KI-Telefonassistent mit Terminbuchung: 12 Anbieter im Vergleich
Fast jeder KI-Telefonassistent wirbt mit Terminbuchung, aber nicht jeder bucht in Ihren Kalender, und oft erst ab dem zweiten Tarif. Entscheidend ist, ob Ihr Kalender oder Ihre Branchensoftware angebunden ist: Für Google und Outlook passen Zeeg, Placetel AI oder SpeakKI, für eTermin, Calendly und SimplyBook.me fonio, für Praxen VITAS oder Doctolib, fürs Handwerk HalloPetra.
Inhalt
Ein KI-Telefonassistent mit Terminbuchung nimmt den Anruf an, fragt nach dem Anliegen, prüft freie Zeiten in Ihrem Kalender und trägt den Termin ein. So weit das Versprechen auf fast jeder Anbieterseite. Die Unterschiede liegen in drei Fragen: Welcher Kalender wird angebunden, in welchem Tarif ist die Buchung enthalten, und was passiert nach dem Anruf? Wir haben die Angaben von zwölf Anbietern aus unserer Datenbank ausgewertet, Stand Oktober 2026. Eigene Tests behaupten wir nicht, alle Angaben stammen aus Preisseiten, Leistungsbeschreibungen und AGB der Anbieter.
Terminbuchung ist nicht gleich Terminbuchung
Viele Seiten zeigen einen Ablauf in vier Schritten und sagen nicht, welche Software dahinter angebunden ist. Für Ihre Entscheidung zählen drei Stufen:
- Terminwunsch notieren. Der Assistent schreibt Name, Telefonnummer und Wunschzeit auf und schickt Ihnen eine Zusammenfassung. Den Termin vergeben Sie selbst. Das kann jeder Telefonassistent, es ist aber keine Terminbuchung.
- Direkt im Kalender buchen. Der Assistent liest freie Zeiten aus Google Kalender, Outlook oder einem Buchungstool wie Cal.com und trägt den Termin ein. Das ist der Standard, den die meisten Anbieter meinen.
- In der Branchensoftware buchen. Der Termin landet im Praxisverwaltungssystem oder in der Handwerkersoftware, oft mit Abgleich bestehender Kunden oder Patienten.
Fragen Sie vor dem Vertrag, welche Stufe Sie in Ihrem Tarif bekommen. Ein Wunschzettel per E-Mail spart deutlich weniger Arbeit als ein fertiger Kalendereintrag.
Welcher Anbieter bucht in welchen Kalender
Die Tabelle zeigt, welche Kalender und Buchungssysteme die Anbieter nennen und ab welchem Tarif die Buchung enthalten ist. Alle Preise laut Anbieter, netto, sofern nicht anders angegeben.
| Anbieter | Angebundene Kalender und Buchungssysteme (Auswahl) | Terminbuchung ab |
|---|---|---|
| fonio | Google Calendar, Outlook (über Nylas), Calendly, Cal.com, eTermin, SimplyBook.me | Kalenderverbindung inklusive ab Team (299 € jährlich, 359 € monatlich) |
| Zeeg | Google Kalender, Outlook, Office 365, Exchange, iCloud | 49 € (jährlich), 59 € monatlich, kein separater Buchungstarif |
| Placetel AI | Google Kalender, Microsoft 365/Outlook, Calendly, Cal.com, meetergo | 69 € (24 Monate), 79 € monatlich |
| SpeakKI | Google Kalender, Outlook Kalender, weitere erst im Enterprise-Tarif | 39 € |
| Famulor | Google Kalender, Outlook, Cal.com, Calendly, eTermin, meetergo | Prepaid ohne Grundgebühr, 0,15 €/Min. |
| sipgate sona | Cal.com | Free-Tarif 0 € (nur Cal.com) |
| smao | Cal.com, meetergo | Pay as you Go ohne Grundgebühr, 0,35 €/Min. |
| Telfo | Google Kalender, Outlook/365 Kalender | Termin-Workflows ab Erweitert (159 € jährlich, 199 € monatlich) |
| IONOS | Google Kalender, Outlook, Cal.com, Calendly | Flex Pro, 69 € inkl. MwSt. |
| STRATO | Google Kalender, Calendly, Cal.com (Outlook und Apple nur darüber) | Pro, 65 € inkl. MwSt. |
| VITAS | medatixx, tomedo, samedi, cituro, dubidoc u. a. | Integrationen mit Pro-Paket (derzeit 99 € zusätzlich) |
| HalloPetra | TAIFUN, SYKASOFT, HERO, OneQrew, Google, Outlook | 149 € |
Zwei Fallen fallen beim Vergleich auf. Erstens der Einstiegspreis: Bei fonio, Telfo, IONOS und STRATO ist der günstigste Tarif ohne die Kalenderbuchung bzw. ohne Termin-Workflows beworben. Rechnen Sie also mit dem Tarif, in dem die Buchung tatsächlich enthalten ist. Zweitens der Umweg: Wer nur Cal.com oder meetergo anbindet, braucht dieses Buchungstool zusätzlich, wenn Ihre Termine heute in Outlook stehen.
Die stärksten Anbieter nach unserer Bewertung
Die Noten entstehen nach unserer Methodik aus Funktionen, Datenschutz, Preis, Einrichtung und Vertrag. Provisionen fließen nicht ein.
| Anbieter | Wertung | Preis ab | Testphase | Hosting | AVV | Terminbuchung | Ausgehende Anrufe | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| fonio | 4,4/ 5 | ab 99 € netto/Monat (jährlich), 119 € monatlich | kostenlos testen (Demo-Assistent aus der eigenen Website), 30 Tage Geld-zurück-Garantie | EU (DE/FI/FR) | ✓ Ja | ✓ Ja | ✓ Ja | Zum Anbieter →Anzeige |
| Zeeg | 4,3/ 5 | ab 49 € netto/Monat | 5 Freiminuten (3 Monate gültig), Terminbuchung 14 Tage kostenlos | EU (DE, NL) | ✓ Ja | ✓ Ja | ✓ Ja | Zum Anbieter → |
| Placetel AI | 4,2/ 5 | ab 69 € netto/Monat (24 Monate), monatlich kündbar 79 € | 10 Tage kostenlos inkl. 50 Gesprächsminuten | Deutschland (GCP) | ✓ Ja | ✓ Ja | ✓ Ja | Zum Anbieter → |
| SpeakKI | 4,2/ 5 | ab 39 € netto/Monat | 14 Tage kostenlos mit 50 Freiminuten, ohne Kreditkarte | Deutschland (Hetzner) | ✓ Ja | ✓ Ja | ✓ Ja | Zum Anbieter → |
| Famulor | 4,3/ 5 | ab 0 € Grundgebühr (Prepaid 0,15 €/Min. netto) | kostenlose Registrierung ohne Kreditkarte mit 800 Start-Credits (rechnerisch rund 26 Minuten bei 200 Credits je Euro und 0,15 €/Min.) | Frankfurt, KI-Region wählbar | ✓ Ja | ✓ Ja | ✓ Ja | Zum Anbieter → |
fonio hat mit 4,4 von 5 die höchste Gesamtnote in unserer Datenbank und deckt mit eTermin, Calendly und SimplyBook.me die meisten verbreiteten Buchungstools ab. Für Kalenderbuchung und ausgehende Anrufe sollten Sie aber gleich mit dem Team-Tarif rechnen.
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Zeeg ist von Haus aus eine Terminbuchungsplattform aus Berlin, an die der KI-Telefonassistent andockt. Die Buchung in Google Kalender, Outlook, Exchange oder iCloud braucht keinen eigenen Tarif. Dazu kommen ausgehende Kampagnen mit Mailbox-Erkennung und laut Anbieter SMS- und E-Mail-Follow-ups. Der Haken: Für die KI-Telefonie gibt es nur 5 Freiminuten zum Testen, das Jahresabo verlängert sich automatisch.
- Öffentliche Preise ab 49 € netto im Monat (Jahreszahlung) für 250 Inbound-Minuten, dazu Pay-as-you-go ab 10 €
- Terminbuchung im Gespräch direkt in Google Kalender, Outlook, Exchange oder iCloud, ohne separaten Buchungstarif
- Ein- und ausgehende Anrufe inklusive Kampagnen mit Mailbox-Erkennung und automatischer Wiederholung
Placetel AI passt, wenn Sie Calendly, Cal.com oder meetergo nutzen und viele parallele Anrufe haben: Laut Placetel sind unbegrenzt parallele Anrufe schon im Einstiegstarif enthalten. Nebenkosten wie 9 € je AI-Rufnummer und 0,15 € je SMS kommen hinzu.
SpeakKI ist der günstigste Einstieg mit Kalenderbuchung: 39 € netto im Monat mit 300 Minuten, monatlich kündbar, mit SMS-Terminbestätigung und Erinnerung. Angebunden sind allerdings nur Google und Outlook.
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Famulor eignet sich für Betriebe mit schwankendem Anrufvolumen, weil ohne Grundgebühr nur die Minuten bezahlt werden. Die Plattform ist eher ein Baukasten und verlangt laut unserer Auswertung mehr Einarbeitung.
Branchenlösungen: Praxis und Handwerk
In Arztpraxen reicht ein Google-Kalender selten. Der Termin muss im Praxisverwaltungssystem landen. VITAS bindet unter anderem medatixx, tomedo, samedi und cituro an und hostet ausschließlich in Deutschland, die Integrationen kosten aber das Pro-Paket extra. Doctolib bucht direkt im Doctolib-Kalender, ist aber nur als Teil der Doctolib-Praxissoftware erhältlich. PraxisConcierge nennt über 50 PVS-Anbindungen, berechnet die Terminvergabe als Add-on (39 € pro Praxis) und bindet für 12 Monate. Mehr dazu auf der Seite KI-Telefonassistent für Arztpraxen.
Im Handwerk zählt die Anbindung an die Betriebssoftware. HalloPetra nennt Schnittstellen zu TAIFUN, SYKASOFT, HERO Software und OneQrew und kann laut Anbieter ausgehende Kampagnen für Wartungstermine fahren. Weitere Anbieter fürs Handwerk stehen unter KI-Telefonassistent im Handwerk.
Wer eher eine Buchungssoftware mit KI-Zusatz sucht, sieht sich Voxiplan an: Zwei-Wege-Kalendersync, Erinnerungen per E-Mail, SMS und Anruf. Die KI-Telefonie läuft dort aber über die Schwestermarke VoxiPlus, und pro gebuchtem Termin fallen zusätzlich 0,49 € an.
Was nach dem Anruf passiert: Bestätigung und Erinnerung
Ein gebuchter Termin ist erst halb gewonnen, wenn der Kunde ihn vergisst. Prüfen Sie deshalb, ob der Anbieter eine Bestätigung verschickt und ob er erinnern kann. Laut Anbieterangaben verschickt SpeakKI eine SMS-Bestätigung mit Erinnerung, Zeeg nennt SMS- und E-Mail-Follow-ups, PraxisConcierge erinnert per Anruf, SMS oder E-Mail.
Erinnerungsanrufe brauchen ausgehende Telefonie. Die ist bei fonio erst ab Team, bei Placetel AI ab Professional und bei SpeakKI ab Professional (89 €) enthalten. VITAS und Doctolib bieten laut unseren Daten keine ausgehenden Anrufe. Einen eigenen Vergleich dazu finden Sie unter KI-Telefonassistent mit ausgehenden Anrufen, die Grundlagen im Ratgeber KI-Outbound-Anrufe.
Fünf Testfragen vor dem Vertrag
Die meisten Anbieterseiten verschweigen, wie der Assistent mit schwierigen Fällen umgeht. Rufen Sie in der Testphase selbst an und prüfen Sie:
- Sperrzeiten: „Ich brauche einen Termin morgen um 7 Uhr.“ Bucht der Assistent außerhalb Ihrer Zeiten, stimmt die Konfiguration nicht.
- Terminarten und Dauer: Unterscheidet er eine Erstberatung von 60 Minuten von einem Kurztermin von 15 Minuten, inklusive Puffer?
- Doppelbuchung: Tragen Sie während des Testanrufs selbst einen Termin in den gewünschten Slot ein. Erkennt der Assistent, dass er weg ist?
- Verschieben und Absagen: Kann ein Anrufer einen bestehenden Termin ändern, und woran erkennt der Assistent ihn?
- Ausfall: Was passiert, wenn der Kalender nicht erreichbar ist? Gut ist eine Rückrufnotiz an Ihr Team statt einer falschen Zusage.
Ein Testanruf kostet Sie zehn Minuten. Ein falsch gebuchter Termin kostet einen Kunden. Weitere Prüfpunkte enthält unsere Checkliste zur Anbieterauswahl.
Datenschutz und KI-Hinweis
Bei jeder Buchung verarbeitet der Assistent personenbezogene Daten wie Name, Telefonnummer und Anliegen. Dafür brauchen Sie mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. In Praxen kommen Gesundheitsdaten hinzu, für die Art. 9 DSGVO besondere Anforderungen stellt. Hosting und Subprozessoren unterscheiden sich stark: VITAS kommt laut AVV ohne US-Dienstleister aus, bei fonio, Zeeg, sipgate sona, SpeakKI, Placetel AI und Famulor sind US-Dienstleister eingebunden, teils mit Verarbeitung in der EU. Details stehen im Ratgeber Datenschutz bei KI-Telefonie.
Seit dem 2. August 2026 gilt außerdem Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689: Anrufer müssen erfahren, dass sie mit einer KI sprechen, sofern das nicht offensichtlich ist. Zeeg und sipgate sona stellen den Assistenten laut Anbieter automatisch als KI vor. Bei fonio, Placetel AI und Famulor müssen Sie die Ansage selbst in die Begrüßung schreiben. Mehr dazu im Ratgeber AI Act in der KI-Telefonie.
Keine Rechtsberatung
Die Angaben zu DSGVO und KI-Verordnung geben den Gesetzestext und die Unterlagen der Anbieter wieder. Für Ihren konkreten Einsatz fragen Sie bitte eine Anwältin oder einen Anwalt oder Ihre Datenschutzbeauftragte.So kommen Sie zum passenden Anbieter
- Schreiben Sie auf, wo Ihre Termine heute stehen: Google, Outlook, Buchungstool oder Branchensoftware. Das grenzt die Auswahl sofort auf wenige Anbieter ein.
- Zählen Sie zwei Wochen lang die Terminanrufe und ihre Dauer. Mit dem Kostenrechner sehen Sie, welcher Tarif passt, alle Preismodelle stehen unter Kosten.
- Testen Sie zwei Anbieter mit den fünf Fragen oben. Laut Anbietern testen Sie SpeakKI 14 Tage mit 50 Freiminuten ohne Kreditkarte, Placetel AI 10 Tage mit 50 Gesprächsminuten und sipgate sona im dauerhaft kostenlosen Free-Tarif.
- Leiten Sie Ihre bestehende Nummer per Rufumleitung auf den Assistenten, zuerst nur außerhalb der Öffnungszeiten.
Wie Sie das Gespräch selbst aufbauen, auch ohne KI, beschreibt der Ratgeber telefonische Terminvereinbarung. Alle weiteren Anbieter finden Sie im Anbieterverzeichnis und im Gesamtvergleich.