KI-Hinweis am Telefon: Pflicht, Mustertexte und typische Fehler
Ja. Seit dem 2. August 2026 müssen Anrufer zu Beginn des Gesprächs erfahren, dass sie mit einer KI sprechen (Art. 50 KI-Verordnung). In der Regel genügt ein Satz in der Begrüßung. Er sollte am Anfang stehen und das Wort „KI“ enthalten, das ist die sichere Formulierung.
Inhalt
Ruft ein Kunde bei Ihnen an und ein KI-Telefonassistent nimmt ab, muss der Anrufer das erfahren, und zwar gleich am Anfang. So steht es seit dem 2. August 2026 in Art. 50 der KI-Verordnung. Die meisten Ratgeber zur KI-Kennzeichnungspflicht drehen sich um Bilder, Deepfakes und Chatbots auf Websites. Hier geht es nur ums Telefon: in welchen Situationen der Hinweis nötig ist, wie er formuliert sein sollte, welche Fehler in der Praxis passieren und bei welchen Anbietern Sie ihn selbst einschalten müssen.
Keine Rechtsberatung
Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein mit Quellen (Verordnung (EU) 2024/1689, UWG, Veröffentlichungen von IHK und Handwerkskammer). Er ersetzt keine Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall fragen Sie Ihren Anwalt oder Datenschutzbeauftragten. Stand: 26.10.2026.Die kurze Antwort: Ja, mit einer engen Ausnahme
Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 verlangt, dass KI-Systeme, die für die direkte Interaktion mit Menschen bestimmt sind, so gestaltet werden, dass diese Menschen informiert werden, dass sie mit einer KI interagieren. Die Ausnahme: Der KI-Einsatz ist für eine aufmerksame, verständige Person im konkreten Zusammenhang offensichtlich.
Am Telefon hilft Ihnen diese Ausnahme kaum. Moderne Sprachsynthese klingt sehr menschlich, ein Anrufer kann also oft nicht sicher erkennen, ob er mit einem Menschen spricht. Die IHK Nord Westfalen nennt in ihrem Leitfaden zu den neuen Kennzeichnungspflichten ausdrücklich „Sprachassistenten im telefonischen Kundenservice“ als Anwendungsfall. Gehen Sie also davon aus, dass Ihr Assistent den Hinweis braucht.
Die ausführliche Einordnung aller Absätze von Art. 50, der Rollen von Anbieter und Betreiber und der Aufsicht finden Sie in unserem Grundlagenartikel zur KI-Kennzeichnungspflicht am Telefon. Dieser Beitrag ist die praktische Ergänzung.
Welche Telefonsituationen betroffen sind
Entscheidend ist, ob eine KI direkt mit dem Anrufer spricht. Die folgende Übersicht ist unsere Einordnung anhand des Wortlauts von Art. 50 Abs. 1, keine behördliche Auslegung:
| Situation | KI-Hinweis nötig? | Begründung |
|---|---|---|
| KI nimmt eingehende Anrufe an, beantwortet Fragen, bucht Termine | ja | direkte Interaktion mit dem Anrufer |
| KI-Anrufbeantworter nach Feierabend, der nachfragt und Anliegen aufnimmt | ja | auch hier spricht die KI mit dem Anrufer |
| KI ruft aus (Terminerinnerung, Rückruf, Nachfassen) | ja | gleiche Interaktion, nur andere Richtung |
| Mitarbeiter telefoniert, KI schreibt nur mit oder fasst zusammen | nach Art. 50 Abs. 1 eher nein | keine direkte Interaktion der KI; Informationspflichten aus DSGVO bleiben |
| Klassisches Tastenmenü mit aufgenommenen Ansagen | in der Regel nein | kein KI-System, das selbst antwortet |
Beim vierten Fall lohnt ein zweiter Blick. ebuero zum Beispiel lässt Anrufe von Menschen annehmen und setzt KI nur für Transkription und Zusammenfassung ein. Das Unternehmen informiert darüber laut unseren Daten in der Datenschutzerklärung, nicht im Gespräch. Wer mitschreiben lässt, muss die Anrufer trotzdem nach Art. 13 DSGVO informieren. Wie das geht, erklärt der Ratgeber Telefongespräche aufzeichnen.
Was ein ausreichender Hinweis enthalten muss
Art. 50 Abs. 5 legt fest, dass die Information spätestens bei der ersten Interaktion klar und eindeutig gegeben wird und die Anforderungen an Barrierefreiheit erfüllt. Für das Telefon heißt das:
Zeitpunkt: im ersten Satz. Nicht nach der Wartemusik, nicht nach der Frage nach dem Anliegen, nicht erst auf Nachfrage. Die IHK Nord Westfalen schreibt, ein bloßer Hinweis in AGB oder Datenschutzerklärung genüge regelmäßig nicht, der Hinweis gehöre an den Beginn der Kommunikation.
Wortlaut: „KI“ oder „künstliche Intelligenz“. Die Handwerkskammer Dortmund hält „KI-unterstützt“ bei Chatbots für nicht ausreichend, weil es keine eindeutige Abgrenzung zur menschlichen Bearbeitung schafft. Als Beispiel für einen deutlichen Hinweis nennt sie, gestützt auf einen Leitfaden der Wettbewerbszentrale, „Sie chatten hier mit einem KI-Assistenten“. Ob „digitaler Assistent“ oder „Telefonassistent“ allein genügt, ist nicht entschieden. Sicher ist nur ein Satz mit dem Wort „KI“.
Verständlich: ruhig und in der Sprache des Anrufers. Ein schnell heruntergerasselter Satz ist nicht „klar“. Bedient Ihr Assistent auch Englisch oder Türkisch, sollte der Hinweis in der Sprache kommen, in der das Gespräch geführt wird. Das ist unsere Empfehlung aus dem Gebot der Verständlichkeit, keine ausdrückliche Vorgabe des Gesetzes. Mehr zu mehrsprachigen Assistenten im Ratgeber mehrsprachige Telefonannahme.
Mustertexte für typische Situationen
Passen Sie Firmennamen und Ablauf an. Halten Sie die Texte kurz, sonst legen Anrufer auf, bevor es losgeht.
Standardbegrüßung: „Guten Tag, hier ist der KI-Assistent der Schmidt Elektrotechnik GmbH. Wie kann ich Ihnen helfen? Wenn Sie lieber mit einem Mitarbeiter sprechen, sagen Sie einfach ‚Mitarbeiter‘.“
Nach Feierabend: „Guten Abend, Sie sprechen mit dem KI-Assistenten von Schmidt Elektrotechnik. Unser Büro ist ab 8 Uhr wieder besetzt. Ich nehme Ihr Anliegen auf und sorge für einen Rückruf.“
Mit Mitschrift: „Guten Tag, Sie sprechen mit einer künstlichen Intelligenz der Kanzlei Weber. Damit wir Ihr Anliegen bearbeiten können, wird das Gespräch schriftlich festgehalten. Hinweise zum Datenschutz finden Sie auf unserer Website.“
Ausgehender Anruf: „Guten Tag, hier spricht der KI-Assistent der Praxis Dr. Berg. Ich rufe an, um Ihren Termin am Donnerstag um 10 Uhr zu bestätigen.“
Übergabe an einen Menschen: „Ich verbinde Sie jetzt mit Frau Keller aus dem Team.“ Das ist keine Pflicht, vermeidet aber, dass Anrufer weiter glauben, mit der KI zu sprechen.
Für ausgehende Werbeanrufe reicht der KI-Hinweis allein nicht. Nach § 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG brauchen Sie bei Verbrauchern die vorherige ausdrückliche Einwilligung. Details dazu im Ratgeber KI-Outbound-Anrufe. Wie Sie den Rest der Begrüßung gut aufbauen, zeigt der Ratgeber Anrufbeantworter-Ansage geschäftlich, und wie Sie den Hinweis fest im Systemprompt verankern, der Ratgeber Prompt für den Telefonassistenten.
Fünf Fehler, die in der Praxis passieren
- Begrüßung geändert, Hinweis gelöscht. Jemand kürzt die Ansage, weil sie zu lang wirkt, und der KI-Satz fliegt raus. Legen Sie fest, wer die Begrüßung ändern darf.
- Nur eine von mehreren Nummern geprüft. Haben Sie mehrere Rufnummern, Standorte oder Assistenten, braucht jede Begrüßung den Hinweis, auch die für ausgehende Anrufe.
- „Hier ist der Telefonassistent von …“ klingt neutral, sagt aber nicht, dass eine KI spricht. Ergänzen Sie das Wort „KI“.
- Hinweis erst nach der Weiterleitung. Läuft der Anruf über eine Rufumleitung oder Warteschleife zum Assistenten, muss der Hinweis beim ersten Satz der KI kommen, nicht später.
- Darauf verlassen, dass der Anbieter es regelt. Formal richtet sich Art. 50 Abs. 1 an den Anbieter des KI-Systems. Viele Anbieter verlagern die Aufgabe aber per Vertrag auf Sie. fonio stellt laut AGB Ziff. 17.4 eine Hinweisfunktion bereit, die Sie aktivieren müssen. IONOS und Placetel verpflichten den Kunden in Sonder-AGB und Leistungsbeschreibung, voiceOne in § 7 Abs. 4 der AGB.
Wie Anrufer auf den Hinweis reagieren und warum Offenheit der Akzeptanz eher hilft als schadet, lesen Sie im Ratgeber Akzeptanz von KI am Telefon.
Anbieter mit eingebautem KI-Hinweis
Ein voreingestellter Hinweis nimmt Ihnen das Risiko aus Fehler 1 ab. Laut den öffentlichen Unterlagen der Anbieter (Stand 26.10.2026):
| Anbieter | KI-Hinweis laut Anbieter |
|---|---|
| sipgate sona | stellt sich zu Gesprächsbeginn vor und weist darauf hin, dass kein Mensch spricht |
| Zeeg | stellt sich bei jedem ein- und ausgehenden Anruf zu Beginn als KI vor |
| HalloPetra | spielt automatisch einen Hinweis ab, dass Anrufer mit einer KI sprechen |
| meiti.ai | stellt sich laut FAQ standardmäßig als KI vor |
| goai | informiert zu Gesprächsbeginn, der Kunde darf den Hinweis laut AGB nicht abschalten |
| webchatagent | gibt sich zu Beginn jedes Anrufs als KI zu erkennen |
| fonio | Hinweisfunktion vorhanden, muss vom Kunden aktiviert werden |
| Placetel AI | kein automatischer Hinweis beschrieben, Ansage wird empfohlen |
Ein fehlender Automatismus ist kein Ausschlusskriterium. Er bedeutet nur, dass Sie den Satz selbst einbauen und nach jeder Änderung kontrollieren. Die Gesamtbewertung nach Funktionen, Datenschutz und Preis finden Sie im Anbieter-Vergleich, die Kriterien in unserer Methodik.
| Anbieter | Wertung | Preis ab | Testphase | Hosting | AVV | Terminbuchung | Ausgehende Anrufe | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| sipgate sona | 4,3/ 5 | Free 0 €, bezahlt ab 69,95 € netto/Monat | Free-Tarif dauerhaft kostenlos (500 Min.), ohne Kreditkarte | EU (Deutschland) | ✓ Ja | ✓ Ja | ✓ Ja | Zum Anbieter → |
| Zeeg | 4,3/ 5 | ab 49 € netto/Monat | 5 Freiminuten (3 Monate gültig), Terminbuchung 14 Tage kostenlos | EU (DE, NL) | ✓ Ja | ✓ Ja | ✓ Ja | Zum Anbieter → |
| HalloPetra | 4,1/ 5 | ab 149 € netto/Monat | 10 Testminuten ohne Bezahldaten | Deutschland (Frankfurt) | ✓ Ja | ✓ Ja | ✓ Ja | Zum Anbieter → |
| meiti.ai | 3,8/ 5 | ab 99 € netto/Monat (jährlich), zzgl. 499 € Einrichtung | 14 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten | Deutschland/EU | ✓ Ja | ✓ Ja | ✗ Nein | Zum Anbieter → |
| fonio | 4,4/ 5 | ab 99 € netto/Monat (jährlich), 119 € monatlich | kostenlos testen (Demo-Assistent aus der eigenen Website), 30 Tage Geld-zurück-Garantie | EU (DE/FI/FR) | ✓ Ja | ✓ Ja | ✓ Ja | Zum Anbieter →Anzeige |
Wer ausprobieren will, wie ein eingebauter KI-Hinweis im echten Gespräch klingt, kann bei sipgate sona mit dem dauerhaft kostenlosen Free-Tarif starten (500 Minuten, ohne Kreditkarte).
- Free-Tarif mit 500 Minuten dauerhaft kostenlos, ohne Kreditkarte
- Öffentliche Preise, Mehrminute 0,12 € netto
- Monatlich kündbar, Frist ein Werktag zum Monatsende
fonio liegt in unserer Bewertung vorn, den KI-Hinweis schalten Sie dort aber selbst als Eingangsansage ein. Einen Demo-Assistenten auf Basis Ihrer Website können Sie kostenlos testen.
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Den Hinweis in zehn Minuten prüfen
- Rufen Sie jede Ihrer Nummern einmal selbst an, zu Bürozeiten und nach Feierabend.
- Hören Sie: Fällt das Wort „KI“ oder „künstliche Intelligenz“ im ersten Satz?
- Lassen Sie sich einen ausgehenden Testanruf schicken, falls Ihr Assistent anruft.
- Testen Sie jede Sprache, die der Assistent spricht.
- Lesen Sie in AGB oder Leistungsbeschreibung nach, wer laut Vertrag für den Hinweis zuständig ist.
- Notieren Sie Datum, Nummer und Ergebnis. Wiederholen Sie das nach jeder Änderung an der Begrüßung.
Was bei Verstößen droht
Art. 99 Abs. 4 Buchst. g KI-Verordnung sieht für Verstöße gegen Art. 50 Geldbußen bis 15 Mio. Euro oder bis 3 % des weltweiten Vorjahresumsatzes vor. Für KMU und Start-ups gilt nach Art. 99 Abs. 6 jeweils der niedrigere Betrag. Das sind Obergrenzen. Veröffentlichte Bußgeldentscheidungen zu KI-Telefonassistenten haben wir bis zum Stand dieses Artikels nicht gefunden. Der Aufwand, es richtig zu machen, ist dagegen klein: ein Satz in der Begrüßung und ein Testanruf.
Der KI-Hinweis ist nur ein Baustein. Hosting, Auftragsverarbeitung und Speicherfristen behandelt der Ratgeber Datenschutz bei KI-Telefonie. Was ein Assistent im Monat kostet, können Sie mit dem Kostenrechner überschlagen.