Vapi vs Retell AI: Preise, Datenschutz und Einsatz in Deutschland

Retell AI ist nach unserer Methodik mit 3,5 von 5 Punkten knapp vor Vapi (3,3): einfacher einzurichten, mehr Startguthaben, Speicherfristen je Agent. Vapi gibt Entwicklern mehr Freiheit. Beide verarbeiten Daten standardmäßig in den USA und liefern keine deutschen Rufnummern mit.

Wer einen KI-Sprachagenten selbst bauen will, landet bei der Recherche schnell bei zwei Namen: Vapi und Retell AI. Beide kommen aus den USA, beide rechnen pro Minute ab, beide lassen Sie KI-Modelle von OpenAI oder Anthropic einsetzen. Die meisten Vergleiche in den Suchergebnissen stammen allerdings von Retell selbst oder von direkten Wettbewerbern und drehen sich um Latenz, Bedienung und US-Compliance. Wo die Daten verarbeitet werden, wie Sie an eine deutsche Rufnummer kommen und welches Recht im Vertrag gilt, steht dort kaum.

Um diese Punkte geht es hier. Alle Angaben stammen aus Preisseiten, Nutzungsbedingungen, Datenschutzerklärungen und Dokumentationen der beiden Anbieter (Stand Oktober 2026), die Noten aus unserer Methodik. Eigene Tests der Plattformen behaupten wir nicht.

Vapi und Retell AI im Überblick

Famulor steht als deutscher Vergleichsmaßstab mit in der Tabelle, dazu mehr weiter unten. Die Werte kommen direkt aus unseren Anbieterdaten, die ausführlichen Testberichte mit allen Quellen finden Sie unter Retell AI und Vapi.

Kurz gesagt: Bei den Funktionen liegen beide mit je 4,6 von 5 Punkten gleichauf. Den Unterschied in der Gesamtnote machen Preis-Transparenz und Einrichtung aus, beim Datenschutz schneiden beide schwach ab.

Funktionen: fast deckungsgleich

Beide Plattformen nehmen Anrufe an, rufen selbst aus, leiten an Mitarbeiter weiter und buchen Termine. Die Unterschiede liegen im Detail.

Vapi bietet ein- und ausgehende Anrufe, Kampagnen, Warm- und Blind-Transfer, Mailbox-Erkennung und sogenannte Squads, also mehrere Agenten, die sich ein Gespräch übergeben. KI-Modell, Spracherkennung und Stimme wählen Sie frei, unter anderem von OpenAI, Anthropic, Deepgram, ElevenLabs und Azure. Angebunden werden laut Anbieter unter anderem Google Calendar, Google Sheets, GoHighLevel, Slack, Salesforce, HubSpot, Make, n8n und Zapier.

Retell AI deckt dasselbe Grundgerüst ab und ergänzt Batch-Kampagnen, SMS, eine Wissensdatenbank und ein Website-Widget. Sprachmodelle von OpenAI, Anthropic und Google sind wählbar. Laut Dokumentation unterstützen alle gelisteten Sprach- und Stimmanbieter Deutsch. Bei den Integrationen nennt Retell Cal.com, Calendly, HubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, Zoho CRM und Zendesk sowie Contact-Center-Systeme wie Genesys, Five9 und Amazon Connect.

Für ein typisches Szenario aus dem Mittelstand, also Anrufe annehmen, Anliegen erfassen, Termin eintragen und bei Bedarf an einen Menschen weiterleiten, reichen beide. Wer tief in die Architektur eingreifen will, hat bei Vapi mehr Stellschrauben. Wer schneller zu einem lauffähigen Agenten kommen will, ist bei Retell besser aufgehoben. Beide Oberflächen, Dokumentationen und Verträge sind englisch.

Preise: gleiche Plattformgebühr, andere Darstellung

Hier verwirren viele Vergleiche, weil Äpfel mit Birnen verglichen werden.

• Vapi berechnet 0,05 USD pro Minute für das Hosting. Spracherkennung, KI-Modell, Stimme und Telefonie kommen laut Preisseite ohne Aufschlag hinzu. Eine Gesamtspanne pro Minute nennt Vapi nicht, die Preisseite enthält aber einen Kostenrechner. Optional gibt es Success Packages: Core für 29 USD im Monat, Pro mit 10 % der Hosting-Gebühr und mindestens 999 USD im Monat, Premier individuell.
• Retell AI setzt den Minutenpreis aus Plattform (0,055 USD), Sprachmodell, Stimme und Telefonie zusammen und nennt laut Preisseite insgesamt 0,07 bis 0,31 USD pro Minute. Laut Preisseite wird sekundengenau erfasst und am Ende des Abrechnungszeitraums nach Gesamtminuten abgerechnet, ohne Aufrunden je Anruf und ohne Grundgebühr. Eine Retell-Rufnummer kostet 2 USD im Monat, mehr als 20 gleichzeitige Anrufe 8 USD je zusätzlichem Kanal im Monat.

Die Plattformgebühren unterscheiden sich also um einen halben US-Cent. Was eine Minute am Ende kostet, entscheiden bei beiden das gewählte Modell und die Stimme. Zum Einordnen: Bei 500 Gesprächsminuten im Monat ergibt Retells Spanne rechnerisch 35 bis 155 USD. Bei Vapi sind 25 USD allein die Plattformgebühr, der Rest hängt von Ihren Bausteinen ab. Beide geben nicht an, ob die Preise netto oder brutto gelten.

Zum Testen gibt Retell 10 USD Startguthaben, Vapi 5 USD und eine kostenlose US-Nummer. Eine befristete Testphase hat keiner der beiden. Was ein KI-Telefonassistent in Euro kostet, rechnen Sie mit unserem Kostenrechner nach, eine Übersicht der Preismodelle steht unter Kosten.

Datenschutz: der eigentliche Knackpunkt

Für Unternehmen in Deutschland entscheidet sich die Frage selten an den Funktionen, sondern beim Datenschutzbeauftragten.

Verarbeitungsort. Retell schreibt in der eigenen Dokumentation, derzeit keine Dienste in der EU zu betreiben, und stützt sich für die DSGVO auf AWS und Standardvertragsklauseln. Vapi verarbeitet laut Datenschutzerklärung in den USA. Eine EU-Region mit eigenem Dashboard, API und SIP-Endpunkt gibt es laut Dokumentation nur im Premier Success Package, dessen Preis individuell verhandelt wird.

Auftragsverarbeitung. Beide bieten einen AVV mit Standardvertragsklauseln. Bei Retell schließen Sie ihn laut Anbieter kostenlos online selbst ab. Vapi verweist zusätzlich auf einen SOC-2-Type-II-Bericht.

Aufzeichnung und Speicherung. Bei Vapi sind Aufzeichnung und Logs laut Doku standardmäßig an, lassen sich aber je Assistent oder Anruf abschalten; Zero Data Retention gibt es ab dem Core-Paket. Wichtiger Punkt: Laut Datenschutzerklärung können Aufnahmen und Transkripte zum Training der KI-Modelle genutzt werden. Retell lässt je Agent wählen, ob alles, alles ohne personenbezogene Daten oder nur Basisdaten gespeichert wird, und löscht auf Wunsch automatisch nach 1 Tag bis 2 Jahren. Ab Werk ist die Speicherung unbegrenzt, das sollten Sie beim Einrichten ändern.

KI-Hinweis. Keine der beiden Plattformen setzt einen festen Hinweis, dass der Anrufer mit einer KI spricht. Nach Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 müssen Personen grundsätzlich darüber informiert werden; die Pflicht gilt seit 2. August 2026. Den Satz formulieren Sie in der Begrüßung selbst. Mehr dazu im Ratgeber AI Act und KI-Telefonie.

Ob die Übermittlung in die USA für Ihren Einsatz zulässig ist, richtet sich nach Art. 44 ff. DSGVO und Ihrer eigenen Risikobewertung. Dies ist keine Rechtsberatung. Eine Checkliste für das Gespräch mit dem Datenschutzbeauftragten finden Sie unter Datenschutz bei KI-Telefonie.

Rufnummern und Telefonie

Eine deutsche Rufnummer liefert keiner der beiden mit. Vapi stellt eine kostenlose US-Nummer bereit, nur eingehend. Retell verkauft eigene Nummern laut Dokumentation nur für die USA und Kanada. In beiden Fällen bringen Sie einen Telefonieanbieter mit: Twilio, Telnyx, Vonage oder einen eigenen SIP-Trunk. Ihre bestehende Firmennummer leiten Sie dann per Rufumleitung auf diese Nummer. Das ist machbar, bedeutet aber einen weiteren Vertrag, eine weitere Rechnung und einen weiteren Dienstleister im AVV.

Vertrag und Support

Beide kommen ohne Mindestlaufzeit aus. Bei Vapi kündigen Sie laut AGB jederzeit per Mitteilung, bereits angefallene Verbrauchsgebühren werden nicht erstattet. Es gilt kalifornisches Recht, Streitigkeiten gehen in ein Schiedsverfahren in San Francisco. Ohne Success Package läuft der Support über Discord und E-Mail ohne Reaktionszusage. Bei Retell wird monatlich abgerechnet, gekündigt wird durch Löschen des Workspace vor Ende der Abrechnungsperiode. Es gilt US-Recht mit Gerichtsstand Delaware.

Empfehlung je Einsatzfall

Zwischen den beiden US-Plattformen liegt Retell AI nach unserer Methodik knapp vorn, vor allem wegen der transparenteren Gesamtpreise, des höheren Startguthabens und der Speicherfristen je Agent. Vapi ist die richtige Wahl, wenn Ihr Team bewusst jeden Baustein selbst wählen will.

Zu Retell AI →

Zu Vapi →

Die deutsche Alternative zu beiden

Wer an Vapi und Retell vor allem den Baukasten mag, aber nicht die US-Verarbeitung und die fehlende deutsche Nummer, sollte sich Famulor aus Kempten ansehen. Prepaid kostet 0,15 € netto pro Minute ohne Grundgebühr, Monatspläne beginnen bei 35 € im Monat mit 100 Minuten, bei Jahreszahlung bei 27 € im Monat. Datenbank, Dateien und Anwendung liegen laut Trust Center in Frankfurt, die KI-Region wählen Sie je Workspace. Einschränkung: Auch Famulor setzt US-Subprozessoren ein. Nach unserer Methodik erreicht Famulor 4,3 von 5 Punkten.

Brauchen Sie gar keinen Baukasten, sondern einen Assistenten, der Anrufe annimmt und Termine bucht, ist fonio mit 4,4 Punkten unser Testsieger nach Methodik. Weitere Optionen finden Sie unter Vapi-Alternativen, Retell-AI-Alternativen und in der Übersicht aller Anbieter.

Häufige Fragen

Passend zum Thema