun sollte: einschätzen, ob ein Schmerz warten kann, oder Behandlungsempfehlungen geben. Diese Grenze schreiben Sie in die Anweisungen. Außerhalb der Sprechzeiten sollte der Assistent bei akuten Beschwerden auf den zahnärztlichen Notdienst verweisen. Diesen organisieren die Kassenzahnärztlichen Vereinigungen regional, eine bundeseinheitliche Notdienstnummer für Zahnärzte haben wir nicht gefunden (Stellungnahme KZBV und BZÄK zur Notfallreform). Hinterlegen Sie daher die Nummer und Website Ihrer KZV. Bei lebensbedrohlichen Fällen gilt die 112.

Die Praxissoftware entscheidet über die Terminbuchung

Ein Assistent kann nur dann echte Termine vergeben, wenn er freie Zeiten sieht. In Zahnarztpraxen laufen die Kalender meist im Praxisverwaltungssystem, etwa Dampsoft, charly, CGM Z1 oder evident. Hier liegt die größte Lücke im Markt: In unseren geprüften Anbieterdaten nennt keiner der unten vorgestellten Anbieter eine direkte Anbindung an diese Systeme.

Was belegt ist:

• Doctolib bucht direkt im Doctolib-Kalender und erkennt Patienten über die Patientenakte. Das funktioniert nur, wenn Ihre Terminplanung ohnehin in Doctolib läuft.
• Telfo schreibt auf seiner Zahnarzt-Seite, dass es sich „direkt mit Praxisverwaltungssystemen wie Doctolib und CGM“ integriere. Welche CGM-Produkte gemeint sind, steht dort nicht.
• fonio, Placetel AI und voiceOne arbeiten mit Google Kalender, Outlook und Terminsoftware wie eTermin oder Calendly. fonio erwähnt auf seiner Zahnarzt-Seite zusätzlich „ergänzende Live-Daten aus der Praxissoftware“, ohne Systeme zu nennen.

Für Sie heißt das: Fragen Sie jeden Anbieter schriftlich, ob er Ihr PVS anbindet, ob er nur liest oder auch schreibt, und wer die Schnittstelle bezahlt. Ohne Anbindung bleibt ein guter Kompromiss: Der Assistent nimmt Terminwünsche mit Wunschzeit auf, das Team bestätigt per Rückruf oder SMS. Bei Kontrolle und Prophylaxe spart das immer noch das Gespräch selbst.

Anbieter für Zahnarztpraxen im Vergleich

Die folgende Rangliste zeigt die Anbieter, die Zahnarztpraxen laut eigener Website als Zielgruppe nennen, sortiert nach unserer Methodik.

fonio liegt nach unserer Methodik mit 4,4 vorn. Der Solo-Tarif kostet 119 € netto monatlich oder 99 € bei Jahreszahlung, inklusive 1.000 Minuten. Für Praxen wichtig: Solo nimmt keine gleichzeitigen Anrufe an und enthält laut Vergleichstabelle keine Kalenderverbindung. Beides gibt es erst im Team-Tarif für 359 € netto monatlich bzw. 299 € jährlich. fonio bietet im AVV Verschwiegenheitserklärungen für Berufsgeheimnisträger an und legt alle Subprozessoren mit Standort offen. Mehr im fonio-Test.

Placetel AI (4,2) aus Köln hat den günstigsten Einstieg mit offener Preisliste: 79 € netto monatlich kündbar oder 69 € bei 24 Monaten Laufzeit, 750 Minuten, jede weitere 0,19 €. Dazu kommen 9 € je AI-Rufnummer. Parallele Anrufe sind schon im Einstiegstarif unbegrenzt, das hilft in der Stoßzeit morgens. Die Speicherdauer von Transkripten stellen Sie selbst ein, bis hin zu keiner Speicherung. Die KI-Plattform betreibt der Dienstleister Miyon AG, dessen Subdienstleister-Liste nicht öffentlich ist. Details im Placetel-AI-Test.

Telfo (4,0) aus Mannheim hat eine eigene Zahnarzt-Seite mit Schmerzfällen, Prophylaxe, Recall und HKP-Rückfragen. Der Basis-Tarif kostet 99 € netto monatlich oder 79 € jährlich mit 750 Minuten und drei parallelen Anrufen. Die Weiterleitung nach Anliegen, also etwa Schmerzpatient direkt an die Anmeldung, gibt es laut Anbieter aber erst im Tarif Erweitert für 199 € monatlich bzw. 159 € jährlich. Gehostet wird bei Hetzner in Deutschland. Achtung: Telfo wirbt damit, dass Anrufer die KI nicht bemerken. Den KI-Hinweis müssen Sie selbst einbauen. Zum Telfo-Test.

Doctolib (3,4) ist die naheliegende Wahl, wenn Ihre Praxis Doctolib schon nutzt. Der Assistent ist nur im Paket Patientenmanagement erhältlich, für 229 € inkl. MwSt. pro Behandler und Monat im Jahresabo. Er antwortet derzeit nur auf Deutsch und bucht einen Termin pro Anruf. Doctolib nennt als einziger Anbieter dieser Liste ein C5-Typ-2-Testat. Mehr im Doctolib-Test und bei den Alternativen zum Doctolib-Telefonassistenten.

voiceOne (3,8) aus Bamberg verarbeitet laut AGB alle Daten auf Servern in Deutschland und bietet eine Aufzeichnungsansage mit Widerspruch per Taste. Preise stehen nicht auf der Website, Subprozessoren sind nicht benannt. Wer neben dem Telefon auch Chat und WhatsApp abdecken will, findet bei Heyloha eine gemeinsame Inbox, zahlt für reine Telefonie aber deutlich mehr pro Minute.

Was kostet das im Praxisalltag?

Ein Rechenbeispiel mit 600 Gesprächsminuten im Monat, nur Listenpreise, netto, monatlich kündbar:

Bei einer Praxis mit zwei Behandlern verdoppelt sich der Doctolib-Betrag, weil pro Behandler abgerechnet wird. Die Minutenpakete der anderen Anbieter hängen dagegen nur vom Gesprächsaufkommen ab. Ihre eigenen Zahlen können Sie im Kostenrechner durchspielen, eine Übersicht aller Preismodelle steht unter Kosten.

Recht und Datenschutz für Zahnärzte

Am Praxistelefon nennen Patienten Beschwerden, Behandlungen und Versicherungsstatus. Das sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Die folgenden Punkte sind keine Rechtsberatung. Klären Sie den Einsatz mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Schweigepflicht, § 203 StGB. Zahnärzte sind in Abs. 1 ausdrücklich genannt. Nach Abs. 3 dürfen Sie Geheimnisse an mitwirkende Dienstleister weitergeben, soweit das erforderlich ist. Nach Abs. 4 machen Sie sich strafbar, wenn Sie nicht dafür gesorgt haben, dass der Dienstleister zur Geheimhaltung verpflichtet ist (Gesetzestext). Lassen Sie sich die Verpflichtung schriftlich geben.

AV-Vertrag, Art. 28 DSGVO. Alle hier genannten Anbieter bieten laut unseren Daten einen Auftragsverarbeitungsvertrag an. Prüfen Sie darin die Subprozessoren und Löschfristen.

Cloud im Gesundheitswesen, § 393 SGB V. Die Norm richtet sich an Leistungserbringer, also auch an Zahnarztpraxen; Abs. 5 nennt die vertragszahnärztliche Versorgung ausdrücklich. Gesundheitsdaten dürfen nach Abs. 3 in der Cloud nur verarbeitet werden, wenn unter anderem ein aktuelles C5-Testat der datenverarbeitenden Stelle vorliegt (oder nach Abs. 4 ein gleichwertiges Testat bzw. Zertifikat). Seit 1. Juli 2025 ist grundsätzlich Typ 2 nötig, für nach dem 30. Juni 2025 neu eingeführte Systeme reicht in den ersten 18 Monaten Typ 1 (Gesetzestext). In unseren Anbieterdaten nennt nur Doctolib ein C5-Typ-2-Testat. Für fonio, Placetel, Telfo und voiceOne liegt uns keine Angabe vor. Fragen Sie danach, bevor Sie unterschreiben.

Aufzeichnung. Wer Gespräche als Audio speichert, sollte zu Gesprächsbeginn darauf hinweisen und eine Widerspruchsmöglichkeit bieten; die Einzelheiten klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Bei Telfo und fonio lässt sich die Aufzeichnung abschalten, bei Placetel die Speicherdauer begrenzen. Mehr dazu im Ratgeber Telefongespräche aufzeichnen.

KI-Hinweis, Art. 50 KI-VO. Seit dem 2. August 2026 müssen Anrufende erfahren, dass sie mit einer KI sprechen, sofern das nicht offensichtlich ist. Üblich ist ein Satz in der Begrüßung, etwa: „Sie sprechen mit dem digitalen Assistenten der Praxis Dr. Muster.“ Hintergründe im Ratgeber AI Act und KI-Telefonie und unter Datenschutz in der KI-Telefonie.

So starten Sie in fünf Schritten

1. Anrufe zählen: Notieren Sie eine Woche lang, wie viele Anrufe kommen und wofür. Daraus ergibt sich das Minutenpaket.
2. PVS klären: Fragen Sie Ihren Softwareanbieter und den KI-Anbieter, ob und wie eine Terminanbindung möglich ist.
3. Notfallregeln schreiben: Stichworte für Schmerzpatienten, Durchstellnummer, Verweis auf den KZV-Notdienst und die 112.
4. Testphase nutzen: Placetel bietet 10 Tage mit 50 Minuten, Telfo 7 Tage plus 30 Tage Geld-zurück-Garantie, fonio 30 Tage Geld-zurück-Garantie. Rufen Sie selbst mit typischen Anliegen an.
5. Rufumleitung einrichten: Ihre Praxisnummer bleibt. Sie leiten nur bei Besetzt, nach einigen Sekunden oder außerhalb der Sprechzeiten um, siehe Rufumleitung einrichten.

Wenn Sie keine PVS-Anbindung brauchen und vor allem Anliegen sortieren und Termine über eine Online-Terminsoftware vergeben wollen, ist fonio nach unserer Methodik der stärkste Kandidat. Wer viele parallele Anrufe zum kleinen Preis abfangen will, sollte Placetel AI testen.

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Weitere Branchen und alle Anbieter finden Sie im Vergleich und in der Anbieterübersicht.

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