KI-Telefonassistent für Microsoft Teams & Outlook: Optionen 2026

Für Teams gibt es zwei Wege: Microsofts eigenen Teams Telefon-Agent (seit 30.09.2026 allgemein verfügbar, braucht Teams Phone, Copilot-Guthaben und für Termine Microsoft Bookings) oder einen externen KI-Telefonassistenten, der Termine direkt in Outlook bucht und per Rufumleitung oder SIP an Ihre Telefonie angebunden wird.

Wer im Unternehmen mit Microsoft 365 arbeitet, will meist keinen weiteren Insel-Dienst: Termine sollen im Outlook-Kalender landen, Rückrufbitten im Team ankommen und die Telefonie im besten Fall über Teams laufen. Für einen KI-Telefonassistenten gibt es dafür seit Herbst 2026 zwei grundsätzlich verschiedene Wege. Dieser Ratgeber zeigt, was beide voraussetzen, was sie kosten können und für welchen Betrieb welcher Weg passt.

Die Angaben zu Microsoft stammen aus der Dokumentation auf Microsoft Learn (Stand 23.10.2026), die Anbieterangaben aus unseren Anbieterprofilen mit Stand 26.10.2026.

Weg 1: Microsofts Teams Telefon-Agent

Microsoft hat seine Sprachanwendungen um einen KI-Baustein erweitert. Laut der Planungsübersicht auf Microsoft Learn erweitern Teams Telefon-Agents „automatische Telefonzentralen um KI-gesteuerte, menschenähnliche Unterhaltungen, die Anrufe überprüfen, Fragen beantworten, Termine verwalten und Anrufer ohne feste Menüs weiterleiten“. Der Agent ist dort seit dem 30. September 2026 als allgemein verfügbar gelistet, nach einer öffentlichen Vorschau ab Juni 2026.

Was der Agent laut Doku kann:

• Fragen anhand hinterlegter Inhalte beantworten (Frage-und-Antwort-URLs werden täglich aktualisiert)
• Termine über Microsoft Bookings verwalten
• an Personen, Anrufwarteschleifen, Voicemail oder externe Nummern weiterleiten
• Deutsch (de-DE, de-AT, de-CH) als Sprache, dazu zwei für Deutsch optimierte Stimmen (Florian und Seraphina) aus insgesamt 42 Stimmen
• automatische Aufzeichnung, Spamerkennung und eine maximale Anruflänge
• eigene Abläufe über Copilot Studio oder Power Automate

Wichtig für Outlook-Nutzer: Die dokumentierte Terminintegration läuft über Microsoft Bookings, nicht direkt über den persönlichen Outlook-Kalender. Wer Bookings noch nicht nutzt, muss es zuerst einrichten.

Was Sie dafür brauchen

Die Lizenzübersicht von Microsoft nennt für den Teams Telefon-Agent:

1. mindestens eine Teams Phone-Lizenz im Mandanten,
2. eine kostenlose Teams Phone-Ressourcenkontolizenz für jedes Ressourcenkonto,
3. Copilot-Guthaben mit Ausgabenrichtlinie (für die Schätzung unterstützt Microsofts Copilot Credit Estimator laut Planungsübersicht seit 19.10.2026 auch den Teams Telefon-Agent),
4. für Termine Microsoft Bookings, für eigene Workflows Copilot Studio bzw. Power Automate.

Damit externe Anrufer den Agenten erreichen, braucht das Ressourcenkonto eine Telefonnummer. Microsoft nennt dafür vier Anbindungsmodelle: Microsoft-Anrufplan, Telefonieanbieter (Operator Connect), Teams Phone Mobile und Direct Routing. Teams Phone Mobile unterstützt laut Microsoft keine Nummern für Sprachanwendungen, scheidet hier also aus.

Ein Punkt, der in der Praxis oft übersehen wird: Seit dem 1. November 2025 brauchen Ressourcenkonten mit Microsoft-Nummern für Weiterleitungen an externe Nummern eine Pay-as-you-go-Lizenz oder Kommunikationsguthaben. Ohne sie schlagen solche Anrufe laut Microsoft fehl. Bei Nummern von Telefonieanbietern hängt es vom Anbieter ab.

Konkrete Preise für Copilot-Guthaben pro Gesprächsminute nennt die Lizenzseite nicht. Lassen Sie sich die Gesamtkosten aus Teams Phone, Nummer, Guthaben und Bookings vor dem Start von Ihrem Microsoft-Partner beziffern.

Für wen das passt

Der Teams Telefon-Agent ist naheliegend, wenn Ihre Telefonie bereits über Teams läuft, eine IT-Abteilung oder ein Dienstleister das Teams Admin Center betreut und Termine ohnehin über Bookings vergeben werden. Für einen Betrieb, der noch mit klassischer Telefonanlage oder FRITZ!Box arbeitet, ist der Umstieg auf Teams-Telefonie nur für den KI-Agenten ein großer Schritt.

Weg 2: Externer KI-Telefonassistent mit Outlook-Anbindung

Spezialisierte Anbieter laufen unabhängig von Teams. Sie bekommen eine eigene Rufnummer, Ihre Anrufe werden dorthin umgeleitet, und der Assistent bucht Termine direkt im Outlook- oder Microsoft-365-Kalender. Das funktioniert auch, wenn Sie Teams nur für Chat und Meetings verwenden.

So unterscheiden sich die Outlook-Anbindungen in unseren Daten:

• Zeeg bucht laut Anbieter im Gespräch direkt in Google, Outlook, Exchange oder iCloud, ohne separaten Buchungstarif. Microsoft Teams steht als Meeting-Integration in der Liste.
• fonio bindet Outlook über den Dienst Nylas an. Laut Vergleichstabelle des Anbieters ist die Kalenderverbindung erst ab dem Tarif Team inklusive.
• Telfo und novofon nennen Microsoft-365- bzw. Outlook-Kalender, novofon zusätzlich Apple und CalDAV.
• Heyloha bucht ausschließlich in Outlook bzw. Microsoft 365, ein Google-Kalender ist nicht gelistet. Für reine Microsoft-Betriebe ist das kein Nachteil.

Und die Teams-Seite?

Bei externen Anbietern bedeutet „Teams-Integration“ sehr Unterschiedliches. Lesen Sie genau nach, was gemeint ist:

• Verfügbarkeit prüfen: Voisento lässt das Telefon zuerst im Team klingeln und fragt den Microsoft-Teams-Status ab, bevor es weiterverbindet. Sonst geht eine Rückrufnotiz per E-Mail raus. Auch comdesk nennt „Teams Presence“ als Integration.
• Nachrichten ins Team: smao und telli führen Microsoft Teams in ihren Integrationslisten. Welche Funktion genau dahintersteht, geht aus unseren Daten nicht hervor. Fragen Sie im Demo-Termin nach.
• Meeting-Links: Bei Zeeg dient Teams als Videokonferenz-Option für gebuchte Termine.

Eine Telefonie direkt in Teams, bei der der externe Bot als Teilnehmer der Teams-Telefonanlage läuft, beschreibt keiner dieser Anbieter in unseren Daten ausdrücklich. Üblich ist die Rufumleitung oder ein SIP-Trunk zur bestehenden Telefonanlage.

Anbindung an die Teams-Telefonie in der Praxis

Läuft Ihre Telefonie schon über Teams und Sie wollen trotzdem einen externen Assistenten, gibt es zwei übliche Wege:

1. Weiterleitung an die Nummer des Assistenten. In der automatischen Telefonzentrale von Teams lassen sich Anrufe laut Microsoft an externe Telefonnummern weiterleiten, getrennt nach Geschäftszeiten, außerhalb der Geschäftszeiten und Feiertagen. So nimmt der KI-Assistent zum Beispiel nur nach Feierabend ab. Denken Sie an die oben genannte Pay-as-you-go-Lizenz oder das Kommunikationsguthaben für das Ressourcenkonto.
2. Ausnahmebehandlung in der Anrufwarteschleife. Ist niemand angemeldet, ist die Warteschleife voll oder dauert das Warten zu lange, kann die Warteschleife umleiten, auch an externe Nummern.

Ohne Teams-Telefonie ist es einfacher: Sie richten die Umleitung an Ihrer Telefonanlage oder beim Netzbetreiber ein. Wie das etwa an einer FRITZ!Box geht, zeigt unser Ratgeber Rufumleitung einrichten.

Datenschutz und KI-Hinweis

Egal welchen Weg Sie wählen: Sie bleiben Verantwortlicher für die Gesprächsdaten. Prüfen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, die Liste der Subprozessoren und die Speicherfristen. Wo der Teams Telefon-Agent die Gesprächsdaten verarbeitet, geht aus den hier genannten Microsoft-Seiten nicht hervor. Das klären Sie über die Produktbedingungen bzw. Ihren Microsoft-Partner. Bei den externen Anbietern finden Sie Hosting, AVV und Aufzeichnung im jeweiligen Profil, Hintergründe im Ratgeber Datenschutz bei KI-Telefonie.

Zum KI-Hinweis: Nach Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung müssen Anrufer erfahren, dass sie mit einem KI-System sprechen, sofern das nicht offensichtlich ist. Microsoft liefert für den Teams Telefon-Agent einen Standardhinweis mit („I’m a virtual assistant. How can I help you today?“), den Sie anpassen oder abschalten können. Wer ihn abschaltet, muss laut Microsoft selbst rechtzeitig informieren. Formulieren Sie den Hinweis auf Deutsch. Bei externen Anbietern ist das unterschiedlich gelöst: Zeeg stellt den Assistenten laut eigener Angabe bei jedem Anruf als KI vor, bei fonio aktivieren Sie die Hinweisfunktion laut AGB selbst, bei Telfo nehmen Sie den Hinweis selbst in die Begrüßung auf. Mehr dazu im Ratgeber AI Act und KI-Telefonie. Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung.

Entscheidungshilfe

Für die Kostenseite hilft unser Kostenrechner: Tragen Sie Ihre monatlichen Gesprächsminuten ein und vergleichen Sie die Tarife mit dem, was Ihnen der Microsoft-Partner für Teams Phone, Nummer und Copilot-Guthaben nennt. Wenn Termine im Mittelpunkt stehen, lohnt der Blick in den Vergleich KI-Telefonassistent mit Terminbuchung.

Fonio ist nach unserer Methodik derzeit der bestbewertete Anbieter und bietet eine Outlook-Anbindung, allerdings erst ab dem Team-Tarif inklusive. Wer Outlook schon im kleinsten Paket braucht, schaut sich Zeeg genauer an.

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Weitere Anbieter mit Bewertung und Datenschutz-Check finden Sie in der Übersicht aller Vergleiche.

Häufige Fragen