Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Pflichtinhalte und Prüfung

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist Pflicht, sobald ein Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag und nach Ihrer Weisung verarbeitet. Grundlage ist Art. 28 DSGVO. Bei einem KI-Telefonassistenten betrifft das jedes Gespräch, das der Bot annimmt.

Der Auftragsverarbeitungsvertrag, kurz AVV oder AV-Vertrag, regelt, was ein Dienstleister mit personenbezogenen Daten tun darf, die er für Ihr Unternehmen verarbeitet. Er ist kein Formular zum Abheften: Im AVV steht, wo Ihre Daten liegen, wer außer dem Vertragspartner noch Zugriff hat und wann gelöscht wird. Bei einem KI-Telefonassistenten sind das die Gespräche Ihrer Kunden, Patienten oder Mandanten.

Was ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag?

Die DSGVO unterscheidet zwei Rollen. Verantwortlicher ist, wer über Zweck und Mittel der Verarbeitung entscheidet, also Ihr Unternehmen. Auftragsverarbeiter ist nach Art. 4 Nr. 8 DSGVO, wer personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet. Art. 28 Abs. 3 DSGVO schreibt vor, dass diese Zusammenarbeit auf einem Vertrag oder einem anderen Rechtsinstrument beruht. Dieser Vertrag ist der AVV.

Wichtig für Geschäftsführer: Die Verantwortung bleibt bei Ihnen. Nach Art. 28 Abs. 1 DSGVO dürfen Sie nur Dienstleister beauftragen, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten. Der AVV ist zusammen mit den TOM des Anbieters ein wichtiger Teil Ihres Nachweises, dass Sie diese Auswahl sorgfältig getroffen haben (Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO).

Wann Sie einen AVV brauchen und wann nicht

Ein AVV ist nötig, wenn der Dienstleister weisungsgebunden arbeitet und keinen eigenen Zweck mit den Daten verfolgt. Typische Fälle im Mittelstand:

• Webhosting, Cloud-Speicher und E-Mail-Dienste
• CRM-, Buchungs- und Newsletter-Software
• externe IT-Wartung mit Zugriff auf Kundendaten
• Telefonanlagen in der Cloud und KI-Telefonassistenten

Keinen AVV brauchen Sie, wenn der Dienstleister in eigener Verantwortung handelt. Das gilt etwa für Banken bei der Zahlungsabwicklung, Post- und Paketdienste beim Transport oder Berufsgeheimnisträger wie Rechtsanwälte und Steuerberater bei ihrer fachlichen Beratung. Die Datenschutzkonferenz (DSK) erläutert die Abgrenzung im Kurzpapier Nr. 13 „Auftragsverarbeitung“. Entscheiden zwei Unternehmen gemeinsam über Zweck und Mittel, liegt eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO vor. Dann ist statt des AVV eine Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortung nötig.

Pflichtinhalte nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO

Der Vertrag muss zunächst Gegenstand und Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der Daten, die Kategorien betroffener Personen sowie Ihre Rechte und Pflichten als Verantwortlicher festlegen. Dazu kommen acht Pflichten des Dienstleisters:

Hält der Dienstleister eine Weisung für rechtswidrig, muss er Sie nach Art. 28 Abs. 3 Unterabsatz 2 DSGVO unverzüglich informieren.

Zur Form: Art. 28 Abs. 9 DSGVO verlangt Schriftform, ein elektronisches Format genügt. Eine Unterschrift auf Papier ist also nicht nötig. Viele Software-Anbieter stellen den AVV als PDF oder als Klickvertrag im Kundenkonto bereit.

Muster und Vorlagen

Wer selbst Auftragsverarbeiter ist oder einen AVV prüfen muss, findet frei verfügbare Formulierungshilfen bei Behörden:

• Mustervereinbarung zur Auftragsverarbeitung des BfDI
• Formulierungshilfe des Landesbeauftragten für den Datenschutz Baden-Württemberg
• Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nach Art. 28 Abs. 7 DSGVO (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915)

Bei Software-Diensten unterschreiben Sie in der Praxis fast immer den AVV des Anbieters. Ihre Aufgabe ist dann nicht das Schreiben, sondern das Prüfen.

Unterauftragsverarbeiter: der Punkt, den viele übersehen

Nach Art. 28 Abs. 2 DSGVO darf der Dienstleister weitere Auftragsverarbeiter nur mit Ihrer vorherigen Genehmigung einsetzen. Üblich ist eine allgemeine Genehmigung mit Liste. Dann muss der Anbieter Sie über jede geplante Änderung informieren, und Sie können Einspruch erheben. Art. 28 Abs. 4 DSGVO verpflichtet ihn, dieselben Datenschutzpflichten an jeden Subunternehmer weiterzugeben. Er haftet Ihnen gegenüber für dessen Fehler.

Bei einem KI-Telefonassistenten ist diese Liste besonders lang, weil ein einziger Anruf mehrere Systeme durchläuft:

1. Telefonie: Der Anruf kommt über einen Telefonie- oder SIP-Trunk-Dienst an.
2. Spracherkennung: Ein Modell wandelt die Stimme in Text um.
3. Sprachmodell: Ein KI-Modell versteht das Anliegen und formuliert die Antwort.
4. Sprachausgabe: Ein weiterer Dienst erzeugt die Stimme.
5. Hosting und Speicherung: Transkripte, Aufzeichnungen und Termindaten liegen in einem Rechenzentrum.

Ein Beispiel aus unseren Datenblättern: fonio nennt im AVV-Anhang 3 (Stand 16.09.2026) Hetzner und OVH für das Hosting, Twilio Irland und Voxbone Belgien für die Telefonie und OpenAI Ireland für das Sprachmodell. Bei sipgate sona beschränkt der AVV die Verarbeitung auf EU und EWR, die Unterauftragnehmerliste nennt aber auch ElevenLabs mit Sitz in den USA. „Hosting in Deutschland“ auf der Startseite sagt also wenig über die Kette dahinter.

Drittländer und US-Dienstleister

Gehen Daten in ein Land außerhalb des EWR, gelten zusätzlich die Art. 44 ff. DSGVO. Für die USA besteht seit dem 10. Juli 2023 ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (EU-U.S. Data Privacy Framework), der aber nur für dort zertifizierte Unternehmen greift. Sonst braucht es andere Garantien, meist Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Prüfen Sie im AVV deshalb nicht nur den Sitz eines Subunternehmers, sondern den Verarbeitungsort. Ein US-Konzern kann über eine irische Tochter mit EU-Region arbeiten. Mehrere Anbieter geben das in ihren Listen an, etwa SpeakKI, das laut Subprozessorliste Media-Server, Aufzeichnungen und Datenbank bei Hetzner in Nürnberg hält und die Sprachmodelle in EU-Regionen betreibt. smao gibt an, ohne US-KI-Subprozessoren in der Gesprächsverarbeitung auszukommen, stellt AVV, TOM und Subprozessorliste aber nur auf Anfrage bereit.

AVV eines KI-Telefonassistenten prüfen: sieben Fragen

Bevor Sie einen Anbieter freischalten und Ihre Rufnummer umleiten, klären Sie diese Punkte:

1. Ist der AVV öffentlich oder auf Anfrage erhältlich? Fehlt er ganz, ist das ein Ausschlussgrund.
2. Gibt es eine vollständige Subunternehmerliste mit Verarbeitungsort?
3. Wie lange werden Aufzeichnungen und Transkripte gespeichert? fonio löscht laut AVV Aufnahmen nach 30 Tagen, Transkripte und Zusammenfassungen nach 90 Tagen.
4. Werden Gesprächsdaten zum Training von KI-Modellen genutzt? Steht dazu nichts im AVV, fragen Sie schriftlich nach.
5. Wie schnell meldet der Anbieter Datenpannen? Nach Art. 33 Abs. 2 DSGVO muss er Sie unverzüglich informieren, denn Sie selbst haben gegenüber der Aufsichtsbehörde nach Art. 33 Abs. 1 DSGVO in der Regel nur 72 Stunden.
6. Sind TOM als Anlage beigefügt und nennen sie Verschlüsselung, Zugriffskonzept und Rechenzentrumszertifikate?
7. Was passiert bei Vertragsende? Exportmöglichkeit und Löschbestätigung sollten geregelt sein.

Für Berufsgeheimnisträger wie Arztpraxen und Kanzleien kommt § 203 StGB hinzu. Hier lohnt es sich, gezielt nach einer Verschwiegenheitsverpflichtung der Dienstleister zu fragen. fonio bietet laut eigenen Unterlagen eine solche Erklärung für Berufsgeheimnisträger an. Mehr zu Aufzeichnung und Einwilligung lesen Sie im Ratgeber Telefongespräche aufzeichnen, zur Kennzeichnung des Bots im Beitrag zum AI Act in der KI-Telefonie.

Welche Anbieter einen AVV anbieten

Die folgende Tabelle zeigt Anbieter mit fertigem Datenblatt, deren AVV-Angebot belegt ist. Die Wertung folgt unserer Methodik, in die der Datenschutz mit 25 % eingeht. Die Spalte Hosting nennt den Hauptstandort, nicht die gesamte Subunternehmerkette.

Wenn Ihnen ein offen einsehbarer AVV mit vollständiger Subprozessorliste wichtig ist, sind fonio, sipgate sona und SpeakKI ein guter Startpunkt: Alle drei veröffentlichen ihre Unterauftragnehmer. Bei Placetel ist der Placetel-AVV öffentlich, die Subdienstleister-Liste des KI-Partners Miyon dagegen nicht. Die fordern Sie vor Vertragsschluss an.

sipgate sona ansehen →

Alle Anbieter im direkten Vergleich finden Sie unter Vergleich, einen Überblick über Hosting, Aufzeichnung und KI-Hinweis im Ratgeber Datenschutz in der KI-Telefonie.

Was ohne AVV droht

Art. 83 Abs. 4 lit. a DSGVO sieht für Verstöße gegen die Pflichten aus Art. 25 bis 39, also auch Art. 28, Geldbußen von bis zu 10 Mio. Euro oder bis zu 2 % des weltweiten Vorjahresumsatzes vor, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Das Bußgeld kann den Auftraggeber treffen, weil er ohne Vertrag Daten weitergegeben hat, und den Dienstleister, weil er ohne Grundlage verarbeitet. Hinzu kommen mögliche Schadensersatzansprüche Betroffener nach Art. 82 DSGVO.

Der praktische Weg ist einfach: Fordern Sie den AVV vor dem ersten produktiven Anruf an, legen Sie ihn mit der Subunternehmerliste in Ihrem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ab und prüfen Sie Änderungsmitteilungen des Anbieters, sobald sie eintreffen.

Häufige Fragen