Checkliste KI-Telefonassistent: Anbieterauswahl in 30 Punkten
Wählen Sie einen KI-Telefonassistenten in drei Stufen aus: zuerst die K.-o.-Kriterien (AVV, Hosting, KI-Hinweis, Weiterleitung an Menschen), dann die 30 Prüfpunkte mit gewichtetem Raster, zum Schluss ein strukturierter Testanruf mit zwei bis drei Favoriten. So vergleichen Sie Angebote auf derselben Grundlage statt nach Werbeversprechen.
Inhalt
Wer drei Anbieter von KI-Telefonassistenten anfragt, bekommt drei Angebote, die sich kaum vergleichen lassen: einmal Paketpreis mit Inklusivminuten, einmal Minutenpreis ohne Grundgebühr, einmal „Preis auf Anfrage“ mit Einrichtungspauschale. Diese Checkliste ordnet die Entscheidung in drei Stufen: K.-o.-Kriterien, gewichtete Prüfpunkte und ein Testanruf-Protokoll. Die Anbieterbeispiele stammen aus unseren Anbieterprofilen, Stand 26.10.2026.
Bevor Sie Anbieter anschauen, sollten Sie wissen, wofür Sie den Assistenten brauchen. Zählen Sie zwei Wochen lang, warum Kunden anrufen und wann Anrufe verloren gehen. Wie das geht, steht in unserem Leitfaden KI-Telefonassistent einführen. Ohne diese Liste vergleichen Sie Funktionen, die Sie nie nutzen werden.
Stufe 1: Die vier K.-o.-Kriterien
Ein Anbieter, der hier durchfällt, kommt nicht auf die Shortlist, egal wie gut die Stimme klingt.
| Nr. | K.-o.-Kriterium | Woran Sie es prüfen |
|---|---|---|
| K1 | Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO | AVV als Dokument vor Vertragsschluss, nicht nur „auf Anfrage nach Kauf“ |
| K2 | Hosting und Unterauftragnehmer offengelegt | Liste mit Firmen und Standorten, bei Drittländern die Rechtsgrundlage (z. B. Standardvertragsklauseln) |
| K3 | KI-Hinweis zu Gesprächsbeginn möglich | Ansage ist fest eingebaut oder lässt sich selbst in die Begrüßung schreiben |
| K4 | Weiterleitung an Menschen | Durchstellen an eine Nummer oder Rückrufnotiz, wenn die KI nicht weiterkommt |
Zu K2 ein Hinweis aus unseren Daten: „Hosting in Deutschland“ heißt nicht, dass kein US-Dienstleister beteiligt ist. sipgate sona betreibt Sprachmodelle laut eigener Angabe in deutschen Rechenzentren, die Unterauftragnehmerliste nennt aber auch ElevenLabs (USA) für Spracherkennung und Sprachsynthese. Bei Zeeg ist ElevenLabs mit EU-Datenresidenz und Standardvertragsklauseln angegeben. Das ist nicht automatisch unzulässig (Art. 44 ff. DSGVO regeln Übermittlungen in Drittländer), Sie sollten es aber wissen und dokumentieren. Ohne US-Subprozessoren kommen laut unseren Profilen etwa smao und VITAS aus. Mehr dazu im Ratgeber Datenschutz bei KI-Telefonie.
Zu K3: Die Umsetzung unterscheidet sich stark. Zeeg und sipgate sona stellen sich laut Anbieter zu Beginn als KI vor. Bei fonio und Famulor liegt der Hinweis laut AGB beim Kunden, Sie bauen ihn selbst in die Begrüßung ein. Bei VITAS ist kein fester Hinweis dokumentiert, die Begrüßung ist laut Leistungsbeschreibung aber frei konfigurierbar. Beides funktioniert, Sie müssen nur wissen, wer zuständig ist. Die Rechtslage erklären wir unter AI Act und KI-Telefonie. Dies ist keine Rechtsberatung.
Stufe 2: 30 Prüfpunkte in fünf Bereichen
Bewerten Sie jeden Punkt mit 0 (nicht vorhanden oder unklar), 1 (teilweise) oder 2 (klar belegt). Eine vage Antwort zählt als 0. Die Gewichtung entspricht unserer Bewertungsmethodik.
Funktionen (Gewicht 30 %)
- Beantwortet Standardfragen aus Ihrem Wissen (Öffnungszeiten, Leistungen, Anfahrt)
- Bucht Termine direkt in Ihren Kalender oder Ihr Buchungssystem
- Integration mit Ihrem konkreten System (CRM, Praxissoftware, Ticketsystem) vorhanden, nicht nur „über Zapier“
- Regelbasierte Weiterleitung (nach Anliegen, Uhrzeit, Dringlichkeit)
- Zusammenfassung jedes Anrufs per E-Mail oder im Dashboard
- Mehrere Anrufe gleichzeitig
- Mehrsprachigkeit, falls Ihre Kunden sie brauchen
- Ausgehende Anrufe (Erinnerungen, Rückrufe), falls geplant
- API oder Webhooks für eigene Abläufe
Datenschutz (Gewicht 25 %)
- AVV liegt vor (K1)
- Liste der Unterauftragnehmer mit Standorten (K2)
- Aufzeichnung ein- und ausschaltbar
- Löschfristen für Aufnahmen und Transkripte genannt
- Schriftliche Aussage, ob Gesprächsdaten zum Training genutzt werden
- KI-Hinweis umsetzbar (K3)
- Löschung oder Export aller Daten bei Vertragsende geregelt
Ein Beispiel für Punkt 13: fonio nennt im AVV 30 Tage für Audioaufnahmen und 90 Tage für Transkripte. Bei VITAS ist laut AVV jeder Anruf eine Sprachaufzeichnung, eine Abschaltung beschreibt der Anbieter öffentlich nicht. Wer Gespräche aufzeichnet, braucht die Einwilligung der Anrufer, sonst droht eine Strafbarkeit nach § 201 StGB. Details: Telefongespräche aufzeichnen.
Preis-Leistung (Gewicht 20 %)
- Preise öffentlich einsehbar
- Preismodell passt zu Ihrem Anrufvolumen (Paket, Minute, Konversation)
- Einrichtungsgebühr genannt oder ausgeschlossen
- Kosten für Mehrminuten klar
- Kostenlose Testphase oder Demo mit eigenen Daten
Rechnen Sie mit Ihrem echten Volumen. Ein Minutenpreis ohne Grundgebühr ist bei 100 Minuten im Monat günstig, bei 2.000 Minuten oft nicht. Unser Kostenrechner vergleicht die öffentlichen Tarife, Hintergründe stehen unter Kosten.
Einrichtung und Bedienung (Gewicht 15 %)
- Selbst einrichtbar oder Einrichtung im Preis enthalten
- Bestehende Rufnummer bleibt, Anbindung per Rufumleitung oder SIP
- Begrüßung, Wissen und Regeln selbst änderbar, ohne Ticket beim Anbieter
- Oberfläche und Support auf Deutsch
- Gesprächsverläufe einsehbar, um Fehler zu finden
Vertrag und Support (Gewicht 10 %)
- Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist schriftlich genannt
- Automatische Verlängerung erkennbar
- Erreichbarer Support (Telefon, E-Mail, Reaktionszeit)
- Anbieter mit Sitz in der EU
Die Spannbreite ist groß: sipgate sona ist laut Leistungsbeschreibung mit einem Werktag Frist zum Monatsende kündbar, goAI hat laut AGB nach einem bindungsfreien ersten Monat 12 Monate Mindestlaufzeit, bei assistYou läuft der Vertrag laut AGB ein Jahr mit drei Monaten Kündigungsfrist, sofern nichts anderes vereinbart ist.
So rechnen Sie das Ergebnis
Teilen Sie die erreichten Punkte je Bereich durch die maximal möglichen Punkte und multiplizieren Sie mit dem Gewicht. Beispiel: Ein Anbieter erreicht bei Funktionen 14 von 18 Punkten (14/18 × 30 = 23,3), bei Datenschutz 12 von 14 (12/14 × 25 = 21,4), bei Preis 8 von 10 (8/10 × 20 = 16,0), bei Einrichtung 9 von 10 (9/10 × 15 = 13,5) und bei Vertrag 6 von 8 (6/8 × 10 = 7,5). Ergebnis: rund 82 von 100 Punkten. Die Zahlen sind ein Rechenbeispiel, keine Bewertung eines echten Anbieters.
Passen Sie die Gewichte an, wenn ein Bereich für Sie wichtiger ist. Eine Arztpraxis wird Datenschutz höher gewichten, ein Handwerksbetrieb mit wenig Volumen eher den Preis.
Stufe 3: Das Testanruf-Protokoll
Werbevideos zeigen den Idealfall. Rufen Sie bei Ihren zwei bis drei Favoriten selbst an, mit denselben fünf Szenarien:
| Szenario | Was Sie sagen | Was gut ist |
|---|---|---|
| Standardfrage | „Haben Sie am Samstag geöffnet?“ | richtige Antwort aus Ihrem Wissen |
| Terminwunsch | „Ich brauche nächste Woche einen Termin, am liebsten vormittags.“ | Termin steht danach im Kalender |
| Unbekannte Frage | eine Frage, die nicht im Wissen steht | KI gibt zu, es nicht zu wissen, nimmt Rückrufwunsch auf |
| Unterbrechen | mitten im Satz dazwischenreden | KI hört zu, statt weiterzureden |
| Mensch verlangen | „Ich möchte bitte mit jemandem sprechen.“ | Weiterleitung oder Rückrufnotiz, kein Kreisen |
Notieren Sie je Szenario, ob es geklappt hat, und prüfen Sie danach Transkript und Zusammenfassung. Testen Sie auch vom Handy mit schlechtem Empfang und mit leichtem Dialekt. Mehrere Anbieter in unseren Profilen haben dafür kostenlose Zugänge: sipgate sona einen dauerhaften Free-Tarif mit 500 Minuten, VITAS 30 Tage mit 500 Testkonversationen ohne Zahlungsdaten, smao 50 Freiminuten ohne Kreditkarte.
Praxistipp
Lassen Sie eine Kollegin anrufen, die den Assistenten nicht eingerichtet hat. Wer die Einstellungen kennt, stellt unbewusst die Fragen, auf die die KI vorbereitet ist.Warnsignale im Angebot
- „100 % DSGVO-konform“ ohne AVV und Unterauftragnehmerliste
- Preis nur mündlich oder nur nach Demo-Termin, kein schriftliches Angebot
- Mindestlaufzeit von 12 Monaten oder mehr, ohne vorherige Testphase
- Keine Angabe, was mit Ihren Daten nach Vertragsende passiert
- Begrüßung, Wissen und Regeln lassen sich nur über den Anbieter ändern
- Abweichungen zwischen Website und AGB (etwa „monatlich kündbar“ auf der Website, andere Laufzeit in den AGB). Solche Widersprüche haben wir bei mehreren Anbietern gefunden, etwa bei Famulor: laut FAQ jederzeit kündbar, laut AGB automatische Verlängerung um die gewählte Laufzeit. Im Zweifel gilt der Vertrag, lassen Sie sich die Bedingungen schriftlich bestätigen.
Anbieter, die viele Prüfpunkte erfüllen
Nach unserer Methodik schneiden diese Anbieter in allen Branchen am besten ab. Ob einer zu Ihnen passt, zeigt erst Ihre eigene Checkliste.
fonio 4,4/ 5
- Öffentliche Preise mit 1.000 Inklusivminuten schon im Solo-Tarif
- Rund 30 verfügbare Integrationen, darunter Google Calendar, Calendly, eTermin, Pipedrive, onOffice, Make und n8n
- AVV mit vollständiger Subprozessorliste, Löschfristen und Verschwiegenheitserklärungen für Berufsgeheimnisträger
Famulor 4,3/ 5
- Prepaid ohne Grundgebühr und ohne Vertragsbindung, 0,15 € netto pro Minute, sekundengenaue Abrechnung
- Ein- und ausgehende Anrufe, Terminbuchung im Gespräch, warme Weiterleitung mit Briefing, dazu WhatsApp, SMS und E-Mail
- Sehr viele Anbindungen: Google Kalender, Outlook, HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zapier, REST-API, SDK und SIP-Trunks
sipgate sona 4,3/ 5
- Free-Tarif mit 500 Minuten dauerhaft kostenlos, ohne Kreditkarte
- Öffentliche Preise, Mehrminute 0,12 € netto
- Monatlich kündbar, Frist ein Werktag zum Monatsende
smao 4,3/ 5
- Öffentliche Preise mit Pay as you Go ohne Grundgebühr und 50 Freiminuten ohne Kreditkarte
- Hosting in Deutschland, selbst betriebene Sprachmodelle, laut Anbieter keine OpenAI- oder US-KI-Subprozessoren in der Gesprächsverarbeitung
- 74 Integrationen, darunter HubSpot, Salesforce, Jira Service Management, TANSS und HaloPSA, dazu REST-API und Webhooks
VITAS 4,3/ 5
- Hosting komplett in Deutschland (Open Telekom Cloud), öffentliche Subprozessorenliste im AVV ohne US-Dienstleister
- Prüfung nach BSI C5 Typ 1 und ISO 27001, AVV und TOMs öffentlich als PDF abrufbar
- Viele Anbindungen an Praxis- und Terminsoftware wie medatixx, samedi, tomedo, cituro oder dubidoc
Testsieger nach unserer Methodik ist derzeit fonio: öffentliche Paketpreise, rund 30 Integrationen und eine vollständig offengelegte Unterauftragnehmerliste im AVV. Den KI-Hinweis müssen Sie als Betreiber selbst aktivieren.
- Öffentliche Preise mit 1.000 Inklusivminuten schon im Solo-Tarif
- Rund 30 verfügbare Integrationen, darunter Google Calendar, Calendly, eTermin, Pipedrive, onOffice, Make und n8n
- AVV mit vollständiger Subprozessorliste, Löschfristen und Verschwiegenheitserklärungen für Berufsgeheimnisträger
Wer Datenschutz am stärksten gewichtet, sollte zum Beispiel diese drei Anbieter mit Hosting in Deutschland nebeneinanderlegen (bei sipgate sona mit ElevenLabs als US-Unterauftragnehmer):
| Anbieter | Wertung | Preis ab | Testphase | Hosting | AVV | Terminbuchung | Ausgehende Anrufe | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| sipgate sona | 4,3/ 5 | Free 0 €, bezahlt ab 69,95 € netto/Monat | Free-Tarif dauerhaft kostenlos (500 Min.), ohne Kreditkarte | EU (Deutschland) | ✓ Ja | ✓ Ja | ✓ Ja | Zum Anbieter → |
| smao | 4,3/ 5 | ab 0 € Grundgebühr + 0,35 €/Min. | 50 Freiminuten, ohne Kreditkarte und ohne Einrichtungsgebühr | Deutschland | ✓ Ja | ✓ Ja | ✓ Ja | Zum Anbieter → |
| VITAS | 4,3/ 5 | ab 40 € netto/Monat (jährlich), 49 € monatlich | 30 Tage kostenlos mit 500 Testkonversationen, ohne Zahlungsdaten, endet automatisch | Deutschland | ✓ Ja | ✓ Ja | ✗ Nein | Zum Anbieter → |
Für eine Vorauswahl nach Branche und Bedarf nutzen Sie unseren Vergleich aller Anbieter. Wer Wert auf Server in Deutschland legt, findet eine eigene Übersicht unter KI-Telefonassistent mit DSGVO und Servern in Deutschland, kleine Betriebe unter KI-Telefonassistent für kleine Unternehmen.
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