KI anrufen lassen: Ausgehende KI-Anrufe für Unternehmen

Eine KI kann für Ihr Unternehmen Termine bestätigen, verpasste Anrufe zurückrufen oder Wartungstermine vereinbaren. Für Werbeanrufe brauchen Sie aber eine vorherige Einwilligung, und die KI muss sich zu Beginn als KI zu erkennen geben.

„KI anrufen lassen“ kann zweierlei heißen: Sie möchten selbst einmal mit einer KI telefonieren, oder Sie möchten, dass eine KI für Ihr Unternehmen Kunden anruft. Um das Zweite geht es hier: ausgehende Anrufe (Outbound), bei denen ein KI-Telefonassistent selbst wählt, ein Gespräch führt und das Ergebnis in Ihr System schreibt.

Die meisten Seiten zu diesem Suchbegriff beschreiben nur die Anrufannahme. Wer ausgehende Anrufe plant, braucht drei Antworten mehr: Was darf ich überhaupt? Welcher Anbieter kann das? Und was kostet es pro Gespräch? Nebenbei: Wer nach „KI-Anruf“ sucht, findet vor allem Warnungen vor Betrugsanrufen mit geklonten Stimmen. Das hat mit seriösen Service-Anrufen nichts zu tun, erklärt aber, warum Angerufene skeptisch reagieren und warum ein klarer KI-Hinweis am Gesprächsanfang wichtig ist.

Wofür sich ausgehende KI-Anrufe eignen

Gut geeignet sind kurze, wiederkehrende Gespräche mit klarem Ziel und Menschen, die Sie bereits kennen:

• Terminerinnerungen und Bestätigungen: Die KI ruft am Vortag an, fragt, ob der Termin steht, und verschiebt bei Bedarf direkt im Kalender.
• Nachfassen nach No-Shows: Wer nicht erschienen ist, bekommt einen Anruf mit einem neuen Terminvorschlag.
• Rückruf verpasster Anrufe: Ein Kunde hat angerufen, aber niemand konnte rangehen. Die KI ruft zurück und nimmt das Anliegen auf.
• Wartungs- und Prüftermine: Typisch im Handwerk, etwa für die jährliche Heizungswartung. HalloPetra wirbt laut Anbieter genau mit diesem Fall für Kampagnen per Kontaktliste.
• Qualifizierung eingehender Anfragen: Jemand hat ein Formular ausgefüllt, die KI ruft an, klärt Bedarf und Budget und übergibt an den Vertrieb.
• Kurze Zufriedenheitsabfragen nach einem Auftrag, wenn der Kunde dem zugestimmt hat.

Weniger geeignet sind Gespräche, in denen Verhandlungsgeschick, Beratung mit Haftungsfolgen oder Fingerspitzengefühl gefragt sind, etwa Mahnungen bei langjährigen Kunden oder Reklamationen. Hier sollte die KI höchstens vorsortieren und an einen Mitarbeiter weiterleiten.

So läuft ein ausgehender KI-Anruf technisch ab

Ein ausgehender Anruf funktioniert wie die Anrufannahme, nur in umgekehrter Richtung. Mehr zur Technik dahinter lesen Sie im Ratgeber zum Voice Agent.

1. Auslöser: Entweder laden Sie eine Kontaktliste hoch (Kampagne), oder ein anderes System stößt den Anruf an, etwa Ihr CRM oder Kalender über eine API. Placetel nennt zum Beispiel CSV-Import oder API als Weg.
2. Gesprächsleitfaden: Sie legen fest, was die KI sagen und erfragen soll, welche Antworten erlaubt sind und wann sie an einen Menschen übergibt.
3. Wählen und Erkennen: Die KI ruft an. Gute Systeme erkennen Mailboxen und wiederholen den Anruf später. Zeeg nennt Mailbox-Erkennung und automatische Wiederholung ausdrücklich.
4. Ergebnis: Termin gebucht, verschoben, Rückruf gewünscht oder kein Interesse. Das Ergebnis landet als Zusammenfassung oder Transkript im Dashboard oder per Integration im CRM (siehe KI-Telefonassistent mit CRM verbinden).

Was rechtlich gilt

Bei ausgehenden Anrufen ist die Rechtslage strenger als bei der Anrufannahme. Die folgenden Punkte geben den Gesetzestext wieder und sind keine Rechtsberatung. Vor einer Kampagne sollten Sie Ihren Fall von einem Anwalt prüfen lassen.

Werbeanrufe brauchen eine Einwilligung. Nach § 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG ist Werbung per Telefon gegenüber Verbrauchern ohne deren vorherige ausdrückliche Einwilligung eine unzumutbare Belästigung. Gegenüber sonstigen Marktteilnehmern, also Unternehmen, genügt eine zumindest mutmaßliche Einwilligung.

Automatische Anrufmaschinen: Einwilligung auch im B2B. § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG verlangt für Werbung mit einer „automatischen Anrufmaschine“ immer die vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten, ohne Unterscheidung zwischen Verbrauchern und Unternehmen. Das Gesetz definiert den Begriff nicht. Ob ein KI-Agent darunter fällt, der frei spricht, ist damit nicht ausdrücklich geregelt. Wer auf Nummer sicher gehen will, plant Werbeanrufe per KI nur mit ausdrücklicher Einwilligung, auch bei Geschäftskunden. „KI-Kaltakquise“ an gekauften Listen ist damit in aller Regel keine Option.

Einwilligung dokumentieren. Nach § 7a UWG müssen Sie die Einwilligung eines Verbrauchers in Telefonwerbung bei Erteilung dokumentieren und den Nachweis fünf Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit der Erteilung und nach jeder Verwendung der Einwilligung neu. Die Bundesnetzagentur kann den Nachweis anfordern.

Bußgelder. Nach § 20 UWG kann die Bundesnetzagentur Werbeanrufe bei Verbrauchern ohne Einwilligung mit bis zu 300.000 Euro ahnden, fehlende oder mangelhafte Dokumentation mit bis zu 50.000 Euro.

Service-Anrufe sind anders zu beurteilen. Die Regeln in § 7 Abs. 2 UWG betreffen Werbung. Ob ein Anruf Werbung ist, hängt vom Inhalt ab: Eine reine Erinnerung an einen gebuchten Termin verfolgt ein anderes Ziel als ein Verkaufsgespräch. Die Grenze verschwimmt aber schnell: Bietet die KI im selben Gespräch eine Zusatzleistung an, kann aus dem Service-Anruf ein Werbeanruf werden. Halten Sie Leitfäden für Service-Anrufe deshalb frei von Verkaufsangeboten.

KI-Hinweis zu Gesprächsbeginn. Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 verlangt seit dem 2. August 2026, dass Menschen erfahren, wenn sie mit einer KI sprechen. Bei einem ausgehenden Anruf heißt das: Die KI nennt Ihr Unternehmen und sagt gleich am Anfang, dass sie ein KI-Assistent ist. Details und Mustertexte finden Sie im Ratgeber zum AI Act in der KI-Telefonie.

Aufzeichnung. Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort unbefugt aufnimmt, macht sich nach § 201 StGB strafbar. Zeichnet die KI Gespräche auf, braucht es eine Ansage und die Zustimmung des Angerufenen. Famulor etwa bietet eine Einwilligungsansage an und zeichnet laut Anbieter erst nach Zustimmung auf. Mehr dazu im Ratgeber Telefongespräche aufzeichnen und zum Datenschutz in der KI-Telefonie.

Welche Anbieter ausgehende Anrufe können

Nicht jeder KI-Telefonassistent wählt auch selbst. Von den Anbietern in unserer Datenbank geben unter anderem diese ausgehende Anrufe an. Wichtig ist der Tarif: Bei mehreren Paketanbietern ist Outbound im Einstiegspaket nicht enthalten.

• Zeeg: Kampagnen per Kontaktliste mit Mailbox-Erkennung und automatischer Wiederholung, Terminbuchung direkt in Google Kalender, Outlook, Exchange oder iCloud. Laut Anbieter stellt sich der Assistent auch bei ausgehenden Anrufen als KI vor. Pay-as-you-go ab 10 € Guthaben, 0,35 € pro Minute ausgehend.
• Famulor: Baukasten aus Kempten mit ein- und ausgehenden Anrufen, Prepaid ohne Grundgebühr für 0,15 € netto pro Minute und vielen Anbindungen (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zapier, REST-API). Verlangt mehr Einarbeitung und nutzt laut Subprozessorenliste zahlreiche US-Dienstleister.
• Placetel: Outbound-Kampagnen ab dem Tarif Professional, Start über CSV-Import oder API. Interessant, wenn Sie Placetel ohnehin als Telefonanlage nutzen.
• fonio: Ausgehende Anrufe und Kampagnen erst ab Tarif Team, 359 € netto im Monat oder 299 € bei Jahreszahlung. Laut Preisseite zieht jeder ausgehende Anruf Minuten vom Inklusivkontingent ab, zusätzlich fallen je angefangene Minute Carrier-Kosten an, deren Höhe von Zielnummer und Land abhängt.
• speakki: Ausgehende Anrufe und API ab Professional für 89 € im Monat.

Weitere Anbieter mit Outbound laut eigenen Angaben sind smao (Pay as you Go 0,35 € pro Minute, Hosting in Deutschland), HalloPetra (Kampagnen für Handwerksbetriebe, ab 149 € netto) und telli (auf hohe Anrufvolumen ausgelegt, Preise nicht veröffentlicht). Bei sipgate sona sind ausgehende Anrufe laut Leistungsbeschreibung nur optional und ohne ausgewiesenen Preis. Eine eigene Übersicht folgt unter KI-Telefonassistent mit Outbound.

Was ausgehende KI-Anrufe kosten: ein Rechenbeispiel

Angenommen, Sie lassen im Monat 200 Terminerinnerungen anrufen, jedes Gespräch dauert im Schnitt 1,5 Minuten. Das ergibt 300 Gesprächsminuten. Mailbox-Versuche und Wiederholungen sind dabei nicht eingerechnet und erhöhen die Minuten in der Praxis.

Die Tabelle vergleicht nur den Minutenpreis. Rechnen Sie dagegen, was ein Mitarbeiter für dieselben Anrufe kostet und wie viele Ausfälle ein Erinnerungsanruf verhindert. Mit dem Kostenrechner können Sie Ihre eigenen Zahlen durchspielen, die Preisübersicht aller Anbieter finden Sie unter Kosten.

In fünf Schritten zur ersten Outbound-Kampagne

1. Einsatzfall eng wählen. Starten Sie mit einem Service-Anruf, etwa Terminerinnerungen, nicht mit Vertrieb.
2. Einwilligungen prüfen. Klären Sie, ob für die angerufenen Kontakte eine Einwilligung vorliegt und wo sie dokumentiert ist. Bei Werbung gilt § 7a UWG.
3. Leitfaden schreiben. Begrüßung mit Firmenname und KI-Hinweis, Ziel des Anrufs, erlaubte Antworten, klare Übergabe an einen Menschen und ein höflicher Abschluss bei „kein Interesse“.
4. Mit kleiner Liste testen. Rufen Sie zuerst 20 bis 30 Kontakte an, hören Sie die Transkripte durch und passen Sie den Leitfaden an.
5. Ergebnisse messen. Wie viele Termine wurden bestätigt, verschoben oder abgesagt? Wie viele Gespräche brachen ab? Erst dann ausweiten.

Welche Lösung zu welchem Fall passt

• Terminbasierter Betrieb (Kanzlei, Berater, Makler): Zeeg, weil Terminbuchung, Kampagnen und KI-Hinweis in einem Produkt stecken.
• Handwerksbetrieb mit Wartungsterminen: HalloPetra mit Anbindung an Handwerkersoftware, wenn Sie das höhere Budget haben.
• Eigene Abläufe mit CRM und Automatisierung: Famulor oder smao, mit Minutenpreisen ohne Grundgebühr.
• Bereits Placetel-Kunde: Placetel AI ab Professional.
• Ein- und ausgehende Anrufe auf einer Plattform mit vielen Integrationen: fonio ab Team.

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Alle Anbieter mit Bewertung nach unserer Methodik finden Sie im Vergleich.

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