Berufsgeheimnis, KI und § 203 StGB: Telefonassistent einsetzen

Berufsgeheimnisträger dürfen einen KI-Telefonassistenten nutzen. § 203 Abs. 3 StGB erlaubt die Einbindung mitwirkender Dienstleister, Abs. 4 verlangt aber, dass Sie dafür sorgen, dass der Anbieter zur Geheimhaltung verpflichtet ist, und der Anbieter muss seine Subunternehmer ebenso verpflichten. Ein AV-Vertrag allein reicht dafür nicht.

Wer als Anwalt, Steuerberater, Ärztin oder Apotheker über KI am Telefon nachdenkt, landet schnell bei § 203 StGB. Die meisten Beiträge zum Thema behandeln Chatbots, Dokumentenanalyse oder Cloud-Speicher. Am Telefon kommen eigene Fragen dazu: Der Anrufer nennt Namen und Anliegen, bevor er überhaupt weiß, wer zuhört. Die Stimme läuft durch eine Kette aus Telefonie, Spracherkennung, Sprachmodell und Sprachausgabe. Und der Assistent antwortet jemandem, dessen Identität niemand prüfen kann. Dieser Ratgeber zeigt, was das Gesetz verlangt, wie Sie es vertraglich und im Gesprächsablauf umsetzen und welche Anbieter dazu öffentlich brauchbare Unterlagen bereitstellen.

Wen § 203 StGB betrifft

§ 203 Abs. 1 StGB bestraft, wer ein fremdes Geheimnis unbefugt offenbart, das ihm in seiner beruflichen Rolle anvertraut wurde. Der Kreis ist größer, als viele denken: Ärzte, Zahnärzte, Apotheker und andere Heilberufe mit staatlich geregelter Ausbildung, Berufspsychologen, Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, anerkannte Beratungsstellen, staatlich anerkannte Sozialarbeiter sowie Angehörige privater Kranken-, Unfall- und Lebensversicherungen.

Der Strafrahmen liegt bei bis zu einem Jahr Freiheitsstrafe oder Geldstrafe, bei Handeln gegen Entgelt oder mit Bereicherungs- oder Schädigungsabsicht bei bis zu zwei Jahren (Abs. 6). Die Pflicht trifft Sie persönlich, nicht die GmbH oder Partnerschaft.

Für das Telefon wichtig: Geheimnis ist nicht nur der Inhalt eines Falls. Schon die Tatsache, dass jemand Mandant oder Patient ist, kann darunterfallen. Ein Assistent, der einem Anrufer bestätigt „Herr Müller hat morgen um 10 Uhr seinen Termin bei uns“, kann also bereits ein Problem sein.

Was Abs. 3 und Abs. 4 für Dienstleister regeln

Seit der Reform 2017 erlaubt § 203 Abs. 3 Satz 2 StGB ausdrücklich, Geheimnisse gegenüber „sonstigen Personen“ zu offenbaren, die an Ihrer beruflichen Tätigkeit mitwirken, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist. Das gilt auch für weitere Personen, die dieser Dienstleister einschaltet. Ein KI-Telefonassistent kann so ein mitwirkender Dienstleister sein, ebenso wie Ihr IT-Betreuer oder ein Schreibbüro.

Die Kehrseite steht in Abs. 4 Satz 2: Offenbart die mitwirkende Person ein Geheimnis unbefugt, ist auch der Berufsgeheimnisträger strafbar, der nicht dafür gesorgt hat, dass sie zur Geheimhaltung verpflichtet wurde (Nr. 1). Dasselbe gilt für den Dienstleister, der eine weitere mitwirkende Person ohne diese Verpflichtung einsetzt (Nr. 2). Die mitwirkende Person selbst ist nach Abs. 4 Satz 1 strafbar, wenn sie unbefugt offenbart. Bei KI-Telefonie ist die Verpflichtungskette die eigentliche Hürde, denn ein Anbieter nutzt in der Regel mehrere Subunternehmer.

Berufsrecht: § 43e BRAO, § 62a StBerG, § 26a BNotO

Für Rechtsanwälte, Steuerberater und Notare konkretisieren die Berufsgesetze, wie die Verpflichtung aussehen muss. § 43e BRAO, § 62a StBerG und § 26a BNotO sind ähnlich aufgebaut:

1. Sorgfältige Auswahl: Sie müssen den Anbieter sorgfältig auswählen und die Zusammenarbeit unverzüglich beenden, wenn er die Vorgaben nicht einhält.
2. Textform: Der Vertrag muss den Anbieter zur Verschwiegenheit verpflichten und ihn über die strafrechtlichen Folgen einer Verletzung belehren.
3. Nur nötige Kenntnis: Der Anbieter darf sich nur so viel Wissen verschaffen, wie für die Vertragserfüllung erforderlich ist.
4. Subunternehmer: Der Vertrag legt fest, ob weitere Personen hinzugezogen werden dürfen. Wenn ja, muss der Anbieter sie ebenfalls in Textform verpflichten.
5. Ausland: Nach § 43e Abs. 4 BRAO und § 62a Abs. 4 StBerG sind im Ausland erbrachte Leistungen nur erlaubt, wenn der Geheimnisschutz dort mit dem inländischen vergleichbar ist, es sei denn, der Schutz der Geheimnisse gebietet das nicht. § 26a BNotO enthält diese Regel nicht.

Dazu kommt eine Einwilligungsregel: Dient eine Dienstleistung unmittelbar einem einzelnen Mandat, braucht es nach § 43e Abs. 5 BRAO und § 62a Abs. 5 StBerG die Einwilligung des Mandanten, bei Notaren nach § 26a Abs. 4 BNotO die des Beteiligten. Ein Assistent, der alle eingehenden Anrufe der Kanzlei annimmt, dient eher der Kanzlei als Ganzes. Wie Ihre Kammer das bewertet, sollten Sie dort klären. Für Ärzte und andere Heilberufe gibt es keine gleichlautende Bundesnorm; hier gelten § 203 StGB und die Berufsordnung Ihrer Kammer. Mehr zu Praxen steht auf der Seite KI-Telefonassistent für die Arztpraxis.

Warum der AVV allein nicht reicht

Verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, brauchen Sie mit ihm einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Der regelt Zweck, technische Maßnahmen und Subprozessoren aus Datenschutzsicht. Die berufsrechtliche Belehrung über die Strafbarkeit und die Verpflichtung der Subunternehmer zur Verschwiegenheit enthält er nicht automatisch. § 43e Abs. 8 BRAO stellt klar, dass Datenschutzrecht und Berufsrecht nebeneinander gelten.

Fragen Sie deshalb gezielt nach einer Verschwiegenheitsvereinbarung für Berufsgeheimnisträger. In unseren Daten nennt fonio solche Erklärungen ausdrücklich im AVV. Bei den anderen Anbietern haben wir in den öffentlichen Unterlagen keine entsprechende Angabe gefunden. Das heißt nicht, dass es sie nicht gibt, Sie müssen aber danach fragen. Worauf Sie im Vertrag sonst achten, steht im Ratgeber Vertrag mit dem KI-Telefonassistenten prüfen.

Die Kette hinter einem Anruf

Ein KI-Telefonat läuft selten nur bei einer Firma. Typisch sind ein Telefonie-Dienstleister, eine Spracherkennung, ein Sprachmodell, eine Sprachausgabe und das Hosting für Transkripte. Jeder davon ist ein Subunternehmer im Sinne von Abs. 4 und Punkt 4 oben. Zwei Beispiele aus unseren Anbieterdaten:

• fonio listet im AVV-Anhang (Stand 16.09.2026) Hosting bei Hetzner und OVH, Telefonie über Twilio Irland und Voxbone Belgien sowie OpenAI Ireland mit Verarbeitung in Europa. Dazu kommen US-Unternehmen wie LiveKit, Soniox und Inworld, laut fonio mit EU-Verarbeitung. Ein US-Failover lässt sich abschalten.
• VITAS nennt im AVV die Open Telekom Cloud (Magdeburg und Biere) und Open Numbers in Deutschland, ohne US-Dienstleister.

Bei US-Subunternehmern stellt sich Punkt 5: Ist der Schutz dort vergleichbar? Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Wer diese Frage gar nicht erst klären will, wählt einen Anbieter, der laut eigenen Angaben ohne US-Subprozessoren arbeitet. Mehr zu Hosting und Drittlandtransfer im Datenschutz-Ratgeber und im Vergleich KI-Telefonassistent mit Servern in Deutschland.

Anbieter im Vergleich

fonio liegt nach unserer Methodik mit 4,4 vorn. Für Berufsgeheimnisträger zählt vor allem der AVV: vollständige Subprozessorliste mit Standort, Löschfristen (Aufnahmen nach 30 Tagen, Transkripte nach 90 Tagen) und Verschwiegenheitserklärungen. Der Solo-Tarif kostet 119 € netto im Monat oder 99 € bei Jahreszahlung, mit 1.000 Inklusivminuten. Die Kalenderverbindung ist laut Vergleichstabelle des Anbieters erst ab Team (359 € netto, 299 € jährlich) inklusive.

LexDial ist ein KI-Sekretariat nur für Anwaltskanzleien. Laut Anbieter verarbeitet es auf Servern in Deutschland, verschlüsselt Inhalte mit einem eigenen Schlüssel je Kanzlei, stellt sich als KI vor und gibt keine Rechtsauskunft. Für die Demo-Funktion nennt die Datenschutzerklärung Microsoft Azure, Google Ireland und Twilio Germany. Ab 69 € netto im Monat mit 100 Minuten, Termine bucht LexDial nicht selbst.

VITAS richtet sich an Arztpraxen und MVZ, hostet komplett in Deutschland und ist nach BSI C5 Typ 1 und ISO 27001 geprüft. Laut AVV wird jeder Anruf aufgezeichnet, eine Abschaltung ist öffentlich nicht beschrieben.

smao aus Berlin betreibt die Sprachmodelle nach eigenen Angaben selbst in Deutschland und bietet On-Premises an. AVV und Subprozessorliste gibt es nur auf Anfrage.

Für Kanzleien finden Sie weitere Anbieter auf der Seite KI-Telefonassistent für Kanzlei und Steuerberatung.

Gesprächsablauf: was der Assistent darf

Der Vertrag ist die eine Hälfte. Die andere ist, was der Assistent tatsächlich sagt. Am Telefon kann weder ein Mensch noch eine KI sicher prüfen, wer anruft. Daraus folgen klare Grenzen für die Anweisungen:

• Aufnehmen statt auskunften: Name, Rückrufnummer und Anliegen notieren, keine Angaben zu Fällen, Befunden, Fristen oder Terminen anderer Personen.
• Nicht bestätigen: Auf „Ist Frau X bei Ihnen Mandantin?“ antwortet der Assistent nicht mit Ja oder Nein, sondern bietet einen Rückruf an.
• Nur nötige Daten: Der Assistent fragt keine Details ab, die Ihr Team für den Rückruf nicht braucht. Das entspricht Punkt 3 der Berufsgesetze.
• Weiterleiten bei Dringlichkeit: Notfälle, Haftsachen oder akute Beschwerden gehen direkt an einen Menschen.

Wie Sie solche Regeln formulieren, zeigt der Ratgeber Prompt für den Telefonassistenten.

Aufzeichnung und KI-Hinweis

Wer Gespräche aufzeichnet, braucht eine Grundlage. Das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Worts ist nach § 201 StGB strafbar. Für Berufsgeheimnisträger gilt zusätzlich: Jede gespeicherte Aufnahme ist ein weiterer Ort, an dem Geheimnisse liegen. Arbeiten Sie, wenn möglich, nur mit Transkript oder Zusammenfassung und kurzen Löschfristen. Details im Ratgeber Telefongespräche aufzeichnen.

Seit dem 2. August 2026 müssen Anrufer außerdem spätestens zu Beginn des Gesprächs erfahren, dass sie mit einer KI sprechen (Art. 50 Abs. 1 KI-Verordnung). Bei fonio müssen Sie den Hinweis laut AGB selbst aktivieren, LexDial stellt sich laut Anbieter automatisch als KI vor. Mehr dazu unter KI-Kennzeichnungspflicht am Telefon.

Checkliste vor dem Start

1. AVV nach Art. 28 DSGVO anfordern und unterschreiben.
2. Verschwiegenheitsverpflichtung in Textform mit Belehrung über § 203 StGB, ausdrücklich auch für Subunternehmer.
3. Subprozessorliste mit Sitz und Verarbeitungsort prüfen, US-Dienstleister bewerten oder vermeiden.
4. Aufzeichnung abschalten oder Löschfristen festlegen.
5. Anweisungen auf „aufnehmen, nicht auskunften“ begrenzen und mit Testanrufen prüfen.
6. KI-Hinweis in der Begrüßung aktivieren.
7. Entscheidung und Unterlagen dokumentieren, damit Sie die sorgfältige Auswahl belegen können.

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Häufige Fragen