Rufnummernportierung: Ablauf, Fristen und Rechte für Firmen

Bei einer Rufnummernportierung nehmen Sie Ihre Telefonnummer zu einem neuen Anbieter mit. In Deutschland ist das nach § 59 TKG für Festnetz- und Mobilfunknummern kostenlos, und die Unterbrechung darf höchstens einen Arbeitstag dauern. Für einen KI-Telefonassistenten brauchen Sie meist keine Portierung, eine Weiterleitung reicht.

Die Telefonnummer eines Unternehmens steht auf Briefbögen, im Google-Profil, auf Fahrzeugen und in den Kontakten Ihrer Kunden. Ein Anbieterwechsel darf sie nicht kosten. Genau dafür gibt es die Rufnummernportierung. Diese Seite erklärt, wie sie abläuft, welche Rechte Ihnen das Telekommunikationsgesetz gibt, woran Portierungen in der Praxis scheitern und wann Sie für einen KI-Telefonassistenten gar nicht portieren müssen.

Was ist eine Rufnummernportierung?

Rufnummernportierung, auch Rufnummernmitnahme oder Portierung genannt, bedeutet: Sie wechseln den Telefonanbieter und behalten Ihre Rufnummer. Technisch wird die Nummer beim neuen Netzbetreiber geschaltet, und Anrufe werden ab dem Umschalttag dorthin geleitet (Wikipedia: Rufnummernmitnahme).

Rechtsgrundlage ist § 59 TKG. Anbieter von Telefondiensten mit Rufnummer müssen Ihnen auf Antrag ermöglichen, die Nummer beim Wechsel zu behalten. Das gilt für Mobilfunknummern ebenso wie für Festnetznummern, auch für Geschäftskunden.

Abzugrenzen ist die Portierung von zwei verwandten Vorgängen:

Mehr zu Arten und Kosten der Weiterleitung lesen Sie im Glossar Anrufweiterleitung.

Ihre Rechte nach § 59 TKG

Die wichtigsten Regeln für den Anbieterwechsel mit Rufnummernmitnahme, zusammengefasst aus § 59 TKG und den Informationen der Bundesnetzagentur:

• Der neue Anbieter führt. Wechsel und Mitnahme laufen unter Leitung des aufnehmenden Anbieters. Sie stellen den Auftrag also dort, nicht beim alten Anbieter.
• Keine Kosten. Seit dem 1. Dezember 2021 dürfen Endnutzern für die Rufnummernmitnahme keine direkten Entgelte berechnet werden. Ältere Ratgeber, die noch Portierungsgebühren nennen, sind in diesem Punkt überholt (§ 59 Abs. 7 TKG).
• Höchstens ein Arbeitstag Unterbrechung. Der Dienst darf beim Wechsel nicht länger als einen Arbeitstag unterbrochen werden (§ 59 Abs. 2 TKG). Der alte Anbieter darf seine Leistung erst einstellen, wenn der Wechsel vertraglich und technisch bereit ist. Die Nummer wird am vereinbarten Tag aktiviert, spätestens am folgenden Arbeitstag.
• Entschädigung bei Verzögerung. Dauert die Unterbrechung länger als einen Arbeitstag, können Sie für jeden weiteren Tag eine Entschädigung verlangen: 10 Euro oder 20 Prozent des vereinbarten Monatsentgelts, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Das gilt nicht, wenn Sie die Verzögerung selbst zu vertreten haben. Für versäumte Kundendienst- oder Installationstermine gilt dasselbe (§ 59 Abs. 4 TKG). Verzögert sich speziell die Rufnummernmitnahme, sieht § 59 Abs. 6 TKG eine Entschädigung von 10 Euro je Tag der Verzögerung vor.
• Mitnahme bis einen Monat nach Vertragsende. Haben Sie gekündigt, können Sie die Portierung bis zu einem Monat nach Vertragsende beantragen (§ 59 Abs. 6 TKG). Manche Verträge erlauben länger, laut Bundesnetzagentur häufig 90 Tage.
• Mobilfunk jederzeit. Mobilfunknummern können Sie auch aus einem laufenden Vertrag mitnehmen. Der Vertrag selbst bleibt bestehen, Sie zahlen ihn bis zum Ende weiter, und der alte Anbieter muss Ihnen auf Wunsch eine neue Nummer zuteilen.
• Festnetz nur am Standort. Geografische Nummern mit Ortsvorwahl lassen sich nur am jeweiligen Standort portieren, Nummern ohne geografischen Bezug (etwa 0800 oder Mobilfunk) an jedem Standort. Eine Mitnahme ist nur innerhalb des jeweiligen Nummernbereichs möglich (§ 59 Abs. 5 TKG).

Gut zu wissen für die Buchhaltung: Der alte Anbieter darf vom Vertragsende bis zum erfolgreichen Wechsel weiter abrechnen, allerdings mit um 50 Prozent reduzierten Anschlussentgelten, sofern Sie die Verzögerung nicht verursacht haben. Der neue Anbieter darf erst ab dem erfolgreichen Wechsel Geld verlangen (§ 59 Abs. 3 TKG).

Ablauf in fünf Schritten

1. Vertrag prüfen. Kündigungsfrist und Vertragsende stehen in den Vertragsunterlagen oder auf der Rechnung. Notieren Sie alle Rufnummern, die zum Anschluss gehören, bei Anlagenanschlüssen den kompletten Rufnummernblock mit Durchwahlbereich.
2. Daten abgleichen. Die Bundesnetzagentur nennt als Pflichtangaben Name, Anschrift, Geburtsdatum und die zu portierenden Rufnummern. Sie müssen bei beiden Anbietern übereinstimmen. Bei einer GmbH heißt das: Firmierung exakt wie im Altvertrag, auch wenn sich die Schreibweise seitdem geändert hat.
3. Neuen Vertrag mit Portierungsauftrag schließen. Den Auftrag zur Rufnummernmitnahme stellen Sie beim neuen Anbieter, meist direkt im Bestellprozess oder per Formular. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, den neuen Anbieter auch mit der Kündigung des alten Vertrags zu beauftragen.
4. Termin abwarten und bestätigen lassen. Der neue Anbieter stimmt den Umschalttag mit dem alten ab. Die Bundesnetzagentur rät, den Wechsel rund drei Monate vor Vertragsende anzustoßen, damit genug Puffer bleibt.
5. Umschalttag begleiten. Am Tag der Portierung kann es kurz zu Ausfällen kommen. Planen Sie den Termin nicht auf Ihren stärksten Anruftag und testen Sie danach jede Nummer, auch Fax- und Durchwahlnummern.

Woran Portierungen in Unternehmen scheitern

Viele Ratgeber zur Rufnummernmitnahme denken an den privaten Handyvertrag. In Firmen hakt es oft an anderen Stellen:

• Abweichende Firmendaten. Umfirmierung, neuer Geschäftssitz oder ein Vertrag, der noch auf den Gründer persönlich läuft. Klären Sie vorab beim alten Anbieter, auf wen der Anschluss eingetragen ist.
• Unvollständige Nummernliste. Wer bei einem Rufnummernblock nur die Hauptnummer angibt, riskiert, dass Durchwahlen oder die Faxnummer beim alten Anbieter bleiben.
• Wechsel ins andere Vorwahlgebiet. Zieht das Büro von Köln nach Bonn, wandert die Kölner Nummer nicht mit. Hier bleibt nur eine neue Nummer, die alte kann übergangsweise weiterleiten.
• Nicht portierbare Nummern beim Dienstleister. Manche Anbieter vermieten Nummern nur zur Nutzung im eigenen Dienst. So schreibt webchatagent.com laut eigenen Angaben, dass gemietete Rufnummern nicht zu einem anderen Anbieter portiert werden können. Fragen Sie vor Vertragsschluss nach, wenn Sie eine Nummer des Anbieters dauerhaft nach außen kommunizieren wollen.

Hakt es trotz korrekter Daten, sprechen Sie zuerst Ihren Anbieter an. Lässt sich das Problem nicht klären, können Sie sich über das Kontaktformular an die Bundesnetzagentur wenden. Geldansprüche setzt die Behörde nach eigenen Angaben nicht durch, dafür gibt es die Schlichtung.

Rufnummernportierung und KI-Telefonassistent

Viele Geschäftsführer fragen sich vor der Einführung eines KI-Telefonassistenten, ob sie dafür ihre Nummer zum KI-Anbieter umziehen müssen. In den meisten Fällen nein. Der übliche Weg ist eine Anrufweiterleitung: Der KI-Anbieter stellt eine Zielrufnummer bereit, und Ihre bekannte Nummer leitet dorthin weiter, sofort, bei besetzt oder wenn niemand abhebt. Bei fonio ist laut Preisseite im Solo-Tarif eine Telefonnummer enthalten, jede weitere kostet 9 Euro im Monat; bei Placetel AI kostet jede AI-Rufnummer 9 Euro netto im Monat zusätzlich.

Das hat zwei Vorteile. Sie testen den Assistenten ohne Risiko für Ihre Nummer, und Sie können ihn mit einem Tastencode oder im Kundencenter wieder abschalten. Wie Sie die Umleitung am Router, in der Telefonanlage oder am Handy setzen, zeigt der Ratgeber Rufumleitung einrichten.

Eine Portierung kommt ins Spiel, wenn Sie ohnehin den Telefonanbieter wechseln, etwa vom klassischen Anschluss auf eine Cloud-Telefonanlage. Dann lohnt ein Blick auf Telefonieanbieter, die einen KI-Assistenten gleich mitbringen. sipgate sona stammt vom Düsseldorfer Telefonieanbieter sipgate, Placetel AI vom Kölner Cloud-Telefonie-Anbieter Placetel. Ob und zu welchen Bedingungen der jeweilige Anbieter Ihre Nummern übernimmt, klären Sie bitte direkt vor Vertragsschluss, unsere Daten enthalten dazu keine Angaben.

Nach unserer Methodik liegt fonio mit 4,4 von 5 vorn, sipgate sona folgt mit 4,3, Placetel AI kommt auf 4,2. sipgate sona bietet einen dauerhaft kostenlosen Free-Tarif mit 500 Minuten, mit dem Sie die Weiterleitung ausprobieren können, bevor Sie über einen Anbieterwechsel nachdenken.

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Was ein KI-Assistent im Monat kostet, wenn Weiterleitungsminuten und Zusatznummern dazukommen, rechnen Sie im Kostenrechner nach. Eine Übersicht aller Anbieter finden Sie im Vergleich.

Checkliste vor dem Wechsel

• Alle Rufnummern des Anschlusses notiert, inklusive Durchwahlen, Fax und Sondernummern
• Vertragsinhaber und Firmierung beim alten Anbieter geprüft
• Kündigungsfrist und Vertragsende bekannt, Wechsel rund drei Monate vorher angestoßen
• Portierungsauftrag beim neuen Anbieter gestellt, Kündigung nicht eigenmächtig vorgezogen
• Umschalttag mit Puffer gelegt, Tests aller Nummern danach eingeplant
• Bei KI-Telefonassistent: geprüft, ob eine Weiterleitung statt Portierung genügt

Häufige Fragen