Vitas vs Aaron.ai (Doctolib): KI-Telefonassistent für Praxen

Aaron.ai gibt es als eigenständiges Produkt nicht mehr: Doctolib hat den Anbieter 2024 übernommen, der Telefonassistent ist heute Teil der Doctolib-Praxissoftware. Arbeitet Ihre Praxis mit Doctolib, ist er die naheliegende Wahl. Für alle anderen Praxen ist VITAS nach unserer Methodik mit 4,3 zu 3,4 Punkten die flexiblere und datenschutzstärkere Lösung.

Wer „Vitas vs Aaron.ai“ sucht, vergleicht zwei Telefonassistenten, die beide für Arztpraxen gebaut wurden. Nur hat sich einer davon verändert: Doctolib hat den Berliner Anbieter Aaron.ai im Mai 2024 übernommen (Deutsches Ärzteblatt, 22.05.2024). Die Domain aaron.ai leitet heute auf eine Doctolib-Seite weiter. Der Assistent heißt jetzt Doctolib KI-Telefonassistent und ist kein eigenständiges Produkt mehr, sondern Teil der Doctolib-Praxissoftware.

Damit verschiebt sich die Frage. Es geht weniger um zwei gleichartige Produkte als um eine Grundsatzentscheidung: Telefonassistent als Baustein Ihrer Praxissoftware oder als eigenständiges Werkzeug, das an Ihr bestehendes System andockt.

Die Angaben stammen aus Preisseiten, AGB, AVV und Datenschutzunterlagen der Anbieter (Stand Oktober 2026). Beide Produkte haben wir nicht selbst im Praxisbetrieb getestet. Die Punktwerte folgen unserer Methodik, Provisionen fließen nicht ein.

Die beiden Anbieter in einem Satz

VITAS (VITAS GmbH, Nürnberg) ist ein eigenständiger KI-Telefonassistent mit Schwerpunkt Arztpraxen, MVZ und Kliniken. Er wird per Rufweiterleitung angebunden, abgerechnet wird pro Konversation.

Doctolib KI-Telefonassistent (Doctolib GmbH, Berlin, Marke der französischen Doctolib SAS) nimmt Anrufe an, erkennt Patient:innen über den Abgleich mit der Patientenakte und bucht direkt im Doctolib-Kalender. Er ist nur im Paket Patientenmanagement erhältlich und wird pro Ärzt:in abgerechnet.

Der Vergleich in Zahlen

Preise: netto gegen brutto, Konversation gegen Ärzt:in

Die Preismodelle lassen sich nicht direkt nebeneinanderlegen. VITAS nennt Nettopreise und rechnet pro Konversation ab, als Konversation zählen eingehende Anrufe und Chats sowie über die Plattform versendete SMS und automatische Rückrufe. Doctolib nennt Bruttopreise pro Ärzt:in und gibt weder Inklusivminuten noch Minutenpreise an.

VITAS-Pakete laut Preisseite (netto pro Monat):

Wichtig: Durchstellen an das Praxisteam, Integrationen, Webhooks und SIP-Trunk gehören zum Pro-Paket. Das kostet derzeit 99 € netto im Monat, regulär nennt VITAS 129 €. Für eine Praxis, die Termine direkt in die Praxissoftware buchen und Notfälle durchstellen will, ist Pro faktisch Pflicht. BASIC mit Pro kostet bei Jahreszahlung 197 € netto im Monat.

Doctolib: Das Paket Patientenmanagement kostet mit KI-Telefonassistent 229 € inkl. MwSt. pro Monat und Ärzt:in im Jahresabo, ohne Telefonassistent 139 €. Der Aufpreis für den Assistenten liegt also bei 90 € brutto je Ärzt:in.

Ein Punkt, der in vielen Rechnungen fehlt: Heilbehandlungen von Ärzt:innen sind nach § 4 Nr. 14 UStG umsatzsteuerfrei, der Vorsteuerabzug ist dann nach § 15 Abs. 2 UStG ausgeschlossen. Für die meisten Praxen ist deshalb der Bruttopreis die echte Belastung. Klären Sie das für Ihre Praxis mit Ihrer Steuerberatung, dies ist keine Steuerberatung.

Rechenbeispiel

Annahme: Praxis mit zwei Ärzt:innen, rund 400 Anrufe im Monat, Jahreszahlung.

• VITAS BASIC mit Pro: 197 € netto, also 234,43 € brutto im Monat, unabhängig von der Zahl der Ärzt:innen. Mit regulärem Pro-Preis wären es 227 € netto bzw. 270,13 € brutto.
• Doctolib, Praxis nutzt Doctolib bereits: Aufpreis 2 × 90 € = 180 € brutto im Monat.
• Doctolib, Praxis nutzt Doctolib noch nicht: 2 × 229 € = 458 € brutto im Monat. Darin steckt allerdings die komplette Praxissoftware samt Online-Terminbuchung, nicht nur der Telefonassistent.

Die Rechnung kippt mit der Praxisgröße. Ab drei Ärzt:innen liegt der Doctolib-Aufpreis mit 270 € brutto über VITAS BASIC mit dem aktuellen Pro-Preis (234,43 €) und gleichauf mit dem regulären Pro-Preis (270,13 €). Bei VITAS steigt der Preis dagegen mit der Zahl der Gespräche. Ihre eigenen Zahlen spielen Sie im Kostenrechner durch, Hintergründe zu Preismodellen stehen unter Kosten.

Funktionen: wo die Grenzen liegen

Doctolib spielt seine Stärke dort aus, wo Kalender und Patientenakte ohnehin in Doctolib liegen. Der Assistent erkennt Anrufende, bucht ohne separate Schnittstelle und lässt bei unklaren Namen buchstabieren. Anliegen, die er nicht abschließt, landen als Patientennachricht mit KI-Zusammenfassung und Transkript beim Team. Die Grenzen nennt Doctolib selbst in der Webinar-FAQ (Stand Februar 2026): ein Termin pro Anruf, Absagen und Verschiebungen sind erst in Planung. Eine API, ausgehende Anrufe oder Anbindungen an andere Kalender sind nicht dokumentiert.

VITAS erfasst Anliegen wie Rezeptbestellungen, Überweisungen und Krankmeldungen und bucht Termine, sobald ein Kalender angebunden ist. Die Integrationsliste ist für eine Praxislösung breit: medatixx, tomedo, samedi, principa, cituro, docmedico, dubidoc, 321 MED und joviva, dazu Telefonanlagen wie AGFEO. Doctolib steht nicht auf der Liste. Ausgehende Anrufkampagnen und eine öffentliche REST-API bietet VITAS nicht, nur Webhooks im Pro-Paket.

Für die Einrichtung braucht VITAS laut Hilfeseite nur eine Rufweiterleitung auf die im Dashboard angezeigte Nummer und einen aktuellen Browser. Wie das an Ihrer Anlage geht, zeigt unsere Anleitung Rufumleitung einrichten. Bei Doctolib übernimmt der Anbieter Einrichtung und Schulung.

Datenschutz: zwei solide Profile, ein Unterschied

Beide Anbieter arbeiten als Auftragsverarbeiter und bieten einen AVV an. Der Unterschied liegt bei der Infrastruktur.

VITAS legt AVV und TOMs öffentlich als PDF ab. Laut AVV (Version 1.4, Juli 2025) laufen Server und Datenbank in der Open Telekom Cloud mit Standorten in Magdeburg und Biere, Telefonie über die Open Numbers GmbH, US-Dienstleister nennt die Subprozessorenliste nicht. Jeder Anruf wird als Sprachaufzeichnung verarbeitet. Eine Abschaltung oder konkrete Löschfristen beschreibt VITAS öffentlich nicht.

Doctolib speichert laut eigener Angabe in Deutschland und Frankreich und nennt AWS als Hosting-Dienstleister, ein Unternehmen mit US-Mutterkonzern. Die Zertifizierungsliste ist länger, eine Subprozessorenliste für den Telefonassistenten fanden wir nicht. Ob Audio gespeichert wird und wie lange Transkripte aufbewahrt werden, nennt Doctolib nicht.

Für Praxen kommt die Schweigepflicht hinzu: Wer Patientengespräche durch einen Dienstleister verarbeiten lässt, muss § 203 StGB beachten. Mehr dazu in Datenschutz bei KI-Telefonie. Zur Kennzeichnung als KI siehe AI Act und KI-Telefonie. Das ist keine Rechtsberatung.

Vertrag und Support

VITAS-Verträge laufen unbefristet. Monatsverträge sind laut AGB § 13 mit vier Wochen Frist zum Monatsende kündbar, Jahresverträge zum Laufzeitende. Nach Vertragsende werden die Daten nach 30 Tagen gelöscht. Doctolib nennt Listenpreise für das Jahresabo, Monatsabos gibt es laut Preisseite auf Anfrage. Support bietet Doctolib Montag bis Freitag von 8 bis 18 Uhr per Telefon und schriftlich.

Unsere Empfehlung je Einsatzfall

Doctolib KI-Telefonassistent, wenn: Ihre Praxis Termine bereits in Doctolib verwaltet und Sie keinen zweiten Anbieter wollen. Bei ein bis zwei Ärzt:innen ist der Aufpreis überschaubar, und die direkte Buchung ohne Schnittstelle ist ein echter Vorteil.

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VITAS, wenn: Sie mit medatixx, tomedo, samedi oder einer anderen angebundenen Software arbeiten, Ihre Praxis mehrere Ärzt:innen hat oder Ihnen Hosting komplett in Deutschland ohne US-Dienstleister wichtig ist. Rechnen Sie das Pro-Paket gleich mit ein.

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Passt keiner der beiden, lohnt ein Blick auf PraxisConcierge mit über 50 PVS-Anbindungen und Pauschalpreis je Behandler. Weitere Lösungen für Praxen finden Sie auf der Seite KI-Telefonassistent für Arztpraxen und in der folgenden Rangliste:

Alle Gegenüberstellungen finden Sie im Vergleichsbereich, alle Anbieter in der Anbieterübersicht.

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