KI-Sekretariat: Aufgaben, Grenzen, Kosten und Anbieter 2026
Ein KI-Sekretariat nimmt Anrufe an, beantwortet Standardfragen, bucht Termine und stellt Dringendes zu einem Menschen durch. Manche Anbieter bündeln zusätzlich E-Mail, WhatsApp und Website-Chat. Post, Ablage und Buchhaltung bleiben bei Ihnen. Bei den von uns erfassten Anbietern beginnt der Einstieg bei 0 €, gängige Pakete liegen bei rund 70 bis 150 € netto im Monat.
Inhalt
Unter „KI-Sekretariat“ verkaufen Anbieter sehr unterschiedliche Produkte. Bei den meisten steckt ein KI-Telefonassistent dahinter, der Anrufe annimmt. Andere bündeln Telefon, E-Mail und WhatsApp in einem Posteingang. Ein Berliner Telefonservice nutzt KI nur für Transkript und Gesprächsnotiz, am Hörer sitzen dort Menschen. Dieser Ratgeber sortiert das Angebot, zeigt die Grenzen und rechnet die Kosten mit echten Preisen durch.
Was ein KI-Sekretariat übernimmt und was nicht
Ein klassisches Sekretariat macht weit mehr als Telefonieren. Die Tabelle trennt, was Software heute belegbar leistet, von dem, was bei Ihrem Team bleibt.
| Aufgabe | KI-Sekretariat | Bemerkung |
|---|---|---|
| Anrufe annehmen, auch nachts und am Wochenende | ja | Kernfunktion aller erfassten Anbieter |
| Anliegen, Name und Rückrufnummer erfassen | ja | Zusammenfassung per E-Mail, App oder Webhook |
| Standardfragen beantworten (Öffnungszeiten, Preise, Anfahrt) | ja | aus Website oder hinterlegter Wissensbasis |
| Termine buchen | meist | braucht Kalender- oder Software-Anbindung; LexDial nimmt laut Anbieter nur Terminwünsche auf |
| Dringendes an einen Menschen durchstellen | ja | Regeln legen Sie selbst fest |
| E-Mail, WhatsApp, Website-Chat | nur bei einigen | z. B. meiti.ai, HalloPetra, Heyloha |
| Ausgehende Anrufe (Erinnerung, Rückruf) | nur bei einigen | z. B. fonio (ab Tarif Team), HalloPetra, Placetel AI |
| Post, Ablage, Reisen, Unterlagen vorbereiten | nein | bleibt beim Menschen |
| Heikle Gespräche, Beschwerden, Verhandlungen | nein | hier sollte die KI weiterleiten |
Die Faustregel: Je wiederkehrender ein Anruf ist, desto besser eignet er sich. „Wann haben Sie offen?“, „Ich brauche einen Termin“, „Bitte um Rückruf“ machen in vielen Betrieben den Großteil der Anrufe aus. Prüfen Sie das an Ihrer eigenen Anrufliste der letzten Wochen, bevor Sie sich festlegen.
Drei Arten von KI-Sekretariat
1. KI-Telefonassistent als Telefonsekretariat. Die KI nimmt nur Anrufe an. Das ist die häufigste und meist günstigste Variante. Beispiele: fonio, sipgate sona, Placetel AI. Die Grundlagen erklärt unser Ratgeber zum KI-Anrufbeantworter.
2. KI-Sekretariat für mehrere Kanäle. Telefon, E-Mail, WhatsApp und Chat landen in einer gemeinsamen Inbox. meiti.ai rechnet laut Preisseite nach Ergebnissen ab, die KI-Gesprächsminute kostet dort keine Credits. HalloPetra richtet sich an Handwerksbetriebe und bringt Anbindungen an Handwerkersoftware wie TAIFUN oder HERO mit. Heyloha bedient zusätzlich Instagram und LinkedIn.
3. Branchen-Sekretariat. Spezialisierte Anbieter kennen die Abläufe einer Branche. LexDial fragt je Fallart nach und verschlüsselt Gesprächsdaten laut Anbieter mit einem eigenen Schlüssel je Kanzlei. Für Arztpraxen gibt es PraxisConcierge mit über 50 Anbindungen an Praxisverwaltungssysteme und VITAS mit Hosting ausschließlich in Deutschland.
Daneben gibt es den menschlichen Telefonservice. ebuero lässt Anrufe von Menschen annehmen und nutzt KI laut Datenschutzerklärung nur für Transkription und Zusammenfassung. Laut Anbieterseiten gibt es dort keinen KI-Telefonbot. Wann welche Lösung besser passt, zeigt unser Vergleich KI oder Telefonservice.
Anbieter im Vergleich
Die Auswahl umfasst je einen typischen Vertreter der drei Arten. Bewertet ist nach unserer Methodik, Provisionen fließen nicht in die Note ein.
| Anbieter | Wertung | Preis ab | Testphase | Hosting | AVV | Terminbuchung | Ausgehende Anrufe | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| fonio | 4,4/ 5 | ab 99 € netto/Monat (jährlich), 119 € monatlich | kostenlos testen (Demo-Assistent aus der eigenen Website), 30 Tage Geld-zurück-Garantie | EU (DE/FI/FR) | ✓ Ja | ✓ Ja | ✓ Ja | Zum Anbieter →Anzeige |
| sipgate sona | 4,3/ 5 | Free 0 €, bezahlt ab 69,95 € netto/Monat | Free-Tarif dauerhaft kostenlos (500 Min.), ohne Kreditkarte | EU (Deutschland) | ✓ Ja | ✓ Ja | ✓ Ja | Zum Anbieter → |
| meiti.ai | 3,8/ 5 | ab 99 € netto/Monat (jährlich), zzgl. 499 € Einrichtung | 14 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten | Deutschland/EU | ✓ Ja | ✓ Ja | ✗ Nein | Zum Anbieter → |
| HalloPetra | 4,1/ 5 | ab 149 € netto/Monat | 10 Testminuten ohne Bezahldaten | Deutschland (Frankfurt) | ✓ Ja | ✓ Ja | ✓ Ja | Zum Anbieter → |
| LexDial | 3,6/ 5 | ab 69 € netto/Monat | keine Testphase angegeben, kostenloser Demo-Call im Erstgespräch | Deutschland | ✓ Ja | ✗ Nein | unklar | Zum Anbieter → |
Unsere Rangliste über alle erfassten Anbieter:
fonio 4,4/ 5
- Öffentliche Preise mit 1.000 Inklusivminuten schon im Solo-Tarif
- Rund 30 verfügbare Integrationen, darunter Google Calendar, Calendly, eTermin, Pipedrive, onOffice, Make und n8n
- AVV mit vollständiger Subprozessorliste, Löschfristen und Verschwiegenheitserklärungen für Berufsgeheimnisträger
Famulor 4,3/ 5
- Prepaid ohne Grundgebühr und ohne Vertragsbindung, 0,15 € netto pro Minute, sekundengenaue Abrechnung
- Ein- und ausgehende Anrufe, Terminbuchung im Gespräch, warme Weiterleitung mit Briefing, dazu WhatsApp, SMS und E-Mail
- Sehr viele Anbindungen: Google Kalender, Outlook, HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zapier, REST-API, SDK und SIP-Trunks
sipgate sona 4,3/ 5
- Free-Tarif mit 500 Minuten dauerhaft kostenlos, ohne Kreditkarte
- Öffentliche Preise, Mehrminute 0,12 € netto
- Monatlich kündbar, Frist ein Werktag zum Monatsende
smao 4,3/ 5
- Öffentliche Preise mit Pay as you Go ohne Grundgebühr und 50 Freiminuten ohne Kreditkarte
- Hosting in Deutschland, selbst betriebene Sprachmodelle, laut Anbieter keine OpenAI- oder US-KI-Subprozessoren in der Gesprächsverarbeitung
- 74 Integrationen, darunter HubSpot, Salesforce, Jira Service Management, TANSS und HaloPSA, dazu REST-API und Webhooks
VITAS 4,3/ 5
- Hosting komplett in Deutschland (Open Telekom Cloud), öffentliche Subprozessorenliste im AVV ohne US-Dienstleister
- Prüfung nach BSI C5 Typ 1 und ISO 27001, AVV und TOMs öffentlich als PDF abrufbar
- Viele Anbindungen an Praxis- und Terminsoftware wie medatixx, samedi, tomedo, cituro oder dubidoc
Den kompletten Überblick mit Filtern finden Sie im Anbieter-Vergleich.
Was ein KI-Sekretariat kostet: Rechenbeispiel
Ein Beispiel mit 100 Anrufen im Monat, im Schnitt zwei Minuten lang, also 200 Gesprächsminuten. Die Preise stammen aus den Preisseiten der Anbieter (Stand Oktober 2026, netto).
| Lösung | Tarif | Monatlich netto |
|---|---|---|
| sipgate sona | Free, 500 Minuten inklusive | 0 € |
| LexDial | Starter, 100 Minuten inklusive, danach 0,80 €/Min. | 69 € + 80 € = 149 € |
| fonio | Solo, 1.000 Minuten inklusive | 99 € (jährlich) bzw. 119 € (monatlich) |
| meiti.ai | Einstiegstarif, Abrechnung nach Ergebnissen | ab 99 € (jährlich) zzgl. einmalig 499 € Einrichtung |
| HalloPetra | Einstiegstarif | ab 149 € |
| ebuero (Menschen) | Einsteiger: Grundgebühr plus je 1,39 € pro Anruf und angefangener Minute | 59,90 € + 139 € + 278 € = 476,90 € |
Die KI-Tarife enthalten unterschiedlich viele Minuten oder Ergebnisse, und nicht jeder Tarif schließt alle Funktionen ein. Prüfen Sie deshalb immer, ob Terminbuchung und Weiterleitung im gewählten Paket enthalten sind. Zwei Beispiele aus unseren Anbieterdaten: Bei fonio ist die Kalenderverbindung laut Vergleichstabelle des Anbieters erst ab dem Tarif Team inklusive, bei meiti.ai gibt es die Weiterleitung ans Team, Webhooks und API erst ab dem Team-Tarif für 299 € im Monat. Der günstigste Einstiegspreis sagt also wenig darüber, was Sie für Ihren Bedarf tatsächlich zahlen. Mit Ihren eigenen Zahlen rechnet der Kostenrechner.
Eine Teilzeitkraft im Sekretariat ersetzt keiner dieser Tarife vollständig, weil die Arbeit jenseits des Telefons bleibt. Der Vergleich lohnt sich trotzdem: Wenn Ihre Mitarbeiterin heute einen großen Teil des Tages am Telefon hängt, gewinnt sie diese Zeit für andere Aufgaben zurück.
- Öffentliche Preise mit 1.000 Inklusivminuten schon im Solo-Tarif
- Rund 30 verfügbare Integrationen, darunter Google Calendar, Calendly, eTermin, Pipedrive, onOffice, Make und n8n
- AVV mit vollständiger Subprozessorliste, Löschfristen und Verschwiegenheitserklärungen für Berufsgeheimnisträger
Recht und Datenschutz: drei Pflichten
Bevor das KI-Sekretariat live geht, sollten drei Punkte geklärt sein. Das ist keine Rechtsberatung. Bei Zweifeln fragen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten oder einen Anwalt.
KI-Hinweis am Telefon. Seit dem 2. August 2026 gilt Art. 50 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689. Anrufer müssen spätestens zu Beginn des Gesprächs erfahren, dass sie mit einer KI sprechen (Art. 50 Abs. 1 und 5). Die Pflicht richtet sich nach dem Wortlaut an den Anbieter des KI-Systems; einige Anbieter, etwa fonio und Placetel AI, legen die Einrichtung der Ansage aber laut AGB bzw. Leistungsbeschreibung in Ihre Verantwortung als Betreiber. sipgate sona und meiti.ai stellen sich laut eigenen Unterlagen standardmäßig als KI vor. Bei fonio müssen Sie die Hinweisfunktion laut AGB selbst aktivieren. Details und Mustertexte stehen in unserem Ratgeber zum AI Act bei Telefon-KI.
Auftragsverarbeitungsvertrag. Das KI-Sekretariat verarbeitet Namen, Telefonnummern und Anliegen Ihrer Kunden in Ihrem Auftrag. Dafür brauchen Sie einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Alle fünf Anbieter aus der Tabelle oben bieten laut eigenen Unterlagen einen an. Fragen Sie außerdem nach dem Hosting-Standort und der Liste der Unterauftragsverarbeiter. Mehr dazu im Ratgeber Datenschutz bei KI-Telefonie.
Aufzeichnung. Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen ohne Befugnis aufnimmt, macht sich nach § 201 StGB strafbar. Klären Sie, ob Ihr Anbieter Audio aufzeichnet oder nur transkribiert, und holen Sie bei Aufnahmen eine Einwilligung ein. Bei fonio ist die Audioaufzeichnung laut Anbieter zuschaltbar, sipgate sona erwähnt in der Leistungsbeschreibung nur Transkript und Zusammenfassung. LexDial erstellt Transkripte laut Anbieter nur mit Einwilligung des Anrufers.
So wählen Sie das passende KI-Sekretariat
- Anrufe zählen. Wie viele Anrufe kommen pro Monat, wie lang sind sie, wie viele gehen heute verloren? Davon hängt ab, ob ein Minuten-, Anruf- oder Ergebnistarif günstiger ist.
- Kanäle festlegen. Geht es nur ums Telefon, reicht ein KI-Telefonassistent. Kommen viele Anfragen per WhatsApp oder E-Mail, lohnt ein Blick auf meiti.ai, HalloPetra oder Heyloha.
- Software prüfen. Welchen Kalender, welches CRM oder welche Branchensoftware nutzen Sie? Ohne Anbindung kann die KI keine Termine verbindlich buchen.
- Weiterleitungsregeln definieren. Wer bekommt welche Anrufe durchgestellt, wann und unter welcher Nummer? Das ist die wichtigste Einstellung für zufriedene Kunden.
- Testen. fonio lässt sich laut Anbieter kostenlos mit einem Demo-Assistenten aus Ihrer Website testen, meiti.ai 14 Tage ohne Zahlungsdaten, sipgate sona dauerhaft im Free-Tarif.
- Rufumleitung einrichten. Starten Sie mit einer Umleitung außerhalb der Bürozeiten oder bei Nichterreichen. So sehen Sie die Qualität, ohne Ihr Tagesgeschäft zu riskieren. Wie das geht, erklärt der Ratgeber Rufumleitung einrichten.
Praxistipp
Schreiben Sie vor dem Test die zehn häufigsten Fragen Ihrer Anrufer auf und rufen Sie selbst mit genau diesen Fragen an. Achten Sie darauf, ob die KI bei Unklarem nachfragt oder weiterleitet, statt eine Antwort zu erfinden.Für wen sich ein KI-Sekretariat lohnt
Gut passt es für Betriebe, die tagsüber oft nicht ans Telefon gehen können: Handwerker auf der Baustelle, Kanzleien im Mandantentermin, Praxen mit voller Anmeldung, Geschäftsführer kleiner GmbHs ohne eigenes Sekretariat. Auch nach Feierabend lohnt es sich, wenn Anfragen sonst auf der Mailbox enden.
Weniger geeignet ist es, wenn Ihre Anrufe überwiegend beratungsintensiv sind, etwa bei individuellen Angeboten oder Beschwerden. Dann ist ein menschlicher Telefonservice oder eine Mischung sinnvoller: Die KI nimmt Routineanrufe an und stellt den Rest zu Ihrem Team durch.
sipgate sona im Free-Tarif starten →