Telefonnummer behalten beim Anbieterwechsel: Leitfaden für Firmen

Ihre Telefonnummer dürfen Sie beim Anbieterwechsel kostenlos mitnehmen, auch als GmbH. Den Auftrag stellen Sie beim neuen Anbieter, die Unterbrechung darf höchstens einen Arbeitstag dauern. Für einen KI-Telefonassistenten müssen Sie die Nummer meist gar nicht umziehen, eine Rufumleitung genügt.

Die Firmennummer steht auf Rechnungen, im Google-Unternehmensprofil, auf Fahrzeugen und in hunderten Kundenkontakten. Wer den Telefonanbieter wechselt, will sie behalten und am Umstellungstag nicht stundenlang ins Leere klingeln lassen. Das Gesetz steht dabei auf Ihrer Seite. Ob der Wechsel reibungslos läuft, entscheidet sich trotzdem an Details: Firmierung, Rufnummernblock, Telefonanlage und Timing.

Die meisten Ratgeber zum Thema drehen sich um die private Handynummer. Dieser Leitfaden behandelt den Wechsel aus Sicht einer GmbH oder eines kleinen Betriebs, mit Festnetz, Durchwahlen und gegebenenfalls einem KI-Telefonassistenten.

Ihre Rechte beim Anbieterwechsel auf einen Blick

Rechtsgrundlage ist § 59 TKG. Das Gesetz spricht von „Endnutzern“ und unterscheidet bei den Grundrechten nicht zwischen Verbrauchern und Unternehmen. Die Bundesnetzagentur stellt ausdrücklich klar, dass die kostenlose Mitnahme auch für Geschäftskunden gilt.

Eine Einschränkung betrifft gerade größere Firmenkunden: Nach § 59 Abs. 8 TKG kann die Bundesnetzagentur für Nicht-Verbraucher mit individuell ausgehandelten Verträgen Abweichungen von den Regeln zu Ablauf und Unterbrechung zulassen. Haben Sie einen Rahmenvertrag mit Sonderkonditionen, lesen Sie die Wechselklauseln darin genau.

Hintergrund zu Begriffen, Fristen und Ablehnungsgründen finden Sie im Glossar Rufnummernportierung.

In 7 Schritten zum Wechsel ohne Ausfall

1. Vertragsdaten sammeln. Kundennummer, Vertragsende, Kündigungsfrist und die exakte Firmierung finden Sie auf der letzten Rechnung oder im Kundenportal. Nach Ablauf der Mindestlaufzeit können Sie laut Bundesnetzagentur mit einer Frist von einem Monat kündigen.
2. Alle Nummern auflisten. Hauptnummer, Faxnummer, Durchwahlen, Rufnummernblock, Mobilfunknummern der Mitarbeiter. Was im Portierungsauftrag fehlt, bleibt beim alten Anbieter und verschwindet mit dem Vertrag.
3. Früh starten. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, etwa drei Monate vor Vertragsende zu beginnen. Prüfen Sie dabei, ob der neue Anbieter an Ihrer Geschäftsadresse liefern kann.
4. Beim neuen Anbieter beauftragen, nicht beim alten kündigen. Laut Bundesnetzagentur sollte der neue Anbieter den alten Vertrag kündigen, damit beide Umschaltung und Portierung abstimmen. Kündigen Sie selbst, geht die Abstimmung leichter schief.
5. Daten abgleichen. Name, Anschrift und Rufnummern im neuen Auftrag müssen mit den Daten beim alten Anbieter übereinstimmen. Bei Firmen sind typische Stolpersteine eine geänderte Rechtsform (etwa nach Umfirmierung von UG zu GmbH), eine alte Anschrift oder eine abweichende Schreibweise. Gleichen Sie vorher mit dem Handelsregisterauszug ab und lassen Sie Altdaten beim bisherigen Anbieter gegebenenfalls korrigieren.
6. Umschalttag klug wählen. Ein Arbeitstag Unterbrechung ist erlaubt. Legen Sie den Termin daher auf einen ruhigen Tag, nicht auf Monatsabschluss oder Saisonstart. Informieren Sie Ihr Team, wer an diesem Tag über eine Mobilnummer erreichbar ist.
7. Nach der Umschaltung testen. Rufen Sie jede portierte Nummer von außen an, auch Fax und Durchwahlen. Prüfen Sie, ob die Rufnummernanzeige bei ausgehenden Anrufen stimmt und ob Rufumleitungen neu eingerichtet werden müssen.

Besonderheiten für Unternehmen

Telefonanlage und Durchwahlen. Bei einem Anlagenanschluss hängen oft dutzende Durchwahlen an einer Stammnummer. Klären Sie mit dem neuen Anbieter vorab, wie der Rufnummernblock übernommen wird und wie Ihre Anlage angebunden wird, etwa per SIP-Trunk. Wechseln Sie gleichzeitig zu einer Cloud-Telefonanlage, planen Sie die Konfiguration der Durchwahlen vor dem Umschalttag.

Umzug in eine andere Stadt. Ortsnetznummern lassen sich nach § 59 Abs. 5 TKG nur am jeweiligen Standort portieren. Ziehen Sie mit dem Büro in ein anderes Vorwahlgebiet, bekommen Sie dort in der Regel neue Nummern. Nummern ohne geografischen Bezug, etwa Mobilfunknummern, sind an jedem Standort portierbar.

Festnetz und Mobilfunk bleiben getrennt. Die Mitnahme ist nur innerhalb des jeweiligen Nummernbereichs zulässig, und § 59 Abs. 5 TKG schließt bei Sprachdiensten die Portierung zwischen festen und nicht festen Standorten aus. Eine Festnetznummer können Sie also nicht auf ein Firmenhandy portieren. Erreichbarkeit auf dem Handy lösen Sie stattdessen mit einer Rufumleitung, wie in unserer Anleitung zur Rufumleitung beschrieben.

Firmenhandys. Mobilfunknummern können Sie laut § 59 Abs. 6 TKG jederzeit mitnehmen, auch aus einem laufenden Vertrag. Der alte Vertrag läuft dann bis zum Ende weiter und muss bezahlt werden. Auf Wunsch teilt der alte Anbieter dafür eine neue Nummer zu. Bei vielen Firmenverträgen lohnt es sich deshalb, den Wechsel auf das gemeinsame Vertragsende zu legen.

Wenn die Portierung hakt

Fällt die Leitung länger als einen Arbeitstag aus und haben Sie das nicht verursacht, steht Ihnen nach § 59 Abs. 4 TKG für jeden weiteren Arbeitstag eine Entschädigung zu: 10 Euro oder 20 Prozent des vereinbarten Monatsentgelts, je nachdem, was höher ist. Dasselbe gilt für versäumte Installations- oder Kundendiensttermine.

Die Bundesnetzagentur empfiehlt dieses Vorgehen:

• Den neuen Anbieter sofort und vollständig über den Ausfall informieren.
• Hilft das nicht, das Online-Kontaktformular der Bundesnetzagentur nutzen und Nachweise hochladen: Auftragsbestätigung mit Rufnummern, Kündigungsbestätigung mit Vertragsende, Beginn der Unterbrechung, Kundennummern und eine tagsüber erreichbare Rufnummer.
• Geldansprüche wie die Ausfallentschädigung setzt die Bundesnetzagentur grundsätzlich nicht durch, die machen Sie selbst beim Anbieter geltend. Findet sich keine Lösung, bleibt die Schlichtung als außergerichtlicher Weg. Die Schlichtungsstelle schlägt einen Kompromiss vor, kann Forderungen aber ebenfalls nicht durchsetzen. Ob Ihr Unternehmen dort antragsberechtigt ist, klären Sie vorab bei der Bundesnetzagentur, das haben wir nicht geprüft.

Für die Zeit des Ausfalls hilft eine vorbereitete Mobilnummer, die Sie auf der Website und im Google-Profil kurzfristig angeben.

KI-Telefonassistent: Nummer behalten ganz ohne Portierung

Viele Geschäftsführer stellen die Frage nach der Nummer, weil sie einen KI-Telefonassistenten einführen wollen. Hier ist die Antwort einfacher als beim Anbieterwechsel: Sie müssen die Nummer in der Regel nicht portieren. Üblich ist eine Rufumleitung von Ihrer bestehenden Nummer auf eine Zielnummer des KI-Anbieters, sofort, nach einigen Klingelzeichen, bei besetzt oder nur außerhalb der Geschäftszeiten. Ihre Nummer bleibt bei Ihrem Telefonanbieter, Ihr Vertrag bleibt unverändert, und Sie schalten den Assistenten mit einem Klick wieder ab.

Laut den Anbieterangaben in unseren Datenblättern bleibt die bisherige Nummer bei Anbindung per Rufumleitung zum Beispiel bei IONOS, STRATO und meiti.ai erhalten. Famulor und telli dokumentieren die Rufumleitung in ihrer Hilfe, Voisento bietet neben der Umleitung auch die Anbindung per SIP-Trunk. fonio schreibt auf seiner Startseite, die KI werde „mit einer fonio-Rufnummer oder deiner eigenen Telefonanlage verbunden“.

Ein Punkt wird oft übersehen: Nutzen Sie statt einer Umleitung eine Rufnummer, die der KI-Anbieter Ihnen stellt, gehört diese Nummer zum Vertrag mit diesem Anbieter. Bei webchatagent.com lassen sich gemietete Rufnummern laut Anbieter nicht zu einem anderen Anbieter portieren. Drucken Sie eine solche Nummer auf Visitenkarten, binden Sie sich faktisch an den Anbieter. Für die Außendarstellung ist es meist besser, die eigene Nummer zu behalten und nur umzuleiten.

Wer ohnehin den Telefonanbieter wechselt, kann beides verbinden. sipgate und Placetel sind selbst Telefonieanbieter und haben einen KI-Agenten im Programm. Ob und für welche Nummernarten ein Anbieter Portierungen annimmt, fragen Sie vor Vertragsschluss ab, das geht aus unseren Datenblättern nicht hervor.

Fonio ist nach unserer Methodik aktuell der bestbewertete Anbieter im Vergleich, mit öffentlichen Preisen ab 99 Euro netto im Monat bei Jahreszahlung. Wer erst ohne Kosten testen will: sipgate sona bietet einen dauerhaft kostenlosen Free-Tarif mit 500 Minuten und einer Nummer. Wie Sie Ihre bestehende Nummer anbinden, klären Sie bei jedem Anbieter vor dem Start.

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Vor dem Start sollten Sie zwei Dinge klären: Ihr Anschluss muss die umgeleiteten Gespräche parallel zu weiteren Anrufen tragen, und der Assistent muss sich gegenüber Anrufern als KI zu erkennen geben. Details dazu stehen im Ratgeber AI Act in der KI-Telefonie, die Schritte zur Einführung im Leitfaden KI-Telefonassistent einführen.

Checkliste vor dem Wechsel

• Vertragsende und Kündigungsfrist notiert
• Alle Rufnummern inklusive Fax, Durchwahlen und Mobilfunk aufgelistet
• Firmierung und Anschrift mit Handelsregister und Altvertrag abgeglichen
• Auftrag beim neuen Anbieter gestellt, Kündigung durch ihn
• Umschalttag auf einen ruhigen Arbeitstag gelegt, Ausweichnummer vorbereitet
• Rufumleitungen und Telefonanlage für die Zeit nach der Umschaltung geplant
• Nach der Umschaltung jede Nummer getestet

Was ein KI-Telefonassistent für Ihren Betrieb kosten würde, rechnen Sie mit dem Kostenrechner durch. Alle Anbieter mit Preisen, Hosting und Bewertung finden Sie im Vergleich.

Häufige Fragen